يهمنا هنا معرفة أهم الإجراءات الخاصة بانتظار الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التعامل مع الضيوف وطريقة إعطائهم التعليمات الخاصة بهم.
إجراءات الانتظار في الفنادق للضيوف
- يجب على موظفين المكاتب الأمامية معرفة التعامل مع الضيوف عند وضعهم في قاعات الانتظار ومعرفة طريقة التعامل عند حدوث موقف مع ضيف وقول له أنه لا يوجد أي غرفة فارغة في الفندق وعليه أن ينتظر لساعات قليلة لتوفر له غرفة خاصة به، كما يجب على مسؤول مكتب الاستقبال أن يقوم بتغيير وصف حالة غرفة الانتظار إلى غرفة انتظار لوحدها وعليه أن يقوم بتبليغ مدير قسم الأشراف الداخلي ودمجها مع برنامج إدارة الفندق بشكل صحيح.
- بعدها يقوم مدير المكاتب الأمامية على تحديد أولوية الغرف الموجودة في قائمة الانتظار بشكل فوري والعمل على تنظيفها بالطريقة الصحيحة وعند الانتهاء من عملها يتم تبليغ الضيف بأنها قد جهزت بشكل كامل للانتقال إليها، كما يجب على مدير مكتب الاستقبال تبليغ الضيف عما حصل داخل الغرفة بشأن الغرفة التي قام بحجزها وإعطاءه الوقت المناسب قبل تجهيز الغرفة الخاصة به ويمكن لموظفين مكاتب الاستقبال أن يستفيدوا من الوقت عند تجهيز الغرف وشرح للضيوف عن الخدمات المتوفرة في الفندق ويستطيع الموظفين أن يأخذوا الضيوف جولة حول الفندق في حالة كانت وقت إضافي أو وجود أي مشكلة في الحجز.
- يجب وضع حقائب الضيوف في مكان آمن لوقت تجهيز الغرفة الخاصة به وكذلك يجب عدم تسليمه المفتاح الخاص بالغرفة قبل الانتهاء من تنظيفها وتجهيزها بشكل كامل وعند تجهيز الغرفة فأنه يتم تبليغ الضيف بإكمال كافة الإجراءات الخاصة به في مكاتب الاستقبال وبهذه الطريقة يحصل على المفتاح الخاص به، كما يجب تسجيل كافة الضيوف المتواجدين في قاعة الانتظار ليتم تحديث السجل الخاص بهم.
- عند تجهيز الغرفة من قبل موظفين إدارة الإشراف الداخلي فيتم مصاحبة موظف الفندق معه إلى الغرفة وحمل معه الحقائب الخاصة به وسأله في حالة أراد أي خدمة منه قبل مغادرته وفي حالة طلب الضيف أن تبقى الحقائب الخاصة به في مكانها لحين جلوسه في الغرفة وطلبها مرة أخرى من موظفين الفندق فأنه يجب تبليغ مدير المكاتب الأمامية بذلك.
وفي النهاية يجب معرفة أهم الإجراءات الخاصة بانتظار الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة التعامل مع الضيوف وطريقة إعطائهم التعليمات الخاصة بهم.
