التزويد في المكتبات

مفهوم التزويد:

التّزويدلغةً: مُشتقة من الفعل الثلاثي زَوَدَ فقد ورد في لسان العرب لإبن منظور تحت باب الدّال فصل الزاء تحت مادة زود والزود تأمين الزاد، وهو طعام السفر والحضر جميعًا، والجمع إزواد فالزيادة نُمو.

التّزويد اصطلاحًا: يُعرف بأنه العملية التي تقوم بها المكتبة لتوفير المواد المطلوبة التي اعتمدتها سياسة الإختيار لأضافاتها لمجموعات المكتبة، ويُعرف أيضًا بأنه العملية التي تهتم بتوفير مواد الكتب وغيرها من المواد المكتبية للمكتبة أو لمجموعة المكتبات.

أهميّة قسم التَّزويد في المكتبات:

يُعد قسم التّزويد من أهم أقسام المكتبات الكبيرة، وخاصةً المكتبات الجامعية والعامة منها، وهذا القسم مسؤول عن تطوير وبِناء المجموعات المكتبية بكافة أشكالها ويقوم القسم بعمليتين هامتين هما اختيار المجموعات المكتبيّة وطلبها من مصادرها المختلفة.

تنظيم قسم التَّزويد في المكتبات:

يختلف تنظيم قسم التّزويد من مكتبة لأخرى ويعود ذلك الإختلاف إلى:

1- نوع المكتبة.

2- حجم المكتبة ومجموعاتها.

3- حجم مجتمع المستفيدين.

4-عدد العاملين(الموظفين).

5- الإمكانات الماديّة.

تنظيم قسم التَّزويد في المكتبات حسب أحجامها:

• المكتبات المُتناهية الصُغر: وهي المكتبات التي يكون فيه شخص واحد، يقوم بكافة الأعمال من تّزويد، وفهرسة، وخدمة، ولايوجد فيه أقسام وبذلك تكون عملية التّزويد، مُبسطة وسهلة.
• المكتباتالصغيرة: وهي المكتبات التي يكون فيها أكثر من مُوظف، وبنفس الوقت لا يكون فيها أقسام إدارية، ولكن كل موظف مُختص بوظيفة مُعيّنة، فهناك مُوظف للتّزويد، وموظف للفهرسة، وموظف مُختص بتسجيل المواد المكتبية، وآخر للشراء والتبادل….وهكذا.
• المكتبات المُتوسطة الحجم: وهذا النوع من المكتبات فيه أقسام واضحة ومُستقلة عن بعضها بالأعمال والموظفين، فمثلًا في قسم التّزويد يوجد عدة موظفين، أحدهما يختص بالشراء، وثانٍ يختص بالتبادل والهدايا، وثالث لتسجيل المواد المكتبيّة.
• المكتبات الكبيرة: مثل المكتبات الجامعيّة، أو العامة، فالأقسام في هذه المكتبات تُقسّم إلى عدد من الشُعب والفروع وقد قسّم العالم (موريس تاوبر) قسم التّزويد إلى طريقتين، سنتحدث عنهما لاحقًا.
• المكتبات العربيّة: وفي هذه المكتبات تم تقسيم قسم التّزويد إلى ثلاثة شُعب، شُعبة خاصة بالمواد العربية، وشُعبة بالمواد الأجنبية، وشُعبة بالتسجيل.
• المكتبات الضخمة: في هذه المكتبات نجد أنّ قسم التّزويد يضُم الشعب التالية: شُعبة الاختيار، شُعبة التدقيق، شُعبة الطلبات العربيّة، شُعبة الطلبات الأجنبية، شُعبة الاشتراك بالدوريّات، شُعبة الإهداء والتبادل، وشُعبة التجليد والصّيانة.

ما هما الطريقتان اللتّان فرّع بهما العالم (موريس تاوبر) قسم التَّزويد:

1- تنظيم قسم التّزويد تبعًا لعمليات التّزويد فهناك شعبة للشراء تُناط بها كل المواد المكتبية التي تأتي عن طريق الشراء وشُعبة للإيداع تُناط بها كل المواد المكتبية التي تأتي عن طريق الإيداع وشُعبة للتبادل وشُعبه للهدايا ولكل شُعبة موظفيها وسجلاتها الخاصة بها.

