يهمنا هنا معرفة كافة أنواع السجلات التي تستعمل لتنظيم مخازن الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهمية كل سجل بها وطريقة استعماله في الفنادق بالشكل المخصص له.
أنواع السجلات التي تستعمل لتنظيم مخازن الفنادق
- بطانة الصنف: يجب وضع لكل مادة غذائية بطاقة صنف لتحتوي على البيانات الأساسية اللازمة لها وهذه البيانات يوجد فيها اسم الصنف المخصص لها والوحدة التي تحتويها وتاريخ استلامها واسم المورد التابع لها، كما يجب معرفة الحد الأقصى والأدنى لكل صنف موجود في المخزن مع ضرورة تحديد الكمية التي استلمها موظف الفندق ومعرفة الكمية التي تمت عملية صرفها في الفنادق ومعرفة أسعار الأصناف التي تمت عملية وضعها في الفندق.
- دفتر المخزن: من الضروري وجود دفتر مخزن لكل صنف في الفندق لمعرفة مدى صلاحيته وأهم البيانات المتعلقة به ومن هذه البيانات اسم الصنف الخاص بها وطريقة تقسيمها على كافة أقسام الفندق مع معرفة وحدة الصنف له، كما يجب معرفة مدى وجوده في المخزن والتدقيق على فاتورة الصنف أو رقم الشراء الخاص بها وتحديد وحدة السعر الخاصة لكل صنف في دفتر المخزن وتحديد القيمة النقدية والكمية لكافة الأصناف التي توزع في أقسام الفنادق بالطريقة الصحيحة.
- دفتر أذن الصرف: هذه الدفاتر تكون مخصصة لكل قسم في أقسام الفندق والتي تصرف من قبل إدارة الفندق لتسجيل عليها كافة الصرفيات الخاصة بالفندق وبشكل عام يجب أن يحتوي هذا الدفتر على بيانات خاصة به والتي يشملها الرقم المتسلسل واسم القسم وتاريخ صرفه مع ضرورة وجود بيان وصف البضاعة أو تحديد الصنف المطلوب من مخزن الفندق وكمية الصنف التي تكون موجودة في الفندق وتاريخ مدة صرفها بالإضافة إلى التوقيع والاستلام.
- دفتر أوامر الشراء: يجب أن يكون موجود فيه عدة بيانات أساسية وهذه الأساسيات تشمل اسم المؤسسة وعنوانها وكذلك اسم المورد وكمية المواد الغذائية ومدة صرفها وتاريخ وتوقيع الاستلام، كما يتبع تلك الدفتر دفتر صرف الجرد الذي يهتم بجرد كافة المواد المتواجدة في الفندق وتسجيلها على نظام الكمبيوتر المرتبط بالفنادق مع ضرورة وجود دفتر سجل لمخزون المواد الخاصة بأقسام الفنادق.
وفي النهاية يجب معرفة كافة أنواع السجلات التي تستعمل لتنظيم مخازن الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة تفصيل البيانات الخاصة به وطريقة الاحتفاظ بها بشكل كامل وصحيح.
