عند إنشاء جدول بيانات من المُهم أن تكون قادرًا على فرز بياناتك خلاله بطرق مختلفة اعتمادًا على السياق من أجل مساعدتك في فهمها، فيما يلي تجد كيفية فرز البيانات أبجديًا في جداول بيانات جوجل (Google sheets) على سطح المكتب والجوال.
كيفية فرز البيانات في جداول جوجل
تساعد القدرة على الفرز أبجديًا في إدخال البيانات والبحث عن البيانات وغيرها من الحالات التي تتطلب تنظيمًا أبجديًا رقميًا في جداول بيانات جوجل (Google sheets)، إذا كنت تقوم بإنشاء قائمة كتب أو قائمة بريدية أو قائمة فصل دراسي فإن ميزة الفرز حسب (sort by) هذه ستقوم بترتيب هذه القائمة أبجديًا حرفيًا نيابة عنك، على سبيل المثال إذا كنت تقوم بإنشاء جدول بيانات لتتبع التبرعات فقد يكون من المفيد الفرز من الأعلى إلى الأدنى أو من الأدنى إلى الأعلى.
وفي بعض الأحيان سيكون من المفيد لك ترتيب البيانات أبجديًا، حيث يُعد تتبع الأشخاص بالاسم الأول أو الأخير من الألف إلى الياء أحد أكثر وسائل التنظيم شيوعًا ومألوفًا لمعظم الأشخاص، لذلك إذا كنت تفعل شيئًا مثل إنشاء قائمة ضيوف أو محاولة تتبع التفضيلات الخاصة بهدية التبادل فرُبّما تريد فرز الأسماء بهذه الطريقة.
كيفية الفرز أبجديًا في جداول جوجل على جهاز الكمبيوتر
ولتتمكن من ترتيب البيانات حسب الحروف الأبجدية في جداول بيانات جوجل (Google sheets)، اتبع الخطوات التالية:
- قم بفتح جداول بيانات جوجل على جهاز الكمبيوتر الشخصي أو على جهاز كمبيوتر ماك (Mac) من خلال متصفح الإنترنت الخاص بك.
- قم بتسجيل الدخول إلى حسابك وافتح الجدول الذي تريد فرزه وترتيبه أبجديًّا.
- قم بتحديد مجموعة البيانات الخاصة بك بأكملها ستكون بحاجة إلى تحديد جميع الخلايا في مجموعة البيانات حتّى لو كانت فارغة.
- قم بالنقر فوق علامة التبويب البيانات (Data) من أعلى الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات.
- في القائمة المنسدلة انقر فوق خيار فرز النطاق (Sort Range).
- في النافذة المنبثقة تأكد من تحديد ما إذا كانت الأعمدة تحتوي على عناوين أم لا، إذا كانت كذلك حدد المربع في الأعلى.
- إذا كنت تريد فرز جدول بيانات كامل مع عناوين فتأكد من تجميد الصف الأول، بعد ذلك في الجزء العلوي من جدول البيانات قم بالنقر على حرف العمود الذي تريد الفرز وفقًا له، انقر بزر الماوس الأيمن على الحرف ثم انقر على خيار فرز الورقة (A>Z).
- قم بتحديد العمود الذي ترغب في فرزه أبجديًا، ثم اختر (A to Z) أو (Z to A).
- عندما تكون متأكدًا من صحة كل شيء انقر فوق خيار فرز (Sort).
كيفية الفرز أبجديًا في جداول جوجل على الهاتف
- قم بفتح تطبيق جداول بيانات جوجل على جهاز الهاتف المحمول الخاص بك المزوّد بأي من أنظمة تشغيل آيفون (iPhone) أو أندرويد (Android).
- قم بتحديد جدول البيانات الذي تريد تحريره.
- اضغط على المربع الرمادي في الزاوية العلوية اليسرى من جدول البيانات ليتم تحديد المستند بأكمله.
- قم بالنقر فوق النقاط الثلاث في الزاوية العلوية اليمنى من شاشتك لتظهر لك قائمة من الخيارات.
- في القائمة الجانبية انقر على زر إنشاء فلتر (Create a filter).
- اضغط على المثلث الأخضر بجوار العمود الذي تريد فرزه.
- ضمن قسم الترتيب والتصفية (Sort and filter) قم بالنقر على (A> Z) أو (Z> A) حسب رغبتك.
سلبيات طريقة فرز مجموعة البيانات
على الرغم من أن طريقة فرز مجموعة البيانات المذكورة أعلاه تعمل بشكل رائع إلّا أنّ هناك بعض المشكلات التي تواجهك فيها، فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند استخدام هذه الطريقة:
- عند الانتهاء من حذف الصفوف الفارغة يتبقى لك مجموعة بيانات مرتبة، يُعد هذا أمرًا رائعًا إذا كنت ترغب في فرز البيانات على أي حال ولكن إذا كنت تريد العودة إلى ترتيب مجموعة البيانات بالترتيب الأصلي فلا يمكنك القيام بذلك، على الرغم من وجود طريق طويل للقيام بذلك (عن طريق إضافة عمود برقم تسلسلي وفرزه لاستعادة الترتيب الأصلي) فمن الأفضل تصفية البيانات وحذف الصفوف فقط.
- تحتاج إلى فرز البيانات (Z → A) وليس (A → Z)، إذا قمت بفرز البيانات من (A → Z) فقد يتم أيضًا فرز رؤوس البيانات الخاصة بك وينتهي بك الأمر في مكان ما في منتصف أو نهاية مجموعة البيانات.