2- تنظيم قسم التّزويد تبعًا لشكل المواد المكتبية: فهناك شُعبة للكتب والمخطوطات سواء وردت عن طريق الشراء أو التبادل أو الإهداء أو الإيداع وشُعبة للدوريات سواء عن طريق الشراء، أو التبادل، أو الإهداء، أو الإيداع وشُعبة المواد السمعية والبصرية ولكل شُعبة سجلاتها الخاصة وموظفيها الخاصين بها.

ما هي اختصاصات رئيس قسم التَّزويد:

1- وضع نظم سير الإجراءات في قسمه ورسم السياسة العامة في القسم.

2- توزيع الإختصاصات وكتابة التقارير، عن سير العمل في قسمه ورفعها إلى مدير المكتبة.

3- تخطيط وتنفيذ الدورات التدريبية اللازمة، لموظفي قسمة سواء كان ذلك التدريب أثناء الخدمة للموظفين القدماء أو تدريبًا للمُوظفين الجدد.

4- أن يختبر بنفسه كتالوجات ومزادات الكُتب وقوائم الكُتب النادرة.

5- مُقابلة وكلاء أو مندوبيّ الناشرين.

6- الإشراف على تلقي الهدايا ومطبوعات التبادل.

7- أن يقوم بعقد اجتماعات دوريّة لموظفي القسم.

الصِفات والمُؤهلات الضروريّة لإِدارة قسم التَّزويد:

• شهادة في علم المكتبات والمعلومات.
• تدريب وخبرة في مجال التّزويد وعملياته.
• معرفة جيدة بتجارة النشر المحلية، والعربيّة، والعالميّة.
• إجادة تامة للغة الأجنبية على الأقل.
• القدرة على الاتصال والتعامل مع الأطراف المُختلفة في المكتبة، ومع القراء.

وظائف قسم التّزويد:

• المُساعدة في اختيار الكتب والمصادر المكتبيّة المُختلفة.
• تنظيم عملية مُقترحات القُرّاء.
• مُراجعة التوصيات على الفهارس المكتبيّة.
• إرسال التوصيات إلى مصادرها المختلفة ومُتابعتها.
• تلقي المواد المكتبية وتسجيل كل مايرد إلى المكتبة من كُتب ومطبوعات، وإتخاذ الأجراءات اللازمة لها.
• تقديم المعلومات اللازمة والمُتعلقة بكتالوجات الناشرين، وتُجار الكُتب، والأسعار.
• تصدير المواد المكتبيّة.
• التنسيق بين مصادر التزويد والإقتناء في قسم الشراء، والتبادل، والإهداء، والإيداع تحاشيًا للتكرار، وضياع الوقت والجُهد.
• وضع سياسة خاصة للشراء.
• إصدار نشرة شهرية، أو فصليّة إعلامية، بالكتب التي وصلت حديثًا إلى المكتبة.

المبادئ العامة للتَّزويد:

• طلب المواد المكتبيّة بالسرعة المُمكنة، إما عن طريق الاتصال المُباشر مع الناشرين، أو عن طريق وكيل.
• الدقة في جميع مراحل التّزويد من حيث استلام طلبات الكُتب من المستفيدين، وتدقيقها على موجودات المكتبة والكُتب المُستلمة.
• البساطة في الأجراءات سواء في الطلب أو التسجيل.
• تطوير علاقات عمل طيبة بين كافة العاملين في المكتبة من أجل توفير الوقت والجهد.

