عمليات إدارة المعرفة لدى رجل العلاقات العامة:
تختلف المعرفة والمعلومات والبيانات عن بعضها؛ حيث تتضمن كل منها مفهوماً مستقلاً، وتكون فيما بينهم ارتباط دقيقة، إذ تُعدّ البيانات المستوى الأقل، ثم تليها المعلومات في الدرجة الثانية، وتليها المعرفة في أعلى المستويات، ويتم التفريق بين هذه المفاهيم بعدة عناصر، على النحو الآتي؛ فالمعرفة تتضمن المعرفة الكثير من الخبرات والقيم والرؤى والمعلومات ذات المعنى، والحدس، حيث توفر المعرفة دوراً تتم بواسطنه عملية التقييم، الدمج للتجارب والمعلومات الجديدة.
ومن الجدير بالأهمية أن الأفراد يوجد لديهم معرفة تكون مستخلص خبراتهم، وهي تتضمن المعايير التي يُحدد بها الأفراد المدخلات المجاورة بهم، وتتعدى المعرفة في المنظمات المستندات، والوثائق، وهي تكون ملازمة حتى في الروتين التنظيمي، القواعد والتعاملات. والبيانات تُعتبر البيانات على الحقائق، والأرقام غير المنظمة التي تمثل شيئاً محدداً، حيث أن هذه البيانات لا تقدم أية معلومات إضافية، ولها تأثير قليل في المدير.
حيث أن المعلومات تشمل على بيانات تم تقسيمها، وحسابها، وتكثيفها، وتضمينها في سياقها، وهي بيانات ذات هدف مُعين، حيث تكون هذه المعلومات إجابات عن أسئلة تبدأ باستفهام مثل من، ماذا، أين، متى، ويتم نقل البيانات إلى معلومات عبر تقنيات المعلومات في الشركات الكبيرة التي تنتج كماً كبيراً من البيانات من خلال الأقسام، والوظائف المتعددة.
وعناصر إدارة المعرفة تتكون إدارة المعرفة من الكثير من العوامل، ومنها الاستراتيجية وهي المبدأ الذي يتم اتباعه من خلال إنجاز الرسالة، مقتراحات المنظمة الاستراتيجية، من خلال مقابلة، الحصول على الفرص الخارجة المتاحة والتحليل الداخلي للمشروع، من حيث عوامل القوة والضعف.
وينظر إلى الاستراتيجية في إدارة المعرفة للمعرفة الضمنية، فالاستراتيجية تبعاً للمعرفة الضمنية تكون في ربط الأشخاص من خلال تنمية شبكات العمل؛ وذلك لكي يستطيعوا من مشاركة المعرفة التي تمنحهم الإمكانية على الإبداع، والاستراتيجية في المعرفة الصريحة وتتضمن التحديث لنظام وثائقي، أو إلكتروني يستطيع بواسطته حفظ، وتنظيم، ونشر المعرفة، مالمقدرة على إعادة استعمالها، والاستفادة منها، وتوجد الاستراتيجية برامج لإدارة المعرفة، كما تنشئ سياسات تمكن من استدامة رأس المال الفكري.
والقوة البشرية مهمة جداً، حيث يُعدّ العنصر البشري من العوامل الضرورية لإدارة المعرفة، وهو الهدف الأساسي في إدارة المعرفة، والذي لا يجوز العمل إلا بواسطته، حيث يُعد الأفراد الجزء المهم الذي تنتقل من خلاله المنظمة إلى المعرفة التنظيمية عوضاً عن المعرفة الفردية، ومن المهم أن الأساس البشري في المنظمة يحتوي أفراد أنظمة المعلومات، وإدارة المعرفة، والتحديث، والبحث، علماً بأنّ الأفراد يحصلون على المعرفة من خلال عمليّة تقييم المدخلات من حيث القبول، والرفض.
وكما يتم تحويلها إلى معرفة، وترتيبها، وتخزينها في الأنظمة التقنيّة ويُعتبر للتكنولوجيا وظيفة مهمة في إدارة المعرفة، ولها دور تكون في الجانب التقني؛ حيث تساعد التنكولوجيا بالتوافق مع الموارد البشريّة في إدارة المعرفة، اكتسابها، نشرها وحفظها، وتساعد في معالجة الوثائق ودعم القرارات، وهي تُحسن الوسائل المرتبطة بإدراة المعرفة، كإنتاجها وتخزينها، وتمكن التكنولوجيا كذلك من الحصول على المعرفة بسهولة، وكلفة أقل.
والعمليات لها دور مهم في عمليات تحديث أنشطة العمل الحديثة؛ لإنجاز وزيادة الترابط بين الأفراد العاملين في الفريق الواحد، تحديث البرامج التي تهم في مشاركة المعرفة، متابعة تنفيذ هذه البرامج، معرفة نتائجها، التخفيض من التكلفة والتسريع في الاستجابة، بالإضافة إلى اختيار الوظائف والأدوار للمشاركات الجماعية، أو الفرديّة في إدارة المعرفة.
وعمليات إدارة المعرفة تشمل إدارة المعرفة عمليات كثيرة، ومنها تشخيص المعرفة حيث يتم من خلالها التعرف إلى المعرفة داخل وخارج المنظمة، ومعرفة مكانها، ثم تعيين الفجوات المعرفة من خلال استعمال خريطة المعرفة. واختيار أهداف المعرفة حيث يتم صياغة أهداف تتصف بالوضوح، وتهدف إلى تعديل العمليات والمقدرة على المنافسة القصيرة والطويلة الأمد، وتمكن المنظمة من الإمكانية على الابتكار والتوصل إلى النجاح والحصول رضا العُملاء.
وتوليد المعرفة حيث يتم ذلك من خلال اكتسابها، والتوصل إليها من المعرفة الخارجية، كالحصول على براءة الاختراع، وجذب العاملين للمنظَمة، أو من خلال عملية التعلم، ومن خلال أفرقة العمل ويُعتبر تخزين المعرفة في أذهان الموظفين الذين يعملون في المنظمة، أو في الوثائق، والتقارير، وقواعد البيانات وكما يتم توزيع المعرفة وهي الوسيلة التي يتم فيها نقل المعرفة المتوافقة مع للشخص الملائم في الوقت المناسب من خلال تكنولوجيا المعلومات، وشبكات الإنترنت، تطبيق المعرفة، يتم فيها دعم الأفراد؛ لتطبيق المعرفة باستعمال التنكولوجيا الداعمة.
