تعتبر إجراءات صندوق الودائع الآمنة في الفنادق أمر مهم جداً وتكون مسؤوليته على مدير الفندق بإتباع كافة القوانين المناسبة له مع ضرورة إعطاء التعليمات الكاملة للمشرفين المسؤولين عند داخل غرف الفندق.
إجراءات صندوق الودائع الآمنة في الفنادق
- يجب على كل فندق تحديد كافة المسؤولية الخاصة بكل ضيف يقيم في الفندق مع حماية المبالغ المتوفرة لديه داخل هذه الصناديق وبشكل عام فإن أي مبلغ لأي ضيف يجب حفظه داخل تلك الصناديق.
- يجب على موظف مكتب الاستقبال أن يكتب لكل ضيف المبلغ المتوفر لديه وإضافة عليه رقم مرجعي خاص به مع عمل النشر فوق هذه الصناديق داخل الفندق مع وضع المبلغ داخل الصندوق وكتابة المبلغ بالدولار التابع للولاية نفسها على سبيل المثال، كما يجب عمل بطاقة خاصة لصندوق الودائع.
- المحافظة على مفاتيح صندوق الودائع مع مدير مكتب الاستقبال المناوب ويجب أن تبقى معه ولا يمكن إعطائها لأي ضيف داخل الفندق وفي حال أراد أن يأخذ مبلغ يجب أن يبلغ مدير الاستقبال ليذهب معه وإخراج المبلغ معه مع توقيعه على ورقة بأنه تم استلام المبلغ.
- يمكن لأي ضيف أن يعمل اتفاقية عند وضع المبلغ المتوفر معه بأن يبقى طوال مدة إقامته في الفندق وبعدها يقوم بعمل له بطاقة خاصة به، حيث يجب على الضيف أن يعبئها ويكمل كافة إجراءاتها لحفظها داخل الصندوق مع المبلغ الخاص به.
- يقوم المدير المناوب بتسليم نسخة من الصندوق للموظف الذي يعمل معه وإخباره عن طريقة استعماله وطريقة فتحه وفي حالة تمت عملية فقدانه عليه أن يرسم الحفر أو الرقم الموجود على المفتاح لسهولة عمله مرة أخرى.
- عند ذهاب الضيف إلى الصندوق فإنه من الطبيعي أن يذهب معه المدير المسؤول عنه لفتح الشيفرة الخاصة بتلك الصندوق وبعد عملية فتحها فإن الضيف يقوم بإدخال المفتاح في الموقع الصحيح لإخراج المبلغ الذي يريده من الصندوق.
- بعد انتهاء الضيف من إخراج المبلغ الذي يريده من الصندوق يقوم بإغلاقه بشكل صحيح وإعادة المفتاح الخاص به إلى مدير مكتب الاستقبال ليتبقى معه.
وفي النهاية، فإنه من الضروري معرفة أهم إجراءات صندوق الودائع الآمنة التي تكون موجودة في الفندق بشكل ثابت، كما يجب على مدراء المكاتب الأمامية ومكاتب الاستقبال تعليم الضيوف عن طريق استعمال كل مفتاح خاص به وإخبارهم عن كافة القوانين التي يجب أن يتبعوها عند فتحه.
