الجداول في برنامج (Microsoft Access)

أهميّة الجداول في برنامج (Access):

وضعت شركة (Microsoft) العديد من الكائنات في برنامج (Access)، تساعد المستخدم في إدخال البيانات واستخراجها وطباعتها، حيث تُعتبر الجداول هي أحد هذه الكائنات ويتمّ من خلالها جمع كافّة البيانات المتعلّقة بموضوع معيّن، مثل الموظفين أو المنتجات أو العنوان؛ أي تُعتبر الجداول أو القوائم أماكن تخزين للبيانات في قاعدة البيانات.

مكوّنات الجداول في برنامج (Access):

1. السجلات (الصفوف): وهي عبارة عن سلسلة من المعلومات المتعلّقة بمدخل معيّن، فيحتوي كلّ سجل في الجدول على معلومات حول عنصر واحد، مثل (موظف معيّن، شخص، كتاب، سلعة). ويتكوّن السجل من مجموعة من الحقول.
   
2. الحقول