أصبحت التطورات التكنولوجية الحديثة والتطبيقات المصاحبة لها جزءًا أساسيًا من الحياة اليومية للناس، ولا سيما في المجال الإداري، وذلك لأن الإدارة الإلكترونية هي نوع من ممارسات الإدارة الفنية الحديثة، وقد سمحت للإدارة بإجراء تغييرات كبيرة على مستوى الفكر الإداري.
كيفية التحول من الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية
تم تنظيم برامج إدارة السجلات والمعلومات التقليدية (RIM) حول أنظمة وعمليات حفظ السجلات المادية الورقية، ومع ذلك، يجب على المؤسسات الانتقال من النموذج الورقي إلى نموذج جديد مبني حول إدارة السجلات الإلكترونية لتحسين قيمة المعلومات من خلال ضمان سهولة الوصول إليها كاملة وصحيحة ودقيقة وقابلة للاستخدام بالكامل لأي شخص قانوني، حيث يركز إجراء الانتقال من الورق إلى الإلكتروني على (10) مكونات رئيسية لإجراء هذا الانتقال، تشمل مجالات الموضوعات الرئيسية ما يلي:
- الاحتفاظ بالسجلات.
- التدقيق والامتثال.
- حفظ الدفاتر والقانون.
- تحسين أداء نظام حفظ الدفاتر.
- حماية السجلات.
- الوصول إلى المعلومات والخصوصية والأمان.
- حلول البرمجيات.
- حفظ السجلات الرقمية.
بيئة البيانات في الإدارة الإلكترونية
إن وسائل إنشاء ونقل وتخزين السجلات والبيانات تتغير بشكل كبير، لم تعد المنظمات تواجه إدارة السجلات على الورق ولكنها تواجه تحديات إدارة السجلات والمعلومات والبيانات حول:
- خوادم الشبكة.
- الذاكرة العشوائية في الهواتف والحواسيب.
- تطبيقات المؤسسة.
- الأنظمة القديمة.
- النسخ الاحتياطي والأرشفة.
- أجهزة الكمبيوتر المكتبية.
- أجهزة الكمبيوتر المحمول.
- الوسائط القابلة للإزالة.
- الأجهزة المحمولة.
- أنظمة الصوت.
البيئة التشريعية في الإدارة الإلكترونية
- قد تؤثر قوانين الشركات والأعمال على السجلات التي يجب الاحتفاظ بها وفي أي موقع وقد يكون لها تأثير على مركزية سجلات الشركة أو الاستعانة بمصادر خارجية.
- تحدد قوانين الأدلة الإلكترونية ما إذا كانت السجلات الإلكترونية مقبولة أم لا في المحكمة بدلاً من الورق.
- تسمح التوقيعات الرقمية باستخدامها على المستندات بدلاً من التوقيعات المكتوبة على المستندات والسجلات الورقية.
- تنص التجارة الإلكترونية والمعاملات الإلكترونية على استخدام السجلات الإلكترونية بدلاً من الورق.
- تحدد حماية البيانات والخصوصية المقصود بالمعلومات الشخصية.
- القوانين التي تحكم أنواعًا مختلفة من السجلات.
- توفر القوانين الخاصة بالصناعة.
