وضع خطة العلاقات العامة للترويج:
تُعد خطه علاقات عامة في الترويج مهمة ويكون دورها نحو المساهمة في إيصال الأعمال ورسالتها، والوصول إلى الكثير من الأشخاص، كما أنها تحتاج إلى التفكير الإبداعي ووضع الميزانيات الذكية والقدرة على التكيف مع الظروف غير المتوقعة والعلاقات العامة تتطلب أيضاً الانضباط وروح الإيجابية للتوصل إلى النجاح.
الخطوة الأولى:
من المهم تعيين أهداف خطة الترويج للعلاقات العامة الخاصة بالمؤسسة. وفي كثير من الأحيان يقول أصحاب الأعمال إن الهدف هو رفع الوعي في الوقت الذي يتطلبون تحقيق أكثر من ذلك بكثير، وإن صاحب العمل يريد أن يفعل أكثر من مجرد رفع مستوى الوعي لدى الجمهور عن عمله. وأن هدفه الرئيسي هو زيادة المبيعات والأرباح. وينبغي أن يكون هذا الهدف هو الاساس لخطة الترويج للعلاقات العامة.
الخطوة الثانية:
من الضروري تحديد الجمهور المستهدف وهذا لا ينحصر فقط على وسائل الإعلام، والتي تساهم على نشر الصورة للمؤسسة؛ بل يتضمن أيضاً ذو المصلحة، المستهلكين، الموردين، الشركات الأخرى، وأفراد المجتمع والموظفين. وكما أنه من المهم وضع هؤلاء الأشخاص في قاعدة البيانات التي تحتوي معلومات الاتصال بهم كاملة. وقد تحتاج الى التواصل معهم عدة مرات طوال الحملة وفيما بعد.
الخطوة الثالثة:
تعمل على تحديث استراتيجيات الخطة الترويجية للعلاقات العامة، حيث أنهما مختلفان جداً والتكتيكات التي قد تُستعمل تتضمن ترتيب الحفل، دعوة وسائل الإعلام المحلية والمسؤولين الحكوميين للمشاركة، ورعاية حفل عشاء للعملاء المحتملين والمنشآت التجارية القريبة، وإطلاق حملة إلكترونية للمجتمع.
الخطوة الرابعة:
صياغة الرسائل الرئيسية من الخطة الترويجية للعلاقات العامة والتأكد من أنها تتفق ولكن ليس بالضرورة تتطابق بين العديد من الجماهير المستهدفه وإتاحه خدمة العديد من الزبائن، ولساعات أطول وإرسال هذه الرسالة إلى المجتمع كافة.
الخطوة الخامسة:
يجب وضع مسوده لميزانية الخطة الترويجية للعلاقات العامة، وأن تكن هذه الميزانية واقعية وتخصيص بعض المال للأحداث غير المتوقعة.
الخطوة السادسة:
يجب وضع قائمة عن المهمات والجدول الزمني حتى يكون من السهل إنجاز تكتيكات العلاقات العامة بقدر من الكفاءة، وإن نجاح الخطة الترويجية للعلاقات العامة تعتمد إلى حد كبير على المقدرة بالالتزام بالمواعيد النهائية.
الخطوة السابعة:
يجب مراجعة المهام والجدول الزمني طوال الحملة الترويجية للعلاقات العامة، لعمل بعض التعديلات عند الحاجة وأن يكون هناك الاستعداد لتصحيح الخطة حسب الظروف.
الخطوة الثامنة:
يجب توثيق الأحداث لجهود التسويق في المستقبل وإلتقاط الصور أو تصوير فيديو للأحداث التي تنفذها العلاقات العامه، كما يمكن أن تستعمل هذه الصور على موقع الويب الخاص بالمؤسسة في مواد الدعاية.
