أشكال اللجان في المؤتمر الصحفي:
لجنة المؤتمرات:
لا بُدَّ من التركيز على أنَّ لجنة المؤتمرات يتم التنظيم لها بشكل كبير، حيث تسعى إلى استقطاب القوة البشرية المتخصصة والتي تساهم في قيادة المؤتمر الصحفي بشكل جيد، مع أهمية التأكيد على أنَّ كافة أشكال اللجان المستخدمة في المؤتمر الصحفي تعمل بشكل تعاوني؛ وذلك من أجل الوصول إلى مستويات الاقتناع بإنجاح المؤتمر الصحفي.
وعليه لا بُدَّ من التركيز على أنَّ المؤتمرات الصحفية تساهم في الاختيار المنطق لأعضاء اللجان بشكل دقيق؛ بحيث يتم توكيل كل لجنة مجموعة من الواجبات على أن تكون على استعداد من أجل تلبية كافة متطلبات المؤتمر الصحفي، بحيث يجب أيضاً أن تتسم العلاقة التي تربط ما بين أشكال اللجان في التنظيم والتعاون؛ بحيث يتم من خلال هذه العلاقة التعاونية الوصول إلى كافة العمليات المرتبطة في تبادل المعلومات الإعلامية في المؤتمر الصحفي.
وعليه فإنه من الضروري الوصول إلى مفهوم واضح ومحددة للواجبات التي يتم توكيلها للجان الإعلامية؛ بحيث يتم تغطية كافة النشاطات والأعمال الصحفية والمرتبطة بالنواحي المالية، بالإضافة إلى الأنشطة الإعلامية والعلاقات العامة، كما تسعى أيضاً إلى تغطية الأنشطة الاجتماعية والخدمات الإدارية المتنوعة.
بحيث تؤكد بعض نظريات الإعلام على أنَّه لا يوجد قاعدة ثابتة يتم من خلالها التعرف على كيفية تشكيل اللجان في المؤتمر الصحفي، بل يتم التركيز على الاعتبارات والأسس التي يتم من خلال ها تشكيل اللجنة الصحفية، بحيث ترتكز على حجم المؤتمر الصحفي وأنواعه بالإضافة إلى نوعية المشاركين فيه، ومن أهم مراحل لجنة المؤتمرات:
مرحلة قبل إعداد أو إجراء المؤتمر الصحفي:
تسعى لجنة المؤتمرات الصحفية إلى تحديد كافة رؤساء اللجان وأسمائهم، بالإضافة إلى تحديد اللجان العاملة في المؤتمر ومهامها، كما تسعى أيضاً إلى تحديد موعد لعقد الاجتماع التنسيقي ما بينهم، مع أهمية تحديد مواعيد هذه الاجتماعات بشكل دوري ومتابعتها.
بالإضافة إلى ذلك يجب التأكيد على أنها أيضا تسعى إلى تحديد كافة البدايات الفعلية للعمل في اللجان الصحفية، بالإضافة إلى إعداد الخطط المرتبطة بالطوارئ والأحداث المفاجئة على أن تكون هذه الخطط بديلة، كما تساهم في تحديد المواعيد التي يتم من خلالها متابعة ومراقبة أعمال اللجان أثناء إجراء المؤتمر الصحفي.
مرحلة أثناء المؤتمر:
فإنَّ لجنة المؤتمرات تسعى إلى تحديد الاجتماعات الدورية الصحفية؛ وذلك من أجل متابعة الموضوعات الإخبارية التي سيتم طرحها بالتعاون مع رؤساء اللجان، أما فيما يخص المهام التي تقوم بها لجنة المؤتمرات بعد عقد المؤتمر، هو الاجتماع في رؤساء اللجان بالإضافة إلى تحديد الميزانيات التي تم صرفها أثناء عقد المؤتمر الصحفي واعتماد الميزانية بشكل نهائي، مع أهمية التأكيد على ضرورة تكريم العاملين وإعداد تقارير صحفية نهائية مرتبطة المؤتمر الصحفي، بغض النظر عن نوعه أو شكله.
اللجنة الإعلامية:
حيث يقصد بها اللجنة التي تسعى إلى التعاون مع العلاقات الإعلامية العامة؛ بحيث يتم من خلالها المرور بثلاثة مراحل في المؤتمر الصحفي، حيث يتم في كل مرحلة تحديد مجموعة من المهام والواجبات التي يجب اتباعها من قبل اللجنة الإعلامية ومنها:
مرحلة ما قبل المؤتمر الصحفي:
- يتم تسمية كافة أعضاء اللجان المشاركين بالمؤتمر الصحفي.
