المراسم التي تتبعها العلاقات العامة أثناء استضافة كبار المسؤولين من الخارج:
عندما تستضيف المنظمة شخصية أجنبية في زيارة رسمية لأكثر من يوم واحد؛ تقوم إدارة المراسم تنسيقات لحسن استقبال الضيف، وترتيب الاستقبال والتوديع، وعمل البرنامج اللازم للزيارة وترتيبات استقبال الضيوف الأجانب من قبل الجهات الحكومية في الدولة، ويجب أن لا يقل مستوى الشخصية المستضافة عن وزير أو من في مرتبته ومن في حكمهم.
ويجب الأخذ بعين الاعتبار أهمية الشخصية وقيمتها السياسية والدينية والدولة التي يمثلها، والاجراءات الأمنية للحماية وتكون الاستضافة للشخصيات والوفود الرسمية القادمة لزيارة الدولة، ولا يشمل ذلك رجال الأعمال أو ممثلي الجهات المرافقة لهذه الوفود الأخذ بمبدأ المعاملة بالمثل؛ خاصة لدى الجهات الحكومية التي لديها لجان مشتركة، أو زيارات متكررة متبادلة تحدد الأعداد المستضافة وتشمل رؤساء البرلمانات أو المجالس النيابية يستضاف معه خمسة أشخاص الوزير ومن في مرتبته.
وكما يستضاف معه ثلاثة أشخاص رؤساء المنظمات الدولية ومن في حكمهم يستضاف معه ثلاثة أشخاص، وعضو البرلمان يُستقبل معه شخص واحد في الاجتماعات والمؤتمرات التي تنظمها الجهة، وتكون الاستضافة لمن هم في مرتبة وزير مع مرافق واحد فقط تكون الاستضافة في المدينة مقر المهمة، حيث يتم الغرض الأساسي من الزيارة وتقوم الجهة المُستقبلة بإخبار المراسم عن وجود الاستضافة بمدة لا تقل عن أيام من تاريخ قدوم الضيف، ولا تزيد مدة الاستضافة على ثلاثة أيام، فيما يرتبط بتقديم التسهيلات في المطار وتأمين الحراسات المناسبة لمن يتطلب منهم ذلك، فتتم عن طريق قيام الجهة بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقات وزارة الداخلية، والمراسم الملكية، والهيئة العامة للطيران المدني.
وتتطلب الإعداد لزيارة ضيف أجنبي الحصول على معلومات مؤكدة عن الضيف، تتضمن اسم الدولة التي ينتمي إليها، وشعارها، ونشيدها الوطني في المناسبات الرسمية، والاسم الكامل للضيف وألقابه، والرتب التي تسبق اسمه أو تلحقه مدة الزيارة بالتحديد وموعد الوصول وكيفيته (طائرة، باخرة، سيارة)، ومراعاة اتفاق موعدها من الجانبين الغرض الأسياسي للزيارة وما إذا كانت الزيارة للعمل أو للسياحة أو كلاهما، ورغبات الضيف العامة، وما هي الأماكن التي يرغب في زيارتها والأشخاص الذين يود مقابلتهم، والرغبات الخاصة للضيف مثل عادات معينة في أماكن الإقامة والمبيت، أو أصناف معينة للمأكولات التي يتناولها أو تلك التي لا يتناولها.
