يهمنا هنا معرفة كافة مميزات تسجيل الضيوف داخل الفندق بشكل مسبق بالطريقة الصحيحة، كما يجب معرفة أهميتها في قسم المكاتب الأمامية وقسم الاستقبال وتشغليها فيه بالشكل المناسب لها.
مميزات تسجيل الضيوف في الفندق بشكل مسبق
من أهم مميزات تسجيل الضيوف في الفنادق المساعدة في عملية تسريع عملية تسجيل الضيوف داخل الفندق أو وقت وصولهم إلى الفندق، ويمكن لإدارة الفندق نفسه أن تقوم بعمل له بطاقة تسجيل مثبتة له على بوابة الفندق الأساسية، حيث أن هذه الطريقة تسهل على الموظف إعادة إدخال المعلومات مرة أخرى؛ وذلك لأن المعلومات تكون مسجلة في الأساس على البطاقة الخاصة وتكون مهمة الموظف أن يتأكد من أن كافة المعلومات الخاصة بالضيف صحيحة ولا تحتاج إلى أي تعديل من قبل البطاقة التي يمتلكها داخل الفندق وفي حالة كانت كافة معلوماته صحيحة فأن الموظف يسلمه البطاقة ويسمح له بالدخول إلى الجناح الخاص به.
كما يجب أن يقوم الموظف بتجهيز كافة طلبات الضيوف لتقديمها لهم وقت ما يطلبونها داخل الفندق مع ضرورة تسجيلها بالطريقة الصحيحة وهذه عملية التسجيل تسهل على الموظف أن يلبي كافة ما يريده بسهولة وبسرعة عالية دون أخذ الوقت والجهد الكثير منه، كما تترك الحرية للضيف باختيار الغرفة التي يريدها داخل الفندق سواء كانت قريبة من المسابح أو الأماكن الترفيهية أو غير ذلك ويستمتع الضيف بكافة وسائل الراحة المتوفرة لديه وكذلك الخدمات المتاحة له دون الحاجة إلى تحديد عدد محدد من الخدمات المتواجدة داخل الفندق.
بالإضافة إلى ذلك يجب عمل مجموعات للموظفين داخل الفندق في حالة كان الفندق يقيم حفلة أو مناسبة خاص وهذه الطريقة توفر على الموظفين العديد من الأعمال الموكلة عليهم وفي حالة عملوا كفريق واحد فأن كافة أعمالهم تصدر بشكل صحيح وواضح، كما يجب على الموظفين أيضاً تحضير كافة مفاتيح الغرف التي تمت عملية حجزها من قبل الضيوف داخل الفندق وعند وصولهم تسليمها لهم بشكل صحيح مع التنبيه عليهم بأن المفتاح يبقى سليماً وتوجد لهم خدمات إضافية داخل الفندق كتشغيل لهم شبكة الإنترنت (واي فاي) مجاناً داخل الغرفة أو تقديم لهم وجبات سريعة مجانية في اليوم الواحد.
