إضافة تقويم واستخدامه بشكل صحيح في MS Outlook

الاجتماعات والمهام والعناصر الأخرى التي تؤثر على جدولنا الزمني، لديهم جميعًا شيء واحد مشترك. غالبًا ما يتم تذكيرنا بها عبر البريد الإلكتروني. قد يكون من غير الملائم إغلاق البريد الإلكتروني في (Microsoft Outlook) وفتح تطبيق آخر للعثور على مواعيدنا وعملنا. كثير من الناس لا يدركون أن برنامج (MS Outlook) يحتوي على تقويم مدمج فيه. إذا كان المستخدم يعرف ما يجب فعله، فيمكنه التبديل بسهولة بين صندوق البريد الإلكتروني الخاص به وتقويم (Microsoft Outlook) الخاص به. في هذا المقال التعليمي، سنتعلم كيفية استخدام تقويم (Outlook).

كيفية الوصول إلى تقويم أوت لوك – Microsoft Outlook:

إن تقويم (Outlook) هو أداة مفيدة يمكن الوصول إليها بسرعة وسهولة من خلال البريد الإلكتروني عن طريق التالي:
1. عرض صورة مصغرة للتقويم نبدأ بفتح صندوق الوارد في Outlook:
البحث عن أيقونة التقويم في الجزء السفلي الأيسر من واجهة البريد الإلكتروني (أسفل جزء التنقل). إذا قمنا بتمرير الماوس فوق الرمز، فسنرى صورة مصغرة للتقويم مع المواعيد القادمة.
2. فتح عرض التقويم (Calendar View):
لفتح عرض التقويم ننقر فوق رمز التقويم. سيظهر تقويم (Microsoft Outlook).

نلاحظ أن العرض الافتراضي هو شهر تقريبًا. وهذا ما يسمّى عرض الشهر. يتم تمييز التاريخ الحالي، على الرغم من أنه يمكن تحديد أيام تقويم مختلفة للعمل معها.
يتضمن تقويم (Outlook) أيضًا بعض الميزات الرائعة:

• يوجد تقرير محلي عن حالة الطقس في أعلى التقويم. يمكن تخصيص هذه المعلومات بإدخال اسم المدينة أو الرمز البريدي.
  
• توجد صور مصغرة للأشهر التي تسبق الشهر الحالي وبعده على يسار الشاشة. لإخفاء هذه الصور المصغرة، نسحب الجانب الأيمن من الجزء الذي يحتوي على الصور المصغرة ونسحبها إلى اليسار.
  
• يوجد شريط بحث في الجزء العلوي الأيسر من التقويم. حيث يمكن البحث في أحداث التقويم بالكلمات أو العبارات الرئيسية.
  

3. تغيير عرض التقويم (Calendar View):
يمكن تغيير عرض التقويم (Calendar View) في الجزء العلوي من تقويم (Outlook)، ننقر فوق عرض (View) من القائمة.

في علامة التبويب عرض ( View)، سنرى العديد من الإعدادات التي ستتيح لنا تخصيص طريقة ظهور التقويم:

• يوم: يتيح عرض اليوم مشاهدة أحداث اليوم. يبدو عرض اليوم مثل صفحة في مخطط ورقي. باستخدام شريط التمرير الموجود على الجانب الأيمن من عرض اليوم للتحرك لأعلى ولأسفل على الصفحة.
  
• أسبوع العمل: يتيح للمستخدم عرض أسبوع العمل الاطلاع على خمسة أيام من جدوله (من الاثنين إلى الجمعة).
  
• أسبوع: يشبه عرض الأسبوع طريقة عرض أسبوع العمل، باستثناء أنه يتضمن عطلات نهاية الأسبوع. يمكن أن يكون هذا العرض مفيدًا إذا كان يعمل في ساعات غير تقليدية أو إذا قام بتضمين المواعيد الشخصية في التقويم.
  
• شهر: يسمح بمشاهدة أيام الشهر.
  
• عرض الجدول: يتيح عرض الجدول الزمني مشاهدة مواعيد اليوم في شكل الرسم البياني الشريطي.
  

كيفية إنشاء موعد أو مهمة في أوت لوك – Microsoft Outlook:

يمكن إضافة أنواع مختلفة من العناصر إلى تقويم (Microsoft Outlook)، بما في ذلك:

مواعيد Appointments: عادة ما يتضمن الموعد شخصان. على سبيل المثال، يمكن للمستخدم تحديد مواعيد مع طبيبه أو محاسبه.
الاجتماعات: عادة ما يشارك في الاجتماع مجموعة من الناس. إن منظم الاجتماع، يكون مسؤولاً عن جدولة الاجتماع، وأيضًا عن إرسال دعوات الاجتماع.
مهام: المهمة هي الوقت الذي يحجبه المستخدم في التقويم الخاص به لتحقيق أهداف ومهام معينة.

إعداد موعد جديد – Appointment:

1. البدء من أي عرض للتقويم، ولكن يجب التأكد من أننا في علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”.
   
2. النقر فوق رمز موعد جديد(New Appointment). تظهر شاشة موعد فارغة.
   
3. كتابة معلومات الموعد في الحقول المناسبة.
   فيما يلي وصف موجز لكل حقل وكيفية ملء كل حقل:
   

• موضوع (Subject): كتابة وصفًا موجزًا ​​للموعد.
  
• الموقع (Location): إدخال الموقع الذي سيحدث فيه الموعد.
  
• وقت البدء (Start Time): كتابة التاريخ والوقت الذي سيبدأ فيه الموعد. بالنقر فوق الصورة المصغرة للتقويم لتحديد الشهر واليوم. والنقر فوق السهم لأسفل على يمين الوقت لاختيار الوقت. وتحدد مربع التبديل على يمين هذا الحقل إذا كان الحدث سيستمر طوال اليوم.
  
• وقت النهاية (End Time): إدخال تاريخ ووقت انتهاء الموعد. باستخدام الصورة المصغرة للتقويم وأسهم لأسفل.
  4. في المربع الكبير أسفل معلومات الموعد، يمكن كتابة أي ملاحظات حول الموعد.
  لجدولة موعد متكرر، ننقر فوق رمز التكرار (Recurrence pattern) في الشريط (يبدو وكأنه دائرة). يعرض مربع الحوار “تكرار الموعد”: حدد نمط التكرار للموعد. يمكن أيضًا تحديد المدة التي سيستمر فيها الموعد في التكرار. عند الانتهاء، النقر فوق موافق (OK) للعودة إلى شاشة الموعد عند الانتهاء من إدخال معلومات الموعد،
  5. ننقر على رمز حفظ وإغلاق (Save & Close) في الجزء العلوي الأيسر من شاشة الموعد. وسوف يتم إضافة الموعد إلى التقويم.