تعتبر عملية تخصيص الغرف مهمة جداً للضيوف والسياح الذين يأتون إلى الفندق باستمرار ويجب على الموظفين أن يقوموا بتلك العملية قبل يوم أو يومين من قدومهم إلى الفندق، كما أن المسؤول عن عملية تخصيص الغرف قسم المكاتب الأمامية.
طريقة تخصيص غرف الضيوف في الفنادق
- يجب على موظفين الفندق أن يجهزوا كافة أقسام الحجوزات الخاصة بالضيوف والسياح والتي تشمل تاريخ الوصول ورقم الغرفة وسعر الغرفة وكبار الشخصيات الذين لهم غرف خاصة بهم وتسجيل موعد المغادرة لهم من الغرفة المخصصة لهم، كما يجب تسجيل عدد المرات التي قاموا بحجزها من قبل مع إضافة مميزات كل غرفة في الفندق.
- على موظفين الفندق أن يقوموا بتخصيص الغرف الخاصة بالضيف نفسه وتفقدها بشكل كامل وصحيح مع ترقيتها بشكل أفضل حتى ترضي الضيف، كما يجب عمل غرف مخصصة للضيوف والسياح المدخنين ويفضل أن تكون بعيدة عن غرف الضيوف الغير مدخنين وكذلك يجب أن تكون بعيدة عن مصاعد الفندق.
- العمل على تخصيص غرف للضيوف والسياح الذين يأتون في نفس اليوم ويغادرن في المساء فهذه الغرف يحب أن تكون مجهزة من قبل وعند مغادرتهم يجب تنظيفها بشكل جيد لتسليمها لضيوف آخرين، كما يجب الانتباه عند حجز الغرف الخاصة لكبار الشخصيات على أن تكون مجهزة بشكل كامل وإرسال كافة تفاصيلها إلى إدارة الفندق.
- يستطيع مدير الفندق ترقية الضيوف والسياح الذين يأتون باستمرار إلى الفندق من خلال إعطائهم غرف خاصة وإضافة لهم خدمات مميزة داخل غرفة الفندق، كما يجب عمل غرف منفصلة للسيدات ويفضل أن تكون لكل سيدة غرفة خاصة بها في الفندق.
- يجب على قسم الاستقبال متابعة عمليات الحجز باستمرار والتأكيد على كل ضيف وسائح بأنه يريد الغرفة التي قام بحجزها بشكل مسبق في الفندق؛ وذلك حتى يقوم موظف قسم الاستقبال بحجزها له وعدم إعطائها لضيف آخر.
- عمل غرف خاصة للضيوف الذين يريدون الاستمتاع بالغرفة نفسها وعلى أن تكون هذه الغرف محددة لهم دون إعطائها لأي ضيف آخر.
وفي النهاية يجب معرفة طريقة تخصيص غرف الضيوف في الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة الاهتمام بها والمحافظة عليها بشكل دائم من قبل موظفين الفندق.
