عواقب استخدام الهاتف المحمول في العمل

لماذا يعد استخدام الهاتف المحمول في العمل عائقاً للسلامة العامة؟

إذا كان الموظفون يستخدمون هواتفهم المحمولة باستمرار؛ فقد يكون لذلك العديد من الآثار السلبية، حيث يمكن أن تؤثر على إنتاجية الموظفين وأدائهم، كما يمكن أن تزعج الزملاء وتزعج العملاء، لذلك فإن أفضل طريقة لمعالجة هذه المشكلة هي أن يكون لديك سياسة واضحة تحدد جميع القواعد المتعلقة بالاستخدام المسموح به للهواتف المحمولة في مكان العمل.

إجراءات تقييد وقت استخدام الهواتف المحمولة:

قد ترغب في تقييد استخدام الهواتف المحمولة على الغداء أو فترات الراحة، أو التعامل مع حالات الطوارئ التي لا يمكن أن تنتظر حتى نهاية اليوم، كما يجب عليك أيضاً التفكير في أي اعتبارات تتعلق بالصحة والسلامة، على سبيل المثال، إذا كان لديك موظفون يقومون بتشغيل آلات ثقيلة أو خطرة؛ يجب ألا تسمح لهم باستخدام هواتفهم المحمولة؛ لأن ذلك قد يؤدي إلى حوادث وإصابات خطيرة.

كذلك إذا كان لديك موظفون في دور البيع بالتجزئة أو التعامل مع العملاء؛ فيجب عليك أيضاً إخبارهم بإيقاف تشغيل هواتفهم لتجنب شكاوى العملاء، لذلك قد يكون الأمر مزعجاً إذا كنت تنتظر الدفع أو ترغب في طرح سؤال ورأيت عاملاً يحدق في هاتفه ويتجاهل محيطه.

خفض الضوضاء:

سيؤدي وجود الهواتف المحمولة في وضع الصوت العالي أو الاهتزاز إلى تنبيه الموظف برسالة أو مكالمة، كما يمكن أن يؤدي ذلك إلى تعطيلهم؛ لذلك يجب أن تؤكد للموظفين أنه يجب إبقاء الهواتف المحمولة في الوضع الصامت أو يجب إيقاف تشغيلها تماماً خلال يوم العمل، حيث سيساعد هذا أيضاً في تقليل الضوضاء الصادرة عن الهاتف، والتي تؤثر على تركيز الزملاء الآخرين.

حدد مكان تخزين الهواتف:

يجب أن يكون لديك قواعد بشأن ما إذا كان ينبغي السماح للموظفين بالاحتفاظ بهواتفهم في جيوبهم أو في مكاتبهم، أو ما إذا كان يجب عليهم تركهم في غرفة خلع الملابس أو غرفة الموظفين أو مكان يمكنهم فيه تخزين ممتلكاتهم الأخرى.

ترك الغرفة لإجراء مكالمة:

إذا احتاج الموظف إلى إجراء مكالمة ذات طابع شخصي؛ فيجب عليك تشجيعه على القيام بذلك في منطقة هادئة لتجنب إزعاج زملائه.

الإيقاف أثناء الاجتماعات:

أبلغ الموظفين أنه لا ينبغي لهم استخدام الهواتف المحمولة في الاجتماعات التي يمكن أن تعطل تدفق الاجتماع، وخاصةً إذا كنت تعقد اجتماعاً مع فريق؛ فلا يوجد شيء أسوأ من تركيز شخص ما على هاتفه وعدم الاهتمام بالمواضيع المهمة في اليوم.

توخى الحذر عند القيادة:

بالنسبة لأي موظفين يقودون السيارة كجزء من واجبات عملهم، يجب أن تتأكد من أنهم يدركون أنه لا ينبغي لهم إجراء أو استقبال مكالمات، وذلك سواء كانت محمولة باليد أو بدون استخدام اليدين، وأثناء القيادة؛ يجب عليهم إيقاف تشغيله وإجراء جميع المكالمات إلى البريد الصوتي أو إذا كان هناك راكب؛ فيمكنهم الرد أو إجراء مكالمات نيابة عنهم.

إذا احتاجوا إلى استخدام هاتفهم المحمول؛ فعليهم التوقف في مكان آمن وإيقاف تشغيل المحرك وإجراء المكالمة أو استقبالها، لذلك نكرر التأكيد على أنه يجب عليهم الامتثال لهذا الواجب القانوني؛ وإلا فقد ينتهي بهم الأمر إلى مواجهة إجراءات تأديبية، كذلك إذا قاموا بخرق هذه السياسة بشكل متكرر؛ فقد يؤدي ذلك إلى الفصل.

كما يجب عليك أيضاً التأكد من أن ممارسات العمل لا تضغط على الموظفين لاستخدام هواتفهم أثناء القيادة ويجب عليك تحدي أي ممارسات قيادة غير آمنة.

لا تسمح بإساءة الاستخدام:

إذا قمت بتزويد الموظف بهاتف محمول من أجل أداء واجباته؛ فوضح للموظف أنه ملك للشركة، حيث يمكن سحبها ويجب إعادتها عند انتهاء عملهم، وذلك إذا كنت تعتقد أن أحد الموظفين يسيء استخدام هاتفه من خلال إجراء مكالمات شخصية مفرطة؛ فيمكنك أن تطلب منه تغطية تكاليف أي مكالمات غير متعلقة بالعمل.

أخبر موظفيك بالقواعد:

تأكد من توصيل القواعد للموظفين، كذلك من الممارسات الجيدة أن تجعل موظفيك يوقعون على نموذج ينص بوضوح على أنهم قد قرأوا السياسة وفهموها وتأكد من سهولة وصول إلى السياسة لهم.

فرض السياسة:

إن وجود القواعد أمر رائع، لكنك تحتاج أيضاً إلى التأكد من تطبيقك لها، كذلك السماح باستمرار للموظفين بإرسال رسالة نصية سريعة هنا وهناك سيرسل رسالة خاطئة وسيعتقدون أنه على الرغم من السياسة، فإنه يمكنهم استخدام هواتفهم المحمولة كما يحلو لهم.

كن عادلاً ومتسقاً:

تأكد من تطبيق السياسة بطريقة عادلة ومتسقة من أجل تجنب مخاوف الموظفين والتأثير السلبي على معنويات الفريق ومطالبات التمييز، كذلك لا تتخلى عن أفضل صديق لك في العمل لأنه كان ملتصقاً بهاتفه، ولكن قم بتأديب العامل الذي لا تشترك معه كثيراً، خاصةً إذا اتخذت إجراءً مختلفاً بشأن نفس الجريمة؛ فمن المحتمل أن تجد محكمة العمل أن هذا غير عادل ومن المحتمل أن يكون تمييزياً.

مواجهة تحدي التنقل:

تتزايد تهديدات الأجهزة المحمولة ويمكن أن تؤدي إلى فقدان البيانات وانتهاكات الأمان وانتهاكات الامتثال التنظيمي، حيث يمكنك اتخاذ عدد من الخطوات لتقليل المخاطر التي تشكلها ومعالجة مشكلات الإنتاجية ذات الصلة والمتطلبات القانونية والخصوصية والأمان.

كما تتشابه هذه الخطوات مع تلك المتعلقة بقضايا الأمان الأخرى، مثل إنشاء برنامج قوي وسياسة واتصال وتقييم المخاطر وتنفيذ التكنولوجيا والمراقبة والتقييم المستمر؛ ولكنها مصممة خصيصاً للتحديات الفريدة المرتبطة بالأجهزة المحمولة، وذلك من خلال برامج التوعية الأمنية والتنقل المدعومة جيداً، كما يمكن لمؤسستك إبقاء المستخدمين سعداء وتأمين شبكتك، وذلك حتى تتمكن من المنافسة بفعالية في بيئة الجوّال اليوم أولاً.

تحدي الإنتاجية وأثرة على استخدام الهاتف المحمول:

زيادة إنتاجية العمال هي العامل الرئيسي الذي يدفع إلى نشر برنامج الجهاز الخاص بك (BYOD)، لذلك قد يبدو مفاجئاً أن دراسة (CareerBuilder) لعام 2016م وجدت أنها تقلل بشكل كبير من الإنتاجية في العمل، وذلك وفقاً للمسح، حيث يعتقد 1 من كل 5 أرباب عمل (19 بالمائة) أن العمال منتجين أقل من خمس ساعات في اليوم، حتى عند البحث عن الجاني؛ يقول أكثر من النصف (55 بالمائة) إن الهواتف المحمولة أو الرسائل النصية للعمال هي المسؤولة.

كما تُمكِّن الأجهزة المحمولة العمال من إنجاز المهام في أي مكان وفي أي وقت يريدون؛ ولكنها يمكن أن تشتت انتباههم، حيث يعد التنقل بين العديد من الشاشات والتطبيقات والتحقق المستمر من البريد الإلكتروني وخلاصات (Twitter) أمراً كافياً لتعطيل حتى الموظف الأكثر تركيزاً.

وعلى الرغم من أن عوامل تشتيت الانتباه في المكتب ليست بالأمر الجديد؛ إلا أن إغراء تدفقات الشبكات الاجتماعية وتنبيهات البريد الإلكتروني التي تصاحب الأجهزة المحمولة على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع يزيد من حدة المشكلة.