لقاعة المؤتمرات أشكال كثيرة ومنها الدائري والبيضوي والمستطيل ومروحي أو مربع أو على شكل حدوة فرس، حيث أن الكثير من المصممين يبتعدون عن الشكل الدائري؛ وذلك لأنه يعمل أصواتاً داخل الصالة وهذه الأصوات تسبب إزعاج للسياح الذي يقيمون في الفندق فأغلب المصممون يبتعدون عنه ويلجئون للأشكال الأخرى.
الاشتراطات العامة لتصميم قاعات المؤتمرات
من أهم الاشتراطات العامة للقاعة أن تحتوي على منطقتين بحيث تكون المنطقة الأولى للمدرجات واللقاءات والأخرى يكون فيها غرفتين واحدة تكون للسياح عند دخولهم والغرفة الأخرى تكون لتجهيزات القاعة نفسها من ميكرفونات وأدوات يستعملها مقدم المحاضرة نفسها للموظفين وكذلك يقدم في حالة وجود احتفال لبعض السياح في الفندق، كما تكون للقاعات الكبيرة صفوف مائلة حول القاعة نفسها ولا يجب أن يتعدى ميل القاعة عن 1:12 ويجب أن تكون زاوية الصف الأول من القاعة بين كل صف وآخر 15 درجة كحد اقصى ومن الضروري اختيار له المقاعد المتدرجة؛ وذلك لأنها تعطي أصوات متكاملة مع بعضها البعض ويعطي مشاهدة جيدة للمحاضر نفسه وكذلك للجالسين في نفس القاعة.
كما يجب تحديد عدد المقاعد اللازمة لقاعة المؤتمرات وكذلك عمل أبواب خاصة لكافة الحاضرين ومن الأفضل أن يكون باب واحد للمحاضر وباب آخر للموظفين والسياح ويجب أن تكون نوعية المقاعد ممتدة بشكل كامل أو يكون كل مقعد منفصل عن بعضه البعض، حيث نبدأ بتوزيع المقاعد حسب شكل الزاوية المائلة لدينا بأن تكون عملية توزيعه نصف دائري أو دائري ويجب أن تكون جدران قاعة المؤتمرات نفس المساحة وهذه الجدران يجب أن تكون مانعة للصوت حتى لا يسبب أي إزعاج للغرف المقابلة لها وأن تكون المقاعد المثبتة مبطنة وكذلك الطاولات، وعند الجلوس يجب الالتزام بكافة التعليمات داخل غرفة المؤتمرات.
ويوجد قاعات متعددة الأغراض تصلح لأعمال الفندق بشكل كامل وعملية تصميمها تكون بشكل خاص بها ويمكننا أن نضع أثاث فيها من اللون الأحمر وعند عمل أثاث لها يجب أن تكون طريقة وضعه أفقية لتوحي بالطول وكذلك زيادة مساحتها بشكل صحيح، كما يجب أن تكون الجدران مستقيمة وأبوابها كبيرة وطويلة ويكون مكان القاعة جيد من، حيث التهوية والإضاءة والمساحة المختارة لها.
