اقرأ في هذا المقال
المذكرة تلك الوثيقة القصيرة والموجزة، قد تبدو بسيطة في ظاهرها، إلا أنها تحمل في طياتها أهمية كبيرة في عالم الأعمال والإدارة، فهي بمثابة جسور التواصل بين الأفراد والجهات المختلفة، وتساهم في نقل المعلومات واتخاذ القرارات بشكل فعال، تعتبر المذكرة أداة أساسية في تنظيم العمل وتوثيق المعاملات، وتلعب دوراً حيوياً في العديد من المجالات.
ما هي المذكرة
المذكرة: هي عبارة عن مستند أو وثيقة يتم تناقلها إدارياً وداخلياً وتختص بأمر أو قضية ما، ويتم توجيهها إمّا لشخص مختصّ بالقضية أو لجهة أخرى مختصّة بالموضوع ولكن داخل الإدارة نفسها، والمذكرة تنقسم إلى أنواع بحسب الهدف منها وهي: مذكرة الإخبار وتعنى بتوصيل خبر ما، ومذكرة تقديم وعرض إذا كان الهدف منها عرض وشرح لقضية ما، ومذكرة مصلحية إدارية في حال كان موضوعها بيان لمجموعة من الموظفين أو شرح عن مصلحة ما وهكذا، وسنتحدّث في هذا المقال عن أهم أنواع المذكرة وخصائصها وصفات كاتبها.
أهم أنواع المذكرة
- مذكرة استفسارية.
- مذكرة أخبار.
- مذكرة تحليل.
- مذكرة تقديم وعرض.
صفات كاتب المذكرة
من أجل كتابة مذكرّة قانونية باحتراف وغير معرضّة لنتائج غير مرضية، يجب على الكاتب أن يتصف بما يلي:
- يجب أن يتمتّع كاتب المذكّرة بالحسّ القانوني بمعنى إدراكه للموضوع ودراسته المستفيضة له وقدرته على أخذ النتائج بموضوعية، بالإضافة لمعرفته بالقوانين المختصّة بموضوع المذكّرة والتزامه بها.
- أن يكون لديه قدرة على عرض نقاط المذكرّة بترتيب واضح يستطيع القاضي المختصّ النظر فيه بسهولة ووضوح، وتلخيص الأحداث والمجريات يحتاج إلى خبرة حتّى يستطيع كاتب المذكّرة أن يصل لنتائج مرضية له.
- أن يتمتّع الكاتب بقدرة كتابية؛ بحيث يختار أقوى الجمل المقنعة لموضوعه بالإضافة إلى البعد عن الغموض، ولا مانع من ذكر الأحكام المختصّة بموضوعه والاستشهاد بآيات من القرآن الكريم أو الأحاديث أو حتّى الاستشهاد بآراء الفقهاء والعلماء، يجب أن تكون اللغة قوية وواضحة ولا ينتابها أي شيء من الغموض أو الصعوبة في الفهم والتحليل.
- أن تكون جميع المصادر والأدلة التي استعان بها كاتب المذكرة موثوقة الصحّة ولا ينتابها أي شك أو عدم إثبات؛ حتّى يستطيع أن يحصل الكاتب على ردود ونتائج إيجابية له.
ما هي خصائص المذكرة
- المذكّرة تحتاج إلى الكثير من الوقت والجهد فلا يستطيع كاتبها أن يبدأ بها إلّا بعد عمل دراسات مستفيضة، والحصول على جميع المعلومات المختصّة ومن جميع الجوانب.
- يأخذ الكاتب الجهة المستلمة لمذكرته بعين الاعتبار، فيستخدم اللغة المناسبة لهم حتّى تكون المذكرة جليّة لهم.
- التركيز على حجم المذكرة فلا تكون جملها طويلة ولا قصير بل متوسطة الطول، ويفضّل استخدام الكلمات الشائعة والأكثر استخداماً من قبل الجهة المستلمة.
- هيكل المذكرة يجب أن يكون مقسّم إلى بنود كل بند فيها مختصّ بمعلومات ما، وأن تكون هذه المعلومات مرتبة بشكل تسلسلي.
- يجب على الكاتب أن يحقق الاكتفاء بالنسبة للقارئ، وذلك من خلال ذكره لجميع المصادر المختصّة بموضوعه فلا يحتاج إلى البحث والتحقق.
- خلو المذكرّة تماماً من أي أخطاء لغوية بالإضافة إلى حس الموضوعية والحيادية فيها.
- يجب أن تنتهي المذكرّة بطلب توجيه مذكرّته للجهات المختصّة بالنظر بالقضية المذكورة بالمذكرّة مثل عبارة: (الرجاء التكرّم بالتوجيه).
- يجب أن تكون كتابة المذكّرة بشكل إلكتروني أي باستخدام جهاز الحاسوب.
- يجب أن يكون كاتب المذكّرة على قدر تام من الاستطاعة من ناحية مناقشة آرائه والدفاع عنها باللجوء للمصادر المثبتة والحقائق المؤكدّة.
- يجب أن تتم كتابة المذكّرة بوقت مناسب للجهة المستلمة.
ما هي مكونات المذكرة
تتكون المذكرة بشكل عام من العناصر التالية:
- التاريخ: تاريخ كتابة المذكرة.
- المرسل إليه: اسم الشخص أو الجهة التي توجه إليها المذكرة.
- الموضوع: عنوان مختصر وواضح لموضوع المذكرة.
- المقدمة: عرض مختصر لأهمية الموضوع.
- النص: شرح مفصل للموضوع وتقديم المعلومات اللازمة.
- الخاتمة: تلخيص لأهم النقاط وتوجيه إلى الإجراءات التالية.
- التوقيع: توقيع الشخص الذي أصدر المذكرة.
