التقارير هي نوع من أنواع الكتابة وتختلف أساليب كتابتها بحسب الغرض الرئيسي منها، فمنها التقارير الرسمية والمرحلية والتاريخية وغيرها، والتقارير تكتب بشكل دوري مستمر ولكن تختلف المدة الزمنية بكتابة التقرير بحسب نوعها وبحسب أهمية المشروع أيضاً، فمنها ما يتم كتابته بشكل سنوي ومنها ما يتم كتابته بشكل شهري ومنها أسبوعي، وسنتحدّث في هذا المقال عن التقارير التي تكتب بشكل أسبوعي وما هي أشكالها ونماذجها وخطوات كتابتها.
أهم خطوات كتابة التقرير الأسبوعي:
التجهيز لمحتوى التقرير:
تتم هذه الخطوة من خلال تحديد سبب التقرير أوّلاً بمعنى ما حاجة أن يكون التقرير أسبوعي، وإذا كان يحتاجه المدير لتقييم جودة المشروع فهو سيساعده على اتخاذ القرارات بشكل مناسب، على سبيل المثال يكتب التقرير عن قطعة تسويقية فيشرح التقرير مبيعات هذه القطعة وجودتها وماهي الإعلانات الترويجية له، فيعطي المدير قرار بناءً على تلك المعلومات فيما إذا حققت هذه القطعة الهدف الإنتاج المطلوب أو أنها تواجه بعض المشاكل في تسويقها فتحتاج إلى حلول وهكذا.
بالإضافة إلى أهمية معرفة الأشخاص الذين سيقرأون هذا التقرير، فمعرفة الجهة المستلمة للتقرير تساعد الكاتب في معرفة ما يجب عليه أن يضع محتوى مناسب في التقرير؛ فهو يعتمد على قارئه هل هو خبير في هذا المجال فيحتاج إلى معلومات بسيطة لأنّه يمتلك خبرة بالمجال المطلوب أو أنه المستقبِل جهة إدارية فالكاتب يريد أن يكتب تفاصيل أكثر.
يأتي بعد ذلك تحديد العناصر المهمة في التقرير وهذا من أجل كتابته بشكل منظم ومرتب وموجز أيضاً، فالشخص الذي سيقوم باستلام التقرير وقراءته لن يقرأه كاملاً إذا لم تكن العناصر المهمة وذات الصلة مذكورة في أول التقرير، فمثلاً يضع الكاتب في أول التقرير النتائج أو الإحصائيات، ويجب على الكاتب أيضاً أن ينتبه إلى جودة التقرير في كل مرّة؛ حتّى في حال لم يتم قراءته بشكل أسبوعي بانتظام؛ لأنّ هذا يعتبر التزام مهني ويجب القيام به على أكمل وجه، بالإضافة أن عدم قراءة التقرير بانتظام لا تشير إلى عدم أهميته بل من الممكن أن يلجأ له المدير بأي وقت.
ولا ينسى الكاتب في هذه الخطوة استخدام نموذج مناسب للتقرير، عادةً يكون إطار خاص بالشركة نفسها وهذا الإطار يحتوي على الهوامش والجداول وغيرها، والانتباه جيّداً إلى طريقة إرساله بمعنى ترقيم الصفحات ووضع العنوان واسم المحرر وعدد الصفحات يجب أن يكون في الصفحة الأولى من التقرير في حال أنه كان يتكوّن من أكثر من صفحة، وأحياناً كتابة ملخّص للتقرير يكون أفضل من ناحية أن يضمن كاتبه أن المدير سيقرأ كل ما يريد الكاتب أن يوصله له وبالتالي يساهم على تشجيعه باتخاذ القرار.
يجب على الكاتب أيضاً أن يراعي الترتيب التسلسلي والتوضيحي للتقرير، فلا يخالفه ويجب أن يمتلك مهارة الانتقال بين العناوين فمثلاً يبدأ بالملخص والشروحات والاستنتاجات وبعدها الجداول وينتهي بالملاحق؛ وهذا ليتمكّن القارئ من فهم المطلوب بسهولة، وأخيراً في هذه الخطوة يفضّل أن يكتب الكاتب صفحة غلاف تحتوي معلوماته الخاصة مثل اسمه واسم المشاركين في التقرير إذا وجدوا وعنوانه ووظيفته ووصف بسيط لغرض التقرير في حال كان طويلاً؛ وهذه الخطوة تساهم في تسهيل الأرشفة.
استخدام واعتماد الصيغ الواضحة:
تعني أن يكتب الكاتب عناوين صريحة في بداية تقريره أي عناوين رئيسية وفرعية؛ لأن هذا يسهّل على القارئ الوصول للجزء الذي يريده بسهولة، وأيضاً كتابة الجمل التي تشرح كل موضوع بشكل قصير، وفي حال وجدت كلمات مكررّة ولا فائدة منها مثل: لأجل، بغرض فلا مانع من حذفها لأنها قد تصرف ذهن القارئ عن المفيد؛ وبهذا يثق القارئ بكلام الكاتب واستنتاجاته بشكل أكبر.
يجب أيضاً على الكاتب أن يكون واقعياً بالاستنتاجات والتوصيات التي توصل إليها، وتكون مستندة على حقائق وليس اجتهاد ورأي شخصي ويمكن للمدير أو لقارئ التقرير البحث عنها والتحقق منها؛ وهذا لكي لا تثير الشك عند القارئ.
استخدام الأفعال القوية:
ينصح أيضاً عند كتابة التقرير الأسبوعي باستخدام الأفعال القويّة بمعنى عدم استخدام الأفعال الإجرائية والعاكسة إلّا عند الضرورة مثل: أعتقد أو أفكر، ويستخدم الكاتب بدلاً منها أفعال قوية مثل جملة: (بناءً على القراءات السابقة فستكون المبيعات أكثر)، فهذه لها قوّة أكثر بالإضافة إلى حذف حروف الجر قدر المستطاع.
ويفضّل كذلك استخدام لهجة كتابة نشيطة وليست سلبية واستخدام الرسوم البيانية أكثر من الجداول إذا استدعت الحاجة لذلك، وأخيراً البعد عن الكلمات المكررة أو التي تسمّى الكلمات الطنانة؛ لأنّ القارئ سيشعر أنها مكررة ولا يعطيها أيّ اهتمام ويعتبرها مضيعة للوقت، بل يجب استخدام كلمات مؤثّرة، ولا مانع من كتابة التقرير بوقت مبكّر؛ ليتسنّى للكاتب مراجعة تقريره من ناحية التدقيق الإملائي والصياغة وغيره من خلال قراءته لأكثر من مرة.
