التَّزويد المُحَوّسَب للمواد المكتبيّة

مفهوم التّزويد المُحوسب:

هي العملية التي تهتم بتوفير المواد المكتبية والكُتب المُختلفة للمكتبة، أو لمجموعة من المكتبات، أولمجتمع المُستفيدين، بإستخدام الحاسوب، من أجل بناء، وإثراء، وتطوير المجموعات المكتبية.

مُبررات حوسبة التّزويد:

لخص (ريتشارد بوس ) الدوافع المُحتملة لاستخدام الحاسب الإلكتروني في عمليات التّزويد على النحو الآتي:

1- تحقيق السُرعة في إجراءات التّزويد، ورفع معدلات إصدار أوامر التوريد.

2- خفض تكاليف التّزويد وتوفير الوقت والجهد الذي كان يُبذل في إنجاز الأعمال اليدويّة والروتينيّة المتكررة.

3- زيادة سُرعة إعداد أوامر التوريد وتلقي الأوعية المطلوبة.

4- الإرتقاء بمستوى إدارة الموارد المالية.

5- تطوير النظام الآلي الخاص بقطاع معيّن ليُصبح نظامًا مُتكاملًا.

6- الإرتقاء بمستوى المعلومات الإدارية.

7- تشجيع المكتبة على الإفادة من التكنولوجيا الحديثة والمُتطّورة.

وبالإضافة إلى المُبررات السابقة فإن التّزويد الآلي يوفر معلومات كثيرة، وهامة عن عمليات التّزويد والتي يُمكن الإستفادة منها في عمليات التخطيط، والرقابة، وتقييم مُعدلات الأداء.

الإجراءات التي يقوم بها قسم التّزويد المُحوّسب:

1- طلب المواد المكتبية ويتمثل هذا الطلب بتسلم إقتراحات المستفيدون لشراء المواد المكتبية، والتأكُد من عدم طلب هذه المواد سابقًا،وإعداد نماذج الطلبات تمهيدًا لإرسالها للناشرين.

2- مُتابعة المواد تحت الطلب، والتحقُق من وصول المواد المكتوبة إلى المكتبة، ومتابعة الناشرين للتحقُق من وضع المواد المُتأخرة أو التي لم تصل إلى المكتبة، وإِعداد المُطالبات التي ترسل إلى الناشرين وباعة الكتب، حول المواد غير المستعملة، وتسجيل المواد عند وصولها إلى المكتبة في السجلات الخاصة بها.

3- إجراءات المحاسبة: وتشتمل على الفواتير الخاصة بشراء المواد المكتبية وتسديدها، كذلك إعداد الميزانية الخاصة بالتّزويد وتوزيعها حسب أنواع المواد المكتبية والناشرين أوالدوائر والكليات.

ويمكن تحويل كافة الإجراءات اليدوية السابقة إلى إجراءات آلية باستخدام الحاسوب، ويتطلب ذلك إنشاء عدد من الملفات الفرعية التي تُشكل نظام التزويد الإلكتروني وهي:

1- ملف المواد المُحتمل الإستفادة منها في عملية الإختيار.

2- ملف المواد تحت الطلب: ويحتوي هذا الملف على البيانات الببليوغرافية عن المواد المكتبية التي تُجري عليها إجراءات التزويد بعد إختيارها ومن هذه البيانات: رقم الطلب، وإسم الموصي بالمادة المكتبية، وبيانات ببليوغرافية كاملة عن المادة (مؤلف، عنوان ، طبعة، مكان نشر، ناشر، تاريخ نشر..الخ) (وتاريخ إرسال الطلب، وتاريخ استلام المادة ورقم تسجيلها في سجلات المكتبة، والسعر، ومصدر التّزويد، ووضع المادة تحت الطلب، غير متوفرة، نافذة..الخ).

3- ملف مصادر التّزويد: ويشمل اسم المصدر، عنوان المصدر وملاحظات عن إسلوب التعامل من حيث الأسعار، الخصم، الجودة، التأخير، طريقة الدفع..الخ.

4- ملف المالية: وتشمل الميزانية الامه وتوزيعها حسب :أنواع المواد، الناشرين، دفع الفواتير، وإصدار الشيكات، وإعداد التقارير المالية.

وبناءً على الملفات السابقة، فإن النظام يستطيع أن يقوم بإنتاج وتوفير عدة أنواع من التقارير التي تخدم عملية التّزويد مثل:قوائم المواد تحت الطلب، قوائم المواد المتأخرة، قوائم الطلبات الملغاة، قوائم بالمواد التي جرى تسديد فواتيرها، قوائم في المواد في موضوع معيّن أو مصدر معيّن وتقارير حالية عن الفواتير وأيضًا إعداد الميزانية وغيرها.

الملامح الرئيسية الواجب توفرها في نظام التّزويد المحوسب:

1- القُدرة على الطلب بالاتصال المباشر من الناشرين وباعة الكتب.

2- القُدرة على البحث والإستفسار عن وضع أي مادة مكتبية عن طريق نقاط وصول مختلفة.

3- القُدرة على طلب نسخ إضافية من عنوان سبق طلبه.

4- القُدرة على معرفة أي تفصيلات عن باعة الكتب والناشرين، لتُعيّن أيهم أقدر على توفير مادة معينة بأرخص الأسعار وبأقل وقت ممكن.

5- القُدرة على توفير واسترجاع عناوين مرشحة للإختيار من قاعدة بيانات خارجية.

6- الوصول إلى بيانات الوضع لجميع العناوين عن باعة الكتب والناشرين الرئيسين لمعرفة أي معلومات عن المواد.

7- إرسال إشعارات إلى الأفراد تعلمهم أن المواد التي طلبوها قد وصلت ويُمكنهم استخدامها.

8- وجود ملف شامل يعطي التفصيلات الكاملة عن جميع المواد تحت الطلب أو المُعالجة الفنيّة.

9- القُدرة على إصدار الإحصائيات المختلفة بمساعدة إدارة المكتبة على اتخاذ القرارات الخاصة باختيار المواد المكتبية وشرائها والتحكم بالميزانية.

10- القُدرة على توفير المعلومات المالية المُفصّلة وبطرق مختلفة، والقُدرة على معالجة جميع المعاملات المالية وتعديل الملفات طبقًا لذلك.

11- قُدرة النظام على استيعاب مُختلف المواد المكتبية بما في ذلك الدوريّات، المطبوعات الحكومية، والمواد السمعية والبصرية ..الخ.

12- قُدرة النظام على التعامل مع طُرق الحصول على المواد المكتبيّة المختلفة وتشمل الشِراء، والإِهداء، والتبادل والإيداع القانوني.

هذا وتوجد برامج خاصة بالتّزويد من بينها (BEHIVE 8500) التابع للنظام (BRODART) ويؤدي البرنامج إلى إخراج صحيفة بيانات خاصة بالتّزويد على الشاشة الفسفوريّة لتسهيل ملء البيانات وتخزينها في الحاسوب، والحصول على نُسخ من طلبات الشراء التي تُرسل إلى الموزعين والناشرين، كما يوجد نظام أنوفاك (INNOVACQ SYSTEM) حيث يقوم هذا النظام بطباعة طلبات الشراء، ورسائل المطالبة، وإعداد التقارير المالية، والإحصائيات الإدارية، والوثائق والتقارير الأُخرى المطلوبة في عملية التّزويد.