وسائل تحقيق أهداف منظمات العلاقات العامة:
الندوات والمؤتمرات الصحفية لها دور مهم في تحقيق أهداف منظمات العلاقات العامة، والهدف من إجراء مثل هذه النشاطات هو بحث المسائل الهامة وتقديم موقف الجهة المعنية وفق الاتجاه المطلوب، وفي هذه الحالة تُبث الأفكار إلى الجوانب المستهدفة ليس بصورة مباشرة، بل يتم ذلك من خلال طرق غير المباشرة، وتعتبر مائدة الطعام بعد انتهاء القسم الرسمي من الحفل جزءاً لا يتجزأ من نشاطات حفل التقديم.
والمحادثات غير الرسمية التي تتم من خلال الندوة تمنح للمشاركين بإيجاد لغة متبادلة بطريقة أفضل، وهنا لا بُدّ من الإشارة إلى أنه بالإضافة لحفلات التقديم والندوات وغيرها من النشاطات المشار إليها، ويمكن للجهة المعنية خلق واستعمال العديد من الأحداث والحملات والأعمال المعروضة لصالح أهدافها، ويكون هنا دور المتخصص في العلاقات العامة المساعدة بالحصول على اهتمام وسائل الاتصال والإعلام الجماهيرية، ودفعها نحو الوصول إلى الأهداف الموضوعة.
والنشاطات التمثيلية تتضمن إلقاء الخطب وإعطاء بالتصريحات وإجراء المحادثات، وهنا يمكن الإشارة إلى جملة من الأفضليات التي تتصف بها عملية نشر المواد الهادفة من خلال طرح كلمات أمام الساحات المعنية؛ لأنها من أساليب المخاطبة المباشرة والمقنعة، وتُعد من نشاطات الاتصال المباشر مع ساحة مستهدفة تساهم في تقديم الجهة المحددة لتأخذ شكلاً محدد في عقول الجمهور المخاطب.
وتوفر إمكانية إجراء حوار مباشر مع مجموعة مستهدفة، حيث أن انفتاح الجهة المحددة على جمهورها تزيد من مستوى المتحدثين، والجهة المحددة نفسها في حال مراعاة التنظيم الجيد للكلمات توصل آراء الجهة المهنية للمجموعة المتوقعة بطريقة مباشر بدون وسطاء، ويتم تهيئة قائمة بيانات لمراحل الاتصالات القادمة وهنا لا بُدّ من الإشارة إلى أن الكلمات الشفهية يستطيع حل المهام العملية الضيقة فقط.
بل يمكنها أن تكون من وسائل إقامة اتصالات من خلال سياسة المنظمات؛ لأن نص الكلمة الملقاة والمحادثات الهاتفية هي من الوسائل الهامة في العلاقات العامة، والتوجه إلى الجماهير يتم من خلال كلمات موجهة للعموم، ويستعمل بنشاط ليس خارج الجهات الحددة فقط، ولكن من أجل التوصل لأهداف داخلية ويتم من خلاله استخدام الكلمات الرائعة تزيد من ثقة العاملين، وفرض عليهم العمل بنشاط ويتشكل نصفها عملياً من خلال الكلمات الشفهية على مستوى القيادة العليا في سياسة الرأي العام.
ولهذا تتطلب الكلمات الشفهية كأداة من أدوات العلاقات العامة، لمعارف معينة وقدرات جدية، وكما أنه من الضروري القيام بتعلم أساليب التفكير أمام الجماهير المستهدفة؛ وذلك من أجل نجاح نقل المعلومات لهم، وتبدأ الاستعدادات لإلقاء الكلمة من تحديد الأهداف والأفكار والفكرة العامة من الحدث، وإذا كان الحديث عما هو مهم للناس، فمن المحتمل أن يكون الاستحواذ على الانتباه أكبر ولغة الكلمة لا تقل أهمية، ويجب أن تكون مفهومة للجماهير المستهدفة.
ومن الضروري أن يتم تحديد الوقت الملائم والبناء المنطقي للكلمة؛ لأن مضمونها يصل أفضل للجماهير المستهدفة مع مراعاة اختلاف اللغة المكتوبة عن اللغة الشفهية من حيث الجوهر، كما ينصح بقراءة نص الكلمة بصوت جهري قبل إلقاءها أمام الجماهير المستهدفة، وهناك مثال على ذلك حيث كان رئيس الولايات المتحدة الأمريكية بيل كلينتون يحفظ كلماته أثناء إعداد الهام منها، ويراعي تلائم المعلومات بمساعدة الفواصل وأسلوب الخطابة.
وهنا لا بُدّ من التنويه إلى أن يرافق عرض المادة، نكات، أمثلة تاريخة وأمثلة مستمدة من الحياة، وكلها تساهم للحصول على اهتمام الجماهير المستهدفة أكثر وتشغل الجماهير المستهدفة مكانة ليست أخيرة؛ لأن مستوى تعليمها وحالتها النفسية وارتباطها بمضمون الكلمة يجب أن تؤخذ جميعها بعين الاعتبار، ومثال على ذلك إقامة ندوات للطلاب والمستمعين من كبار السن في الندوات التعليمية العلمية، وهنا يجب الأخذ بعين الاعتبار عدد المستمعين، ففي ساحة صغيرة يجب إقامة علاقات فردية مع كل منهم.
أما في الساحة الكبيرة فتعتمد بصورة كبير على تحديد الجماعات المستهدفة، وفي النهاية لا بُدّ من الإشارة إلى أن حركة تقديم المواد والأساليب اللبقة في عرضها هي من الأساليب الأساسية المرتبطة بالحالة النفسية للجماهير، وأثناء أداء العديد من مهام العلاقات العامة تستعمل النقاشات العملية؛ لأن أسلوب الحوارات والتكتيكات المطلوبة تستعمل مرجعيات بشكل واسع، مثل التحية وكلمة نحن معاً، وهنا لا بُدّ من الإشارة إلى أنه على القائمون بالعلاقات العامة الإلمام بأساليب إدارة الأحاديث بشكل كافي؛ وذلك لأنها جزء هام من عمله.
