مفهوم التوثيق الإعلامي الآلي والأرشيف الإلكتروني:
يكون من الضروري التأكيد على أنَّ التوثيق الإعلامي الآلي جزء مهم في العمليات الاتصالية، حيث سعت الوسائل التكنولوجية الحديثة إلى تحقيق أكبر قدر ممكن من المعارف والمعلومات التي بدورها تؤثر على إدارة المعارف الصحفية، على أن يتم اتخاذ القرار الإعلامي المناسب، ومن أهم الأهداف التي تحققها الأرشفة الإلكترونية والتوثيق الآلي:
- يعتبر الهدف الأساسي والأول للأرشفة الإلكترونية، والتوثيق الآلي هو الوصول إلى قاعدة كبيرة من المستويات والتي لا تحتاج إلى مستفيدين أو مراجعين؛ وذلك من أجل مراجعة الأرشيف الصحفي، بحيث يكون ذلك في معظم الحالات المتدنية والتي يمكن ارسال كافة المعاملات الإعلامية الإلكترونية، من خلال استخدام الوسائل الإعلامية الإلكترونية المتطورة والحديثة.
- يساهم التوثيق الآلي والأرشيف الإلكتروني إلى رفع كفاءات العمل الإعلامي بالإضافة إلى الأداء المهني، بحيث يتم رفع هذه الكفاءة في مراكز المعلومات، بالإضافة إلى الوثائقيات التي تستخدم التقنيات الإعلامية المعلوماتية والاتصالية.
- تسعى أيضاً إلى توفير العديد من المعلومات الإعلامية الحديثة والدقيقة بحيث يتم ذلك في أقل وقت وجهد ممكن؛ وذلك من أجل الوصول إلى عملية اتخاذ القرارات الإعلامية المناسبة، ومن ثمَّ العمل على دعم هذه القرارات بمختلف السبل.
- يسعى التوثيق الآلي الإلكتروني إلى تقديم ودعم الخدمات الأرشيفية المتنوعة، بحيث يتم الاستفادة منها إلكترونياً وليس تقليدياً في الوسائل الإعلامية الإلكترونية بكافة أنماطها، كما تدعم المعلومات التي تحتاجها القطاعات المؤسسية المعنية بالأعمال القياسية.
- يسعى الأرشيف الإلكتروني والتوثيق الآلي إلى تقديم العديد من الخيارات المتعلقة بالبث الإعلامي المباشر، مع أهمية الاستفادة منها في جميع الأوقات.
- تسعى إلى تحديد واختيار الأساليب التي تعتبر أكثر فائدة وتأثير على الحرية الإعلامية، مع أهمية التركيز على استعمال الأداة البحثية الأكثر سرعة وإنجاز للأعمال الإعلامية.
- يسعى الأرشيف الإعلامي الإلكتروني إلى تقليل النفقات التي قد تصرفها المؤسسات الإعلامية وإدارتها على العاملين، واقتناء المعلومات الإعلامية غير المتاحة في معظم الحالات.
- يعتمد الأرشيف الإلكتروني على الانتقال في الحفظ من المستويات الورقية إلى الحفظ بالمستويات الرقمية، بحيث تؤثر هذه النقلة على الخدمات الإعلامية المقدمة.
- يسعى التوثيق الآلي والأرشيف الإلكتروني إلى تصميم بيانات وصفية، بحيث يسميها البعض بالبيانات المفهرسة.
