كيفية إنشاء قوالب جداول بيانات جوجل

تساعدك قوالب جداول بيانات جوجل (Google Sheets) على إنشاء جداول بيانات أفضل بالإضافة إلى توفير وقتك الثمين، يعرف القالب ما تحتاجه ويقدمه بدون أي إدخال يدوي ممّا يمنحك القدرة على التركيز على أشياء أكثر أهمية مثل فهم البيانات نفسها.

ما أهمية استخدام قوالب جداول بيانات جوجل للأعمال

تعد قوالب جداول بيانات جوجل (Google Sheets) أداة عمل رائعة يمكن استخدامها بواسطة فرق من أي حجم، سواء كان نشاطًا تجاريًا مبتدئًا أو شركة مؤسسة قائمة ستستمتع بمزايا لا حصر لها عند استخدام نماذج جداول بيانات جوجل، حتّى إذا لم تستخدمها كأداة أساسية لنشاطك التجاري فيمكنها استكمال الأدوات الأخرى، على سبيل المثال يمكنك استخدام (CRM) مجاني لتتبع معلومات العميل ثم استخدام قالب فاتورة جداول بيانات جوجل لإنشاء فواتير بسرعة لكل عميل، ومن مزايا استخدام نماذج جداول بيانات جوجل للأعمال:

1. مجانية

قوالب جداول بيانات جوجل مجانية تمامًا للاستخدام وهي تغطي مجموعة متنوعة من الاحتياجات، لذلك لن تضطر إلى إنفاق مئات الآلاف من الدولارات للحصول على اشتراك إكسل (Excel) أو الاشتراك في أداة أخرى، ما عليك سوى جعل الجميع يشتركون في حساب (Google Workspace) والحصول على وصول فوري للعمل إلى القوالب.

2. القدرة على التعاون

تسمح قوالب جداول بيانات جوجل لفريقك بالتعاون مع القليل من إدارة البوابة، الشيء الوحيد الذي عليك القيام به هو النقر فوق الزر مشاركة (Share) في الزاوية اليمنى العليا من المستند وسيتمكن أعضاء فريقك من الوصول إلى الملف، يمكنك أيضًا قصر جانب التعاون على التعليق أو العرض فقط، يُعد هذا خيارًا رائعًا للمستندات الحساسة التي يجب على عدد قليل فقط من الأشخاص تحريرها.

3. بديهية الاستخدام

لاستخدام قالب جداول بيانات جوجل فإنك تحتاج إلى خبرة قليلة جدًا في استخدام جداول البيانات، لا تحتاج إلى معرفة الصيغ والوظائف المتقدمة لجعلها تعمل من أجلك، حيث تكون القوالب مُجهّزة مع جميع الحقول والحسابات المضمنة كل ما عليك فعله هو توصيل الأرقام وملء الحقول وسيقوم المستند بإنشاء تقرير أو حساب الإجمالي.

4. قابلة للتخصيص

لا يعني استخدامك لأحد النماذج أنك عالق في مظهره وجوهره، يمكنك بسهولة تغيير الحقول والألوان والخطوط باستخدام الأدوات المضمنة في جداول بيانات جوجل، بمُجرّد القيام بذلك ستشعر أن النموذج مخصص لشركتك فقط.

5. عدم فقدان البيانات

فائدة أُخرى رائعة لاستخدام قوالب جداول بيانات جوجل فما لم يحدث حادث غريب مع خوادم جوجل فمن شبه المستحيل فقدان البيانات، يتم تخزين جميع التغييرات في السحابة وتتضمن جداول بيانات جوجل محفوظات إصدار المستند حيث يمكنك الرجوع إلى إصدار سابق إذا حدث شيء ما.

في حال حصل عطل ما في جهاز الكمبيوتر المحمول أو فقدت الاتصال بالإنترنت (Internet)، فإن جداول بيانات جوجل تقوم ببساطة بتجميد النسخة حتى تتصل بالإنترنت مرّة أُخرى، ستظل بحاجة إلى اتخاذ بعض الاحتياطات مثل تمكين التحرير في وضع عدم الاتصال وتنزيل نسخة من المستند على محرك الأقراص المحلي.

كيفية البحث عن القوالب في جداول بيانات جوجل

هناك طريقتان شائعتان يمكنك من خلالهما العثور على قوالب جداول بيانات جوجل المجانية واستخدامها، وهما:

1. معرض النماذج المدمج في جوجل

• في متصفح جهاز الكمبيوتر الخاص بك انتقل إلى جداول بيانات جوجل.

• انقر فوق خيار معرض النماذج (Template Gallery) في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة واستكشف القوالب للعثور على النموذج المناسب لك.

• ستجد نماذج مختلفة لاحتياجاتك الشخصية واحتياجات العمل وإدارة المشروع.

2. الإضافات

هناك طريقة أُخرى للعثور على قوالب مجانية في جداول بيانات جوجل (Google Sheets) وهي تنزيل الوظيفة الإضافية (Vertex42) وتثبيتها، إليك طريقة القيام بذلك:

• قم بفتح أحد جداول بيانات جوجل الحالية أو اكتب (sheets.new) لإنشاء ورقة جديدة.

• قم بالنقر على علامة التبويب الإضافات (Extensions) في القائمة العلوية اليمنى لتظهر لك قائمة من الخيارات.

• انقر فوق خيار الوظائف الإضافية (Add-ons) من القائمة المنسدلة.

• ثم انقر على خيار الحصول على الوظائف الإضافية (Get add-ons) من القائمة الفرعية، كما هو موضح لك في الصورة التالية:

• اكتب (Vertex42) في شريط البحث وانقر فوق زر الإدخال (enter) قم بتثبيت الوظيفة الإضافية.

• للوصول إلى القوالب انقر على خيار الامتدادات (Extensions) ثم خيار معرض النماذج للجداول (Template Gallery for Sheets) ثم خيار تصفح النماذج (Browse Templates)، كما هو موضح لك في الصورة التالية:

ستجد هنا قوالب يمكن أن تساعدك في كل ما تحتاجه تقريبًا سواء كنت بحاجة إلى إنشاء فاتورة أو متتبع للدخل/ المصروفات أو لوحة معلومات لإدارة مشاريعك.