إجراءات طلب المواد المكتبيّة:

• وضع مُقترحات طلبية الكُتب وذلك بتقديم طلب خاص من الجهات التي يحق لها ذلك، كالهيئة التدريسيّة في المكتبات الجامعيّة أو المدرسيّة إلى الشُعبة أو القسم المسؤول عن عملية الاختيار، وهناك نموذج خاص لهذا الغرض:1- معلومات ببليوغرافيّة عن المادة المطلوبة، كالمؤلف والعنوان، والناشر، ومكان النشر، والتاريخ، والطبعة، ومصدر هذه المعلومات. 2- معلومات غير ببليوغرافيّة، عن المادة المطلوبة مثل أسم الطالب، وتوقيعه، وتاريخ الطلب.
• بعد ذلك يقوم العاملين في قسم التّزويد، من التأكيد من البيانات والمعلومات الببليوغرافيّة، وإكمال المعلومات الناقصة في قسيمة الطلب، وإذا لم توافق اللجنة في طلب المادة، يُعاد النموذج إلى الجهة التي طلبت المادة، مع إرفاق الأسباب المُقنعة.
• إذا وافقت المكتبة على طلب العنوان المُقترح، فأن العاملين في قسم التّزويد يقوموا بالتأكد من عدم وجود العنوان، وذلك بِمقارنته : 1- الفهارس العامة بالمكتبة. 2- سجل قسم التّزويد (فهرس المواد الواصلة). 3- فهرس المواد المطلوبة. 4- هل العنوان موجود على رفوف المكتبة، ولم تُحفظ بطاقته بعد في الفهرس العام. 5- في حالة عدم وجوده بالمكتبة، يُنظر في إمكانية الحصول عليه عن طريق شُعبة الأهداء، أو التبادل.
• إذا حدث وأن وُجد العنوان المطلوب، في الفهارس العامة في المكتبة، فإنه تُعاد قسيمة الأقتراح (قسيمة الطلب) أو إشعار إلى الشخص الذي طلب المادة، أو إخباره بأن العنوان موجود فعلًا في المكتبة، ويُكتب له رقم هذا العنوان.
• إذا حدث وأن العنوان المطلوب، قد وُجد في السجل المُوحّد في مجموعة العناوين، تحت الطلب ولم يصل إلى المكتبة بعد، فإنه يُكتب إلى الشخص الذي طلب العنوان، لإخباره بأن الكتاب قد طُلب فعلًا، ويُذكر لهُ تاريخ الطلب، وسيُّبلغ عن وصوله.
• إذا وُجد العنوان، أو الكتاب في السجل وهو تحت العمل، فإنه يُكتب إلى الشخص الذي طلبه،لإبلاغه بأن العنوان قد طُلب سابقًا وهو الآن في المكتبة تحت العمل، وسيكون جاهزًا.
• إذا تأكد المُوظف في قسم التّزويد من عدم وجود الكتاب، أو العنوان في الأماكن المذكورة في أعلاه، ولا يستطيع الحصول عليه، بواسطة الإهداء، أو التبادل، فإنه تنظيم قائمة طلب المادة، وتُرسل مع مجموعات من الطلبات الأُخرى، ويُرسل كتاب بذلك إلى الجهة التي طلبت شراء المادة، وعادةً تكون هناك نماذج كربونيّة مُوحدة ومطبوعة ذات خمسة ألوان مُختلفة وجاهزة للطلبات، حيثُ تُملئ المعلومات الببليوغرافيّة الكاملة.

أنواع الطلب في قسم التَّزويد:

• الطلب العادي.
• الطلب المُستعجل.
• الطلب المُستمر.
• الطلب بالتيلفون.
• الطلب بعد فحص الكتاب.
• الطلب بالتعامل.

كيف تُرسل طلبات التَّزويد:

• البريد العادي.
• البريد الجوي.
• التلكس.
• التلفون.
• الكمبيوتر.
• الفاكسيملي.
• البريد الألكتروني
• الأنترنت.

ما هي مصادر طلب أو شراء المواد المكتبيّة:

1- الناشرون على المستوى المحلي، أو العربي، أو العالمي.

2- مخازن الكُتب، والمحلات التجارية وباعة الكُتب.

3- معارض الكُتب.

4- المؤسسات، والهيئات، والمُنظمات والجمعيات.

5- الوكلاء أو الوسطاء.