ما الفرق بين الرسالة الإدارية والرسالة الشخصية؟

الرسائل فن من أهم فنون الكتابة تم اكتشافه منذ العصور القديمة، ومع مرور الوقت تعددّت الأهداف والغايات من إرسال الرسائل؛ لذلك نجد بعض الفروق بينهما في الكتابة والأسلوب، وسنتحدث في هذا المقال عن أهم الفروق بين الرسائل الشخصية والرسائل الإدارية من حيث المفهوم والعناصر والأهمية والصفة العامة.

الفرق بين الرسائل الإدارية والشخصية من حيث المفهوم:

الرسالة الشخصية: هي الرسائل التي يتم إرسالها إلى فئة المقرّبين والمعارف كالعائلة والأصدقاء، وتكون ذات طابع شخصي ليس فيها حدود أو نمط معيّن للكتابة مثل: رسائل الشكر، رسائل الحب، رسائل التهنئة، رسائل التعزية وغيرها من الأسباب الشخصية.

الرسائل الإدارية: هي تختصّ بنوع الرسائل التي يتم تبادلها ضمن بيئة العمل، إما بين شخص ومؤسسة أو بين مؤسسة ومؤسسة أخرى، وتكون إما استفسار عن أمر ما أو رد على استفسار، ومن أنواعها: الرسائل التجارية التي تستخدم للتسويق لمنتج ما أو طرح عطاء أو عرض شراء لمنتج أو بضاعة، ومنها الرسائل الرسمية التي يكون الغرض منها طلب وظيفة مثلاً أو شكوى أو قرار إداري رسمي أو تعميم.

الفرق بين الرسائل الإدارية والشخصية من حيث العناصر:

عناصر الرسالة الشخصية:

• البدء بالبسملة في بداية الرسالة، وهي قول بسم الله الرحمن الرحيم.

• الجهة المرسل لها والتاريخ، والمقصود بالتاريخ أي تاريخ الرسالة وتاريخ المناسبة إن وجدت، مثلاً إذا كانت هذه الرسالة دعوة لحفل ميلاد أو زفاف فمن المهم معرفة تاريخه؛ حتى يتسنّى للمرسل إليه متى يمكنه المجيء.

• استخدام الألقاب الشخصية في الخطاب مثلاً: صديقي أحمد، أخي، عمي، وغيره بحسب العلاقة بين المرسل والمرسل إليه.

• السلام والتحية عند البدء بالكتابة.

• مقدمة الرسالة وتكون مختصرة جداً يذكر فيها المرسل موضوع الرسالة الأساسي.

• نص الرسالة أو المحتوى، ويسمح للكاتب أن يعبّر فيه عن مشاعره كما يريد، وأيضاً يستطيع الإطالة إن أراد ولكن لا ينسى أهمية وضوح اللغة والأسلوب حتى يستطيع المستلم فهمها بشكل جيّد.

• الخاتمة وعادةً تحتوي على عبارات لطيفة مثل: مع أطيب التمنيات، أتمنى رؤيتكم قريباً، وأيضاً سيذكر فيها المرسل رغبته في وصول رد على رسالته في أسرع وقت ممكن.

• الاسم والعنوان مع التوقيع ويعتبر مهمّاً للمرسل غليه؛ حتى يستطيع معرفة العنوان التي يريد إرسال الردّ له.

عناصر الرسالة الإدارية:

• كتابة البسملة ويجب أن تكون في أعلى منتصف الصفحة.

• كتابة التاريخ في الرسالة ويكون مكانه في أعلى يمين الصفحة.

• أسفل التاريخ يجب كتابة لقب لمخاطبة المرسل إليه إما بلقب رسمي أو بذكر مسمّاه الوظيفي.

• التحية الافتتاحية وتكون تحية الإسلام وهي (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته)، أو بعبارة (تحية طيبة وبعد).

• بعد التحية مباشرةً يبدأ المرسل بالتحدث عن موضوع رسالته بالابتداء بحرف الفاء، ويجب عليه جميع التفاصيل المختصّة به.

• جملة الإغلاق أو تحية الختام وتكون إما تحية الإسلام (السلام عليكم ورحمة الله وبركاته) أو (تفضلوا بقبول فائق الاحترام) وغيرها من العبارات الرسمية المناسبة.

• توقيع المرسل مع اسمه الرباعي الكامل في أسفل يسار الصفحة.

• كتابة عنوان المرسل في حال كانت الرسالة تجارية، فيكتب في أسفل يمين الصفحة مع التوقيع أما إذا كانت الرسالة رسمية فلا داعي لهذا العنصر.

الفرق بين الرسائل الإدارية والشخصية من حيث الأهمية:

أهمية الرسائل الإدارية تكمن في تسهيلها للمعاملات الإدارية بين الموظفين بين بعضهم البعض ضمن المؤسسة نفسها، أو بين مؤسسة ومؤسسة أخرى وتساعد أيضاً الرسائل الإدارية على توفير الوقت والجهد، وتعتبر أيضاً ورقة قانونية تلزم في بعض الأحيان حيث يمكن الرجوع لها عند الحاجة لها.

أما أهمية الرسائل الشخصية في التواصل المباشر بين الأهل والأقارب؛ فهي كانت ولا زالت الحاجة لها مستمرة منذ عصر الكتابة على الجلد والطين، وعصر الرسوم والنقوش إلى عصر الكتابة الورقية والبريد الإلكتروني.

الفرق بين الرسائل الإدارية والشخصية في الصفة:

من أهم صفات الرسائل الإدارية أن أسلوبها دقيق جداً وموجز حتى يكون سهل الفهم والتعبير، وأيضاً تتسمّ بالبدء بموضوع الرسالة بشكل سريع ومباشر بإيجاز وبدون مبالغات؛ حيث لا يستخدم فيها أي نوع من أنواع المحسنّات البديعية أو المجاملات ويقوم فيها المرسل أيضاً بمخاطبة المرسل إليه بطريقة غير مباشرة، أي باستخدام ألقاب رسمية أو بمخاطبته باسمه الوظيفي.

أما من أهم صفات الرسائل الشخصية فهي تسمح لمرسلها أن يعبّر عن مشاعره بحرية تامّة، وتسمح له أيضاً بالاستطراد بالموضوع إلى الحد الذي يريده هو، مع السماح أيضاً باستخدام الصور الجمالية في اللغة واستخدام المحسنات البديعية.