يهمنا هنا معرفة علاقة قسم الاستقبال بباقي أقسام الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة كافة المكاتب الأمامية التي لها علاقة بقسم الاستقبال وطريقة التواصل معه بواسطة المعلومات المتوفرة لدى القسم الأساسي في الاستقبال حتى نوجهها للموظفين بشكل صحيح.
علاقة قسم الاستقبال بباقي أقسام الفندق
يكون لقسم الاستقبال اتصالات عديدة في الفندق والقسم الأساسي الذي يرتبط به بشكل كامل هو قسم الاستعلامات وهذا القسم يتواصل مع موظفين الاستقبال عند وصول السائح بشكل فوري وكذلك عند إنهائه من الفندق بشكل فوري، حيث يعد مكتب الاستقبال هو المحرر الأساسي لكافة أخطار وصول السائح في الدفتر الخاص بالسياح مع ضرورة تسليم نسخة واحدة منه لقسم الاستعلامات وأيضاً عند مغادرة أي ضيف من الفندق وبهذه الطريقة يقوم قسم الاستعلامات بتسجيل السائح على دفتر المغادرة الخاص به وبعدها يأخذ الدفتر قسم الاستقبال للتأكد من أن الضيوف الذي تم دخولهم وخروجهم في نفس اليوم ورفعه إلى المدير العام بعد الانتهاء من عملية ختمه.
كما أن قسم الاستقبال له دور مهم بعمل مجلة أسبوعية في الفندق الذي يكون فيها عدد الضيوف الذين تم استقبالهم خلال أسبوع واحد فقط ودخولهم ومغادرتهم من نفس الفندق وكذلك طريقة سكن الضيوف في الفندق، حيث يتم إرسال صورة للسياح إلى قسم الاستعلامات لمعرفة كافة تحركاتهم في الفندق وطريقة تقديم كافة الخدمات المتوفرة لهم بالشكل الصحيح بالإضافة إلى ذلك يوجد قسم خدمة الأدوار الذي يرتبط مع قسم الاستقبال بالاتصال به لإخباره عن عدد الغرف الفارغة في الفندق حتى يبدأ بالتخطيط لها بطريقة إضافة سياج جدد فيها.
ويجب أن يقوم قسم خدمة الأدوار بمعرفة الاستعلامات عن الغرف التالفة والتي تحتاج إلى عمل وتصليح بشكل كامل ويتصل فيه في حالة كان يريد السائح تغير قطعة في الغرفة أو إصلاح التالف منها أو يريد إضافة قطعة خارجية من الخارج في الغرفة نفسها فهذه جميعها يجب أن يكون لدى قسم الاستعلامات علم بها، كما يتصل قسم خدمة الأدوار معهم في الفترة المسائية لمعرفة الغرف التي ستدار في الليل فقط وإذا كانت بحاجة إلى تصليح فيتصل بقسم الخدمة الموجود في الفندق نفسه ويتصل قسم الاستقبال مع قسم الأدوار في حالة قدوم إلى الفندق ضيوف أو سياح مهمين؛ وذلك لترتيب لهم الغرف الخاصة بهم وإضافة فيها زهور أنيقة.