- يتم تحديد المواعيد واللقاءات الصحفية التي تخضع لها اللجنة.
- تسعى اللجنة الإعلامية إلى تصميم الشعار، بالإضافة إلى إعداد الموازنة الصحفية اللازمة للمؤتمر.
- تسعى اللجنة الإعلامية إلى إعداد مركز إعلامي متخصص بحيث يتم تجهيزه من كافة النواحي المتعلقة بالأدوات والمعدات اللازمة من أجل تغطية المؤتمر الصحفي بشكل كامل من مثل: الهاتف، أجهزة التصوير، الكمبيوتر، الإنترنت والفاكس.
- يتم إعداد مجموعة من البطاقات والمطبوعات التي يتم من خلالها دعوة المشاركين واللجنة للتفاعل في المؤتمر الصحفي والمشاركة فيه.
- يتم التعاون ما بين اللجنة الإعلامية وما بين اللجان الأخرى، وذلك فيما يخص طباعة المرفقات والكتيبات بالإضافة إلى بطاقات التعريف والتسجيل الإعلامية.
مرحلة أثناء المؤتمر الصحفي:
- تسعى اللجنة الإعلامية أثناء المؤتمر القيام بكافة الأدوار التي يتم من خلالها الاستعلام عن موقع المؤتمر الصحفي.
- تسعى إلى تنظيم المؤتمرات الصحفية بشكل شامل، بالإضافة إلى توزيع المطبوعات والكتيبات التي تم اعدادها قبل عقد المؤتمر الصحفي، مع أهمية قدرتها على تقديم كافة المعلومات الإعلامية التي يتم من خلالها الإجابة على كافة الاستفسارات والتساؤلات التي تم طرحها في المؤتمر الصحفي.
- العمل على تنظيم البرامج الاجتماعية والمادية والحفلات، البرامج التنظيمية والجولات، بالإضافة إلى ترتيب إجراءات السفر للمشاركين في اللجنة الصحفية.
- تسعى اللجنة الإعلامية إلى التوثيق والتصوير والتسجيل لكافة ما يتم طرحه في المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى قدرتها على مراقبة ومتابعة كل ما ينشر في وسائل الإعلام بكافة أشكالها.
- تسعى اللجنة الإعلامية أثناء عقد المؤتمر الصحفي إلى إعداد التقارير الإعلامية اليومية فيما يخص الموضوعات التي تم طرحها ونشرها داخل المؤتمر الصحفي.
مرحلة بعد المؤتمر:
- تسعى اللجنة الإعلامية إلى تقديم الإعلاميين المشاركين في المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى إعداد ميزانية شاملة وافية فيما يخص اللجان التي شاركت في المؤتمر.
- تسعى إلى تزويد الإدارات العليا بكافة الأحداث الصحفية والعمل على نشرها من خلال استخدام الوسائل العلمية والصحف المتنوعة.
- تسعى اللجنة الإعلامية بعد المؤتمر إلى تحليل المضمون الذي تم طرحه في المؤتمر الصحفي.
- العمل على تقييم ودراسة كافة الأحداث الإعلامية والوصول إلى نتائج سلمية وحلول فعاله.
- تسعى إلى إنشاء وإعداد نشرات تفصيلية تساهم في إيجاد حلول للخطابات ومن ثمَّ العمل على توزيعها على العاملين.
- عقد الاجتماعات العلمية، بالإضافة إلى إعداد الخطابات التقديرية للمشاركين في المؤتمر الصحفي، كما تسعى إلى إعداد قائمة كبيرة تضم كافة أسماء الإعلاميين الذين حضروا المؤتمر الصحفي وشاركوا فيه.
اللجنة العلمية:
حيث يقصد بها اللجنة التي تسعى إلى إعداد كافة الأعمال المرتبطة بلجنة البرامج، حيث تمر بمجموعة من المراحل على أن يكون لكل مرحلة مجموعة من المهام والواجبات الواجب القيام بها في المؤتمر الصحفي، ومنها:
مرحلة ما قبل المؤتمر الصحفي:
- تسعى اللجنة العلمية إلى تحديد كافة أعضاء المؤتمر وتسميتها، بالإضافة إلى تحديد المسؤوليات والواجبات التي يجب القيام بها.
- تسعى إلى تحديد أسماء الشخصيات الرئيسية والمهمة في المؤتمر الصحفي.
- العمل على إعداد وإنشاء مجموعة من النماذج المرتبطة في الخطابات الصحفية المختلفة منها: خطابات تسعى إلى مخاطبة المرشحين، خطابات تسعى إلى التأكيد على الشخصيات التي تم اختيارها، خطابات تسعى إلى متابعة الردود بالإضافة إلى إعداد خطابات دقيقة مرتبطة في الصحافة الاستقصائية.
- العمل على تحديد المطبوعات الضرورية والمطلوبة من اللجنة المختصة؛ بحيث ويتم ذلك بعد عملية التعريف باللجنة المختصة ومواصفاتها وقدراتها الإعدادية.
- تسعى إلى فرز البحوث العلمية ومن ثمَّ العمل على تصنيفها بحيث يكون ذلك وفقا للمعايير الصحفية الموضوعة.
مرحلة أثناء المؤتمر:
تسعى اللجنة العلمية إلى تحديد أخطار لجنة المطبوعات وعلاقتها في البرامج النهائي للمؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى قدرتها على متابعة وتنفيذ كافة الوقائع والأحداث التي تم طرحها في المؤتمر الصحفي؛ بحيث يكون ذلك وفقاً للخطة الإعلامية التي تم وضعها قبل إعداد وإجراء المؤتمر الصحفي.
مرحلة بعد المؤتمر:
- تسعى اللجنة العلمية إلى كتابة العديد من الخطابات التقديرية بالإضافة إلى خطابات الشكر.
- تسعى إلى تسوية كافة الحسابات المالية، حيث يكون ذلك بالتعاون مع اللجنة المالية المعنية في المؤتمر الصحفي.
- العمل على كتابة التقرير النهائي المرتبط في المؤتمر الصحفي.
لجنة الترويج:
حيث يقصد بها اللجنة التي تسعى إلى القيام بمجموعة من الأعمال والمهمات؛ بحيث يتم ذلك وفقاً لمجموعة من المراحل منها:
مرحلة ما قبل المؤتمر:
- تسعى لجنة الترويج إلى تحديد مسؤوليات اللجان الترويجية، بالإضافة إلى تحديد المواعيد واللقاءات الصحفية وأماكن عقدها.
- تسعى إلى تحديد الأساليب والطرق التي يتم التعامل من خلالها مع الجهات المعنية بالمؤتمر الصحفي.
- تسعى إلى تحديد كافة الوسائل الإعلامية الأكثر تناسق مع جهات الإرسال الصحفي.
- تساهم لجنة الترويج إلى تحديد أشكال وأنواع الرسائل الترويجية الأكثر تناسق مع الجهات الإعلانية والإعلامية.
- تسعى إلى تحديد أماكن عرض المؤتمر الصحفي بالإضافة إلى تحديد مواصفاتها وسمعتها، كما وتسعى إلى إعداد وإنشاء حملات إعلانية وإعلامية مهمتها تنفيذ الحملات الترويجية للمؤتمر الصحفي ومن ثم العمل على متابعتها.
- تسعى إلى تحديد الطرق والوسائل التي يتم التعامل فيها مع اللجان المشاركة في المؤتمر.
- تسعى لجنة الترويج إلى استعراض وتقديم كافة الأهداف الأساسية بشكل مفصل؛ وذلك من أجل الترويج لأهداف المؤتمر الصحفي العامة.
- تسعى لجنة الترويج إلى تحديد الشركات والمؤسسات التي ساهمت بالتكفل في الإنفاق على المؤتمر الصحفي وأنشطتها.
مرحلة أثناء المؤتمر:
- تساهم لجنة الترويج بتنفيذ المعارض الإعلانية ومتابعتها بحيث يكون ذلك وفقاً لما تم الاتفاق عليه قبل عقد المؤتمر الصحفي.
- تسعى إلى إنشاء تعاون مع لجنة الإعداد وخاصة فيما يتعلق بتصوير المعرض وتوثيقه من خلال استخدام أنواع التصوير المختلفة.
مرحلة بعد المؤتمر:
- تسعى لجنة الترويج إلى إنشاء وإعداد أرشيف للصور التي تم أخذها في المؤتمر الصحفي أثناء عقده، بالإضافة إلى إعداد تقرير نهائي مناسب.
- تسعى لجنة الترويج إلى إنشاء وإعداد ميزانية كاملة وذلك فيما يخص الأنشطة والأشكال التعاونية في اللجنة الإعلامية.
- العمل على تحديد التاريخ المناسب لكافة الشخصيات التي ساهمت في ترويج أعمال وأنشطة المؤتمر الصحفي.
