الخطة الإجرائية لتنظيم العلاقات العامة:
تُعدّ الخطة الإجرائية هي تلك الوحدات التنظيمية التي تقوم بالكثير من الأعمال المرتبطة بالعلاقات العامة، وطبيعة العلاقات وأدوات الاتصال بين هذه الوحدات، والتنظيم الجيد هنا يحقق الكثير من المزايا ومنها: الاستفادة من التخصص، التحديد الواضح للاختصاصات والمسؤوليات بما يمنع حدوث التضارب، أو الازدواجية في نشاطات العلاقات العامة، التكامل والتنسيق بين أعمال العلاقات العامة من أجل التنظيم في أي مؤسسة وبالإضافة إلى توفير الظروف المناسبة لإنجاز العمل على أكمل وجه.
ويجب أن يتم التنظيم الداخلي لإدارة العلاقات العامة في إطار الخطة الإجرائية، حيث تتضمن جمع الأنشطة وكل الأعمال التي تأخذ بصمة العلاقات العامة بناءً على معايير عملية، يتمكن بها المنظم التمييز بين ما هو نشاط للعلاقات العامة، وبين ما هو نشاط آخر، وهذا يبرز أن يكون مفهوم العلاقات العامة ينطوي على مضامين وتوجهات واضحة للمنظمة، وتجميع الأنشطة والأعمال ذات الصفة المترابطة في مجموعة محددة ضمن النشاط العام للعلاقات العامة، ممّا يجب أن يكون مصدراً علمياً يمكن الاعتماد عليه في تكوين الأقسام الوظيفية فيما بعد، وبشكل يساهم في معرفة وتحديد نوع المؤهلات العلمية والعملية، والمهارات الواجب توافرها في من ستُناط بهم مسؤوليات هذه الأقسام.
وكما يتم إعداد وحدات إدارية فرعية داخل العلاقات العامة، ويتم تحضير قسم لكل مجموعة نشاط محدد وتسمية كل قسم بالاسم الوظيفي الملائم الذي يتناسب مع طبيعة الواجبات والمسؤوليات التي يجب أن يقوم بها، ويجب مراعاة عدم التكرار والازدواجية عند تجميع الأعمال، بحيث لا يكون العمل الواحد مسؤولية أكثر من قسم، وتعيين الأفراد وكما يتم إعداد وحدات إدارية فرعية داخل العلاقات العامة ويتم تحضير قسم لكل مجموعة نشاط محدد، وتسمية كل قسم بالاسم الوظيفي الملائم الذي يتناسب مع طبيعة الواجبات والمسؤوليات التي يجب أن يقوم بها، ويجب مراعاة عدم التكرار والازدواجية عند تجميع الأعمال، بحيث لا يكون العمل الواحد مسؤولية أكثر من قسم.
كما يجب الانتباه إلى توازن السلطة والمسؤولية، فالسلطة يجب أن تمنح فقط لمراكز اتخاذ القرار مراكز المسؤولية الوظيفية، وممّا لا شك فيه أنه لا سلطة في غياب المسؤولية، ولا مسؤولية في غياب السلطة، وتحديد العلاقات الوظيفية بين الأقسام الوظيفية التابعة للعلاقات العامة، وبينها وبين الأقسام في الوحدات الإدارية الأخرى في المؤسسة، كما تحدد هذه العلاقات بين إدارة العلاقات العامة وغيرها من الإدارات الأخرى.
