يهمنا هنا معرفة طريقة التعامل مع ضيف رصيده مرتفع في الفنادق بالطريقة المناسبة له، كما يجب معرفة طريقة عمل تدقيق حول كافة حساباته ومعرفة طريقة مراجعتها بالطريقة الصحيحة.
كيفية مراجعة كافة حسابات الضيف المتوفرة في الفنادق
- يتم عمل تقرير كامل عن كافة حساباته المتوفرة داخل الفندق في نهاية اليوم مع ضرورة مراجعة كافة حساباته التي قام بتخزينها داخل الفندق الذي يقيم فيه، حيث يجب أن تكون كافة الحسابات التي قام موظفين المكاتب الأمامية بتدقيقها متقاربة مع الرصيد السابق والحالي وكذلك يجب أن تكون قريبة من الحد الائتماني للفندق نفسه.
- يقوم مدير الفندق بتعين مبلغ محدد للضيوف التي تكون أرصدتهم عالية داخل الفندق وتقليلها إلى الرقم الذي يريده ويجب أن يقوم الموظفين بتسجيل كافة الضيوف التي تكون أرصدتهم عالية داخل الفندق للتدقيق عليها بين كل فترة وأخرى.
- يجب أن يقوم بعملية التدقيق المناوب الليلي داخل الفندق وعليه أن يجهزها بشكل كامل ليقوم بتسليمها للمناوب الصباحي في الفندق.
- يجب أن يحتوي التقرير الخاص بالمبالغ الكبيرة على أكثر من ورقة وتسجيل فيها كافة المبالغ الموجودة لدى حساب كل ضيف في الفندق، وبناءً على هذه الطريقة فإن موظف الفندق يقوم بطباعتها بعد عملية تدقيقها وإرسالها إلى مدير الفندق بشكل يومي.
- على مشرف مكتب الاستقبال أن يتحمل كافة مسؤولية تلك الحسابات الموجودة لديه وعليه أن يقوم بتدقيقها مرة أخرى وعملية التدقيق هنا تكون شاملة طريقة الدفع ومراسلات الحجز الخاصة بكل ضيف.
- يقوم مدير مكتب الاستقبال بأخذ كافة التقارير لقراءاتها وتوقيعها ويقوم بإرسال نسخة منها إلى كل ضيف لديه رصيد عالي ليقوم بتسوية المبلغ المتوفر لديه مع سهولة الإيداع في مكتب الاستقبال، ليسهلوا عليهم التسهيلات الائتمانية داخل الفندق.
- على مدير المكاتب الامامية أن يحدد متوسط الرسوم اليومية لكل ضيف داخل الفندق وإعلامه بها منذ وقت دخوله إلى الفندق إلى نهاية خروجه، وعليه أن يتبع كافة الشروط الخاصة بها مع عمل تقرير مفصل لكافة هذه الحسابات وإرسالها إلى المدير العام ومدير المبيعات والمقيم والمدير المالي.
وأخيرًا، يجب معرفة طريقة التعامل مع الضيف الذي يكون رصيده مرتفع داخل الفنادق، كما يجب معرفة طريقة إعطائه كافة التعليمات والشروط الواجب إتباعها داخل الفندق والعمل على تدقيقها بشكل يومي.
