مفهوم التَّبادُل:
هو عبارة عن اتّفاق أو تعاقُد بين مكتبتين أو أكثر، ليتمَّ من خلالهِ تقايُض أوتبادُل الموادّ المكتبية فيما بينها، حيث تُقدِّم كلٌّ منها للأُخرى مواد مكتبية هي في غنًى عنها، والأُخرى بحاجة إليها، وذلك بدون تعامل ماليٍّ فيها بينها، وبذلك تستطيع كُلٌّ منها الحُصول على كُتب، ومواد مكتبية لا تستطيع الحُصول عليها بغير هذه الطُّرق.
ويمكن أن يتمَّ التبادُل بين مكتبات من نفس النوع وذلك لتشابُه أهدافُها، ومجموعاتها، وخدماتها، وطبيعة روّادها، والتَّبادل يمكن أن يتمَّ على المستوى المحلّي وكذلك على المستوى الدولي.
أهميّة التَّبادُل:
هناك مجموعة من الأسباب التي تدعو المكتبات الدخول في اتِّفاقات التَّبادُل وهي:
1- أحيانًا يتوافر لدى المكتبات مطبوعات، هي في غنًى عنها وتحتاجها مكتبات أُخرى، لهذا تلجأ المكتبات إلى التبادل من قبيل روح التعامُل.
2- تُعاني بعض المكتبات من فُقر ميزانيتها، الأمر الذي يفرض عليها إقامة اتّفاق تبادُلي.
3- هناك مواد لا يُمكن شراؤها لعدم توفّرها للبيع، أو لأنَّها نافدة من السوق، وبالتالي لا يمكن الحصول عليها إلّا عن طريق الإهداء، أو التَّبادل.
4- تُعاني بعض المكتبات من نُدرة العُملات الأجنبية، ممَّا تضطر المكتبة إلى التبادل.
5- وجود قيود شديدة في إجراءات التحويل للأُمور المالية في بعض الدول، ولهذا تلجأ المكتبات إلى التَّبادُل تخلُّصًا من هذه القيود والعقبات.
مصادر التَّبادُل:
هناك مجموعة من المواد و المطبوعات التي يمكن للمكتبات أن تتبادل لها هي :
1- مطبوعات الأقسام الدراسيّة التابعة للجامعة.
2- مطبوعات المؤسَّسات العامة، والمُنظَّمات الدولية، والإقليمية.
3- النُسخُ المُكررة، والمطبوعات المُستغنى عنها من الكُتب، والدوريات.
4- مطبوعات الإيداع التي تتوافر في المكتبات الوطنيّة.
5- مطبوعات الجامعة، أو المؤسَّسة الأُم التي تتبعها المكتبة.
6- أي كُتب نادرة أو مخطوطات.
7- الرسائل الجامعيّة.
8- مطبوعات المكتبة نفسُها.
إجراءات التبادُل:
هناك عدّة إجراءات للتبادُل بين المكتبات:
1- تحديد المواد وإعداد قوائم التبادُل، وتوزيعها على المكتبات أو الجهات التي يُمكن للمكتبة أن تتبادل معها.
2- توفير وتهيئة المواد لأغراض التبادل، من خلال اختيارها وتنظيمها واستبعاد التالف منها.
3- استقبال طلبات التبادل من الجهات المُختلفة والرد عليها.
4- الإعلان عن الرغبة في التبادل، وهنا لا بدّ من تحديد المكتبات أو الجهات التي يمكن التبادل معها، ويجب أن تكون المكتبات من نفس النوع.
5- إعداد المواد التي تطلبها المكتبات الأُخرى، وتجهيزها للشحن بعد أن يتمّ تسجيلها في سجّلات خاصة.
6- تحديد أُسس التبادُل والتي منها:
أ- الأساس الأول: هو كلُّ الإنتاج مقابل الإنتاج، وهذا يعني أنَّ المكتبة ستُقدِّم للمكتبة الأُخرى، كلّ ما يصدر عنها من مطبوعات أخرى مقابل كلَّ ما تُصدره الأُخرى من مطبوعات، بغض النظر عن كمية المطبوعات الصادرة عن كُل منها.
ب- الأساس الثاني: هو قطعة مُقابل قطعة، وهذا يعني أنَّ المكتبة ستُقدّم للمكتبة الأُخرى كتابًا واحد مُقابل كتاب واحد أو دوريّة واحدة مقابل دوريّة واحدة، بغض النظر عن عدد الصفحات أو المادة العلميّة بالمطبوع.
ج- الأساس الثالث: القيمة المالية للمطبوع وهذا الأساس يعني أن تُقدِّم المكتبة للمكتبة الأُخرى، مطبوعات تُساوي قيمتها المالية للمطبوعات التي تأخذها هذه الأخيرة بغض النظر عن عددها أو قيمتها العلميّة، فقد تُقدِّم إحداهما للأُخرى كتابًا واحدًا مقابل كتابين أو ثلاثة كُتب؛ لأنَّ الأول ثمنه يعادل ثمن الاثنين أو الثلاثة الأخيرة.
7- حفظ المُراسلات وإعداد سجلَّات إحصائية للتبادل فمن السجلات التي تُحفظ في قسم التبادُل:
أ-سجل بطاقي: بأسماء وعناوين المكتبات التي تتبادل معها، وهذا السجل قد يرتّب هجائيًا بأسماء المكتبات أو جغرافيًّا بالقارَّات ثم بالدول ثم هجائيًا بأسماء المكتبات.
ب- سجل دفتري: على شكل (دفتر الأُستاذ) صفحة إليه وصفحة منه، كل صفحتين متقابلتين تُخصَّصان لمكتبة ما قدمناهُ إليها، وفي الصفحة الثانية ما أرسلتهُ إلينا.
ج- سجل خاص للمطبوعات الدوريّة: بالنسبة للمطبوعات الدوريّة التي تتبادل بها المكتبة، لا بدَّ أن يكون لها سجل خاص بها، حتى يمكن متابعة إعداد هذه الدوريات أولًا بأولٍ.
أمَّا عن الإحصائيات فلا بد من تقويم في نهاية كلِّ عام، ولكي يتم هذا التقويم لا بد من إحصائيات دقيقة ومُفصّلة، عن التبادُل فهذه الإحصائيات تكون على شكل هذه المواد، كُتب، ودوريّات، وسائل علميّة، أو عن موضوعات هذه المواد، أو عن المكتبات التي وصلت منها المطبوعات المُتبادلة.
وعلى هذه الأُسّس يمكن للمكتبات على اختلاف أنواعها أن تُقيّم برنامجًا لتبادُل المطبوعات.
مبادئ التبادُل:
هناك مبادئ عامة في مجال التبادُل يجب على المكتبات عدم إغفالها وهي:
1- أن يكون التبادُل مُتوازنًا، ومُتكافئًا، ومُرضيًا، للطرفين لكي تكون الفائدة مُشتركة.
2- ألَّا يكون التبادُل في أي حال من الأحوال، فرصة للتَّخلُّص من المواد التي لا تحتاجها المكتبة.
3- يُفترض أن تكون المجموعات المُعدَّة للإهداء والتبادل في حالة ماديّة، وجيدة، وسليمة، ومُرضية.
