اقرأ في هذا المقال
أبعاد تصنيف الأزمات:
- مستوى التهديد: حجم الموارد المُعرَّضة للخطر وتأثيرها على بقاء واستمرارية المنظمة. وتُصنَّف إلى مرتفع ومنخفض.
- درجة التحكّم: قُدرة المنظّمة في التحكّم بأحداث الأزمة وكيفية التأثير على نتائجها. وتُصنَّف إلى مرتفع ومنخفض.
- قيود البدائل المتاحة: يجب وضع البدائل لمواجهة الأزمة في القيود التي تفرضها الأزمة داخل المنظّمة، الاثار التي يُمكن أن تنجم عنها وتأثيرها على سمعة المنظّمة وتكلفة كلّ بديل. وتُصنَّف إلى قليلة ومتعددة.
- ضغوط الوقت: ما تفرضه طبيعة الأزمة في وقت حدوثها المفاجىء. ويجب اتخاذ القرارات بشكل سريع وفوري وسليم في فترة زمنية محددة. وهذا يختلف باختلاف شدة ونوعية الأزمة المحتملة. وتُصنَّف إلى محدودة أو شديدة.
مزايا إعداد الخطة الوقائية للأزمة:
- حشد الموارد المالية، البشرية والفنية للعمل بكفاءة عند وقوع الأزمة.
- تحديد الجهات التي يجب التعامل لضمان التنفيذ الجيّد للأزمة.
- تجنب التخبّط والارتباك والعشوائية الناتج عن عدم الاستعداد الجيد.
- توزيع المسؤوليات والأدوار على الأفراد في المنظّمة.
- التنسيق بين فريق إدارة الأزمة والإدارات الوظيفية في المنظّمة؛ ليتم تنفيذ الخطة بكفاءة.
- التصدّي للضغوط الزمنية التي تسود في المنظّمة .
- التأكد من توافر الخبرات والعمل على تحسين أداء الفريق.
- تحديد تأثير وقوة الأطراف الأزمة.
- التأكد من توفر نظام للمعلومات يتّسم بالدقة والمصداقية.
- يشترك أعضاء الفريق في التقييم؛ لتحديد أكثر المشاكل أهمية في مصفوفة الأزمة.
خصائص الخطة الجيدة لإدارة الأزمة:
- التدريب على الخطة الموضوعة وتقييم التدريب لإحداث التعديلات.
- التنسيق بين فريق الأزمة والأقسام الوظيفية الأخرى.
- وضع سيناريوهات للأزمة من أفضل السيناريوهات إلى الأسوء.
- ضمان استقرار الأعمال والأنشطة والسيطرة على المواقف المُحرجة.
- عزل الأزمة عن باقي أنشطة المنظّمة.
- ضمان وجود فعل للاتصالات بالأطراف الداخلية والخارجية.
- تحديد طريقة توصيل المعلومات والبيانات لتنفيذ الخطة في مواجهة الأزمة.
- مراجعة الخطة بشكل مستمر.
- تحديد المسؤوليات المخوَّلة لأعضاء فريق الأزمة.
- يجب أن تختبر الخطَّة ويتم التأكد أن جميع الأعضاء قد فهموا دورهم.
- يجب أن تكون الخطة مرنة.
- يجب أن تحقق الخطة كفاءة استحدام التكلفة، كما يجب أن تكون أقل من أو تساوي تكلفة عدم التخطيط.
- تحديد المسؤول عن فريق إدارة الأزمة.
- محاولة إرضاء الأفراد المتأثرين بها.
- يجب أن تكون الخطة شاملة وكافية، أيضاً يجب تجنّب التفاصيل، لأنها تمثل عبئاً عند التنفيذ.
- يجب أن تكون الخطة بسيطة ومفهومة وتناسب جميع المستويات.
- يجب أن تكون الخطة عملية ويمكن تنفيذها بكفاءة.
- توضّح الخطة الأولويات وتضم قائمة بالقضايا التي تحتاج عناية خاصة بعد الأزمة.
