من الضروري معرفة كافة أنواع الملفات التعريفية التي تستعمل في الفنادق بالشكل الصحيح، كما يجب على إدارة الفنادق وبرامج التسويق أن تساعد فريق المبيعات في الحصول على كافة المعلومات اللازمة للملفات التعريفية لأي حساب خاص لهم وكذلك يجب أن تتوفر كافة الأنظمة الجديدة لعلامات التبويب مع توفر وظائف متخصصة لعرض كافة تفاصيل الحجوزات والاتصالات والمبيعات مع توفير ملخص كامل عن الغرف المحجوزة والمتوفرة.
أنواع الملفات التعريفية التي تستخدم في الفنادق
- الملف التعريفي الخاص بالضيوف: يجب أن يحتوي هذا الملف على كافة بيانات الضيوف الذين يريدون القيام في الفندق لمدة طويلة مع ضرورة وجود على الملف الخاص بهم اسم الضيف المقيم في الفندق وعنوانه وجنسيته ووجود أحد وسائل الاتصال الخاصة به للتواصل معه مع ضرورة كتابة تفاصيل أحد مواقعه الإلكترونية، كما يجب وجود بعض الملاحظات الخاصة به وبطاقة الائتمان وتفاصيل كافة الحجوزات المخصصة له.
- الملف التعريفي بالشركة: تستعمل تلك الملفات لجمع كافة المعلومات عن الشركة الخاصة بالفندق ويجب توفر كافة البيانات المتعلقة بها من اسم الشركة والقسم وتفاصيل جهات الاتصال المخصصة لها مع ضرورة وجود موظف خاص بتسديد فواتير الشركة ووجود كافة تفاصيل مكالمات المبيعات والأنشطة والحجوزات وطريقة التفاوض على الأسعار ومعرفة الفواتير السابقة والجديدة وتفاصيل رسائل الحجز المبسق والملغاة.
- الملف التعريفي لشركات أو وكالات السفر: يجب وجود في الملف المخصص لهم اسم وكالة السفر وجهة اتصال الحجز مع وجود كافة تفاصيل المبيعات والأرباح وعدد الغرف الموجودة مع وجود كافة ملاحظات مدير الفندق وعرضه كافة التفاصيل على المشرف المخصص لعملها.
- الملف التعريفي للمجموعة وللمصدر: يجب وجود في ملف المجموعة اسم المجموعة المخصصة للعمل عليها مع وجود تفاصيل طريقة التواصل معها بالإضافة إلى اسم المختص لعملية تسديد الفواتير وكذلك عدد الغرف المخصصة له مع وجود كافة تفاصيل الحجز المادي، كما يجب الاهتمام بملف التعريفي الخاص بالمصدر الذي يهتم بتفاصيل جهة الاتصال الحاجز وكذلك نسبة العمولة مع تفاصيل الحجز والفواتير الأرباح العائدة.
وفي النهاية يجب معرفة كافة أنواع الملفات التعريفية التي تستخدم في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهمية تلك الملفات وطريقة المحافظة عليها في الفنادق.
