ما هي رسالة الشكوى؟
رسالة الشكوى نوع من أنواع الرسائل التي ترسل بهدف الشكوى ضد قرار أو أمر يرى صاحبه أنه قرار غير عادل، وغالباً تكون الرسالة من قبل الموظف والجهة المستلمة تكون الشخص المسؤول عنه ؛ فتقدّم بطريقة رسمية وسنذكر في هذا المقال أهم خطوات كتابة رسالة الشكوى بشكل جيد.
خطوات كتابة رسالة الشّكوى:
اسم الجهة المُستلمة أو المُرسَل إليها:
يتم كتابة اسم المرسل إليه في أعلى منتصف الصفحة، ويجب الحرص على كتابته بشكل دقيق جداً، وإذا كانت الجهة المستلمة دائرة فنبدأ الكتابة باستخدام عبارات مثل: (لدى محكمة، لدى دائرة، لدى إدارة قسم) وهكذا، أما إذا كان شخص فيجب ذكر المسمّى الوظيفي مع استخدام لقب مناسب مثل (سيدي، عطوفة) أو غيرها من الألقاب الرسمية.
اسم المرسل أو المشتكي:
اسم المرسل يجب أن يكتب بالتفصيل، أي يذكر اسمه الرباعي ورقم هويته وحالته الاجتماعية ورقم هاتفه وتاريخ ميلاده وعنوان سكنه، بعد ذكر هذه المعلومات عليه أن يذكر هل هذه الشكوى مقدمة بصفة شخصية أم أن هذا المرسل هو وكيل عن شخص آخر أو غير ذلك.
اسم المشتكى عليه:
اسم المشتكى أيضاً يكتب بالتفصيل، اسمه الرباعي وتاريخ ميلاده ورقم هاتفه وهويته واسم وظيفته، وعنوان سكنه بالتفصيل وجميع المعلومات التي تساعد بالتعرّف عليه؛ وذلك من أجل أن يسمح للجهات المختصة بموضوع الشكوى الوصول إليه ومعرفته بكل سهولة.
موضوع الشكوى:
وهو الجزء الذي يتحدث فيه المرسل عن موضوع شكوته الأساسي، ويجب أن يتم كتابته بشكل مختصر ومفيد.
واقعة الشكوى:
وهنا تكتب بجميع تفاصيلها المختصرة، أي ذكر العناوين التي تخصّ الشكوى فيذكر المرسل محتوى الشكوى وتاريخ وقوعها، وفي حالة وجود شهود على الشكوى فيجب ذكر أسمائهم، وأيضاً ذكر جميع المعلومات التي تخصّ هذه الواقعة، وأخيراً يجب تقسيم هذه المواضيع إلى فقرات متسلسلة.
الطلب:
الطلب أي ذكر الهدف من الشكوى بعد الانتهاء من ذكر تفاصيلها.
التاريخ وعبارة الاحترام أو جملة الإغلاق:
يجب كتابة تاريخ إرسال الشكوى مع عبارة تدل على الرسمية والاحترام مثل: (أرجو قبول فائق الاحترام، مع الاحترام)، ويتم كتابتها في أسفل منتصف الصفحة تحت نص الشكوى.
التوقيع:
التوقيع يكون مع الاسم الرباعي في أسفل يسار الصفحة تحت عبارة الاحترام، ويجب أن يكون التوقيع بخط اليد.
نصائح إضافية لإتقان رسالة الشكوى:
- أن يتم تقديمها للجهات المختصة عن موضوع الشكوى فقط، وضمن فترة زمنية معينة أيضاً.
- مصداقية المعلومات الواردة بالشكوى ودقتها؛ وذلك لأن الجهات المختصة تقوم بمراجعة هذه المعلومات وأخذها على محمل الجد وفي حال اكتشافها بأن أحد هذه المعلومات قد تكون أقاويل كاذبة، فلن يتم النظر فيها أبداً.
- يكون إرسال الشكوى بصفة شخصية أو بصفات أخرى مثل: (وصي، وكيل، ولي)، بمعنى يجب أن يكون المرسل ذو علاقة وفي حال عدم وجود أي علاقة لا يمكن إرسال رسالة شكوى للجهات المختصة.
- الاهتمام جيداً بالأخطاء الإملائية واللغوية، والبعد تماماً عن استخدام اللهجة العامية حتى تسمح للقارئ الفهم الجيد للشكوى والهدف منها.
- الاهتمام بالخط وحجمه، فيجب أن يكون الخط بالحجم المناسب وأن يكون طباعة وليس بخط اليد، ولذلك من أجل وضوحه التامّ.
