يستطيع الضيف في الفندق أن يطلب نقل الغرفة التي يقيم فيها إلى غرفة أخرى لأسباب خاصة به وفي هذه الحالة فأن يجب على قسم المكاتب الأمامية تغيير الغرفة بأسرع وقت ممكن وطلب رأي الضيف في الغرفة التي يريد أن ينتقل إليها.
إجراءات نقل الغرف للضيوف في الفنادق
- يستطيع الضيف أن ينقل لغرفة أخرى لأسباب متعددة ومن أهم تلك الأسباب ممكن أن يكون المكيف معطل ولا يعمل بالشكل الصحيح ويمكن أن تكون الغرفة ليست نفسها التي قام الضيف بتأكيد حجزها من قبل قسم الاستقبال، كما يمكن أن يكون تسريب ماء داخل حمام الغرفة وهذه عادة سيئة جداً لن يقبل بها أي ضيف داخل الغرفة التي يقيم بها بالإضافة إلى تكون الغرفة في جناح كثير الضوضاء وبعض الضيوف لا يرغبون بها.
- في حالة لم يوجد أي غرفة بنفس تكاليف الغرفة الأساسية له فأن يتم منحه غرفة أرقى وبنفس التكاليف دون أضافة أي مبلغ عليه وبهذه الحالة يتم تبليغ مشرف مكتب الاستقبال بها وقبوله بها بشكل سريع مع ضرورة تبليغ المدير المناوب وموظفين الاستقبال بها لذهابهم مع الضيف وتسليمه مفتاح الغرفة، كما يجب على أي موظف منهم أن يساعد الضيف في حمل الحقائب الخاصة به وإدخالها إلى الغرفة وعند تسليمه مفتاح الغرفة فأنه يجب الاحتفاظ به ويجب عليه أن لا يعود مرة أخرى لطلب مفتاح الغرفة.
- بعد الانتهاء من عملية تغيير الغرفة فأنه يجب على الموظف أن يقوم بتبليغ إدارة الإشراف الداخلي عنها للقيام بترتيبها وتنظيفها بالطريقة الصحيحة لها بعدها يتم التأكد من طريقة تحديث كافة تغييرات أسعار غرف الفندق على نظام إدارة الفندق، كما يحب الانتباه عند وجود عروض على غرف محددة فأنه يجب القيام برفع سعرها إلى السعر المحدد لها.
- عند ترقية الضيف إلى غرفة أخرى فأنه يجب على إدارة الفندق أن لا تقوم بتغيير سعرها وانما ابقائها كما هي وعند نقل الغرفة يجب عرضها على النظام الأساسي لإدارة الفنادق وهذه العملية تؤثر على عمليات التشغيل للمكاتب الأمامية كالبريد الصوتي والمكالمات الهاتفية وغيرها مع ضرورة عمل الفواتير الأساسية لتسجيلها للضيف عند مغادرته.
وفي النهاية يجب معرفة أهم إجراءات نقل الغرف للضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة الاهتمام بالضيوف الذين يطلبون نقل الغرف والمحافظة عليهم بالشكل الصحيح.
