ما الفرق بين الرسائل الرسمية والرسائل الإدارية؟

الرسائل فن من أهم الفنون النثرية، بدأت مع الإنسان منذ العصور القديمة؛ وذلك لحاجة الإنسان المستمرّة للتواصل سواء كانت شفوية أو خطّية، ومع التطورات والتكنولوجيا الحديثة من رموز ورسوم على الطين إلى رسائل ورقية إلى بريد عادي أو إلكتروني وفاكس وغيره، ظهرت أنواع جديدة من الرسائل بسبب تنوّع الجهات والمؤسسات المرسل لها، وسنتحدث في هذا المقال عن أهم الفروق بين الرسائل الرسمية والإدارية من حيث العناصر والمفهوم والأهمية.

الفرق بين الرسائل الرسمية والإدارية من حيث المفهوم:

الرسائل الإدارية: هي عبارة عن رسالة تصدر عن جهة رسمية أو غير رسمية إما للاستفسار عن شيء ما أو السؤال عنه، وإما أن تكون للرد على سؤال أو استفسار، ومن أنواعها الرسائل التجارية.

الرسائل الرسمية: هي رسائل موجهة لفئة معينة مثل الوزارات أو الشركات الحكومية أو الخاصة أو المؤسسات، تتسم بالجديّة، فلا يظهر فيها أي نوع من العواطف بل هي عبارة عن رسالة ترسل من أجل هدف واضح ومحدّد.

الفرق بين الرسائل الرسمية والإدارية من حيث العناصر:

عناصر الرسالة الإدارية:

• البدء بالبسملة ويتم كتابتها في أعلى منتصف الصفحة.

• كتابة التاريخ في أعلى يمين الصفحة.

• مُخاطبة المرسل إليه مع ذكر الاسم  أو الصّفة أو الرُّتبة الوظيفية.

• تحية الاستفتاح وفي الغالب تكون السّلام عليكم ورحمة الله وبركاته.

• كتابة موضوع الرسالة وتبدأ الكتابة بعد التحية باستخدام حرف الفاء، وعرض كل المعلومات التي يريد المرسل أن يرسلها.

• تحية الختام إما بالسلام عليكم ورحمة الله وبركاته، أو مع قبول فائق الاحترام وغيرها من العبارات بعد الانتهاء من كتابة الرسالة.

• التوقيع في أسفل يسار الصفحة.

• عنوان المرسل يكتب في أسفل يمين الصفحة مع التوقيع.

عناصر الرسالة الرسمية:

• كتابة موضوع الرسالة ويجب أن يعبر عن محتوى الرسالة.

• يجب كتابة تحية رسمية فقط مثل تحية الإسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) وغيرها.

• تاريخ إرسال الرسالة أي ذكر يوم الإرسال.

• ذكر اسم الشخص المُرسل إليه مع عنوان تواجده.

• لغة الرسالة رسمية تتسّم بالوضوح التام.

• يجب أن تكون خاتمة الرسالة قصيرة جداً ومختصرة للموضوع الرئيسي.

• كتابة اسم المرسل مع التوقيع مع ذكر بعض المعلومات الشخصية مثل رقم الهوية أو العمر؛ وهذا من أجل إمكانية الرد على الرسالة.

الفرق بين الرسائل الإدارية والرسائل الرسمية من حيث الأهمية:

أهمية الرسائل الإدارية: تكمن أهميّتها في إيجاد وتسهيل حركة التواصل بين موظفي الشركات والمؤسسات؛ فهي وسيلة تخاطب بين الجهات الرسمية وغير الرّسمية أو بين الجهة والموظف، وأيضاً تختصر الكثير من الوقت والجهد، وفي النهاية الرسائل الإدارية ورقة قانونية بالإمكان استخدامها والرجوع إليها عند الحاجة لها.

أهمية الرسائل الرسمية: تكمن أهميتها في الازدياد الكبير في الحاجة إليها مع تطور ثورة المعلومات، واستخدام البريد الإلكتروني، فوجودها وتميّزها بخاصية اللغة المختصرة والواضحة تساعد في تسهيل التواصل بين الجهات الرسمية.