في هذا المقال، سنتعرف على كافة تفاصيل معلومات التعريف الشخصية للضيف التي يتم جمعها من قبل الفنادق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة طريقة أخذ كافة هذه المعلومات بدقة من قبل موظفين المكاتب الأمامية بالشكل الصحيح.
طريقة جمع المعلومات الشخصية الخاصة بضيوف الفندق
- معلومات التعريف الشخصية تتم عملية جمعها من قبل إدارة الفندق من خلال طوال فترة إقامة الضيوف والسياح داخل الفندق، وعند زيادة مدة إقامتهم فسوف تتم عملية تجميع المعلومات بسهولة أكبر، كما يجب على الموظفين أن يقوموا بجمع معلومات الضيوف التي تكون مدة إقامتهم قليلة وهذه المعلومات تكون مهمة أيضاً.
- تكون كافة المعلومات التي قام بجمعها موظفين الفندق خاصة بالضيوف والسياح أنفسهم ولا يجوز الإفصاح عنها لأي شخص، وإنما تبقى محفوظة في سجله الخاص، كما تكون فيها معلومات حساسة خاصة بالفندق يجب الاحتفاظ بها ويمكن استعمال كافة هذه المعلومات لتحديد هوية الضيوف والسياح وكذلك يمكن التواصل معه بسهولة وضبط مكانه بشكل سريع.
- كما أن من أهم المعلومات التي يجب معرفتها والاحتفاظ فيها في المكاتب الأمامية والتي تكون خاصة بالضيوف والسياح، هي معرفة اسم الضيف الأول والوسط والأخير والتركيز على اسم العائلة لسهولة الرجوع إليه عند البحث عن اسمه، كما يجب معرفة كافة الضيوف المشتركون الذين يأتون مع الضيف أو الرفيق الذي يأتي معه.
- معرفة الجنس وكافة المؤهلات الدراسية التي يمتلكها؛ وذلك حتى يستطيع الضيف أن يتحدث معه بالطريقة المناسبة له ومعرفة أسماء الشركات التي كان يعمل بها بشكل مسبق، كما يجب أن يخزن رقم هاتفه المحمول ورقم الفاكس والهاتف الأرضي الذي يمتلكه ويمكن أن يسأله في حالة كان يمتلك أحد المواقع الإلكترونية على الانترنت لتخزينها بشكل صحيح.
- أيضاً يجب معرفة موقع منزله وعنوان المكتب الذي يعمل به وتاريخ ميلاده والطلب منه تاريخ ذكرى خاص به لإضافته مع أخذ منه رقم جواز السفر ومعرفة تاريخ إصدارة وانتهائه وكافة التفاصيل الخاصة به، كما يجب معرفة الحالة الاجتماعية وتفاصيل التأشيرة ومعرفة تفاصيل الحساب البنكي والأصل العرفي وسأله ماذا يحب وماذا يكره وأي تفاصيل خاصة بصحته والمشاكل التي تواجه.
وفي النهاية، فإنه يجب معرفة معلومات التعريف الشخصية للضيف التي يتم جمعها من قبل الفندق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهمية جمعها وطريقة عرضها لمدير الفندق بالطريقة المناسبة لها.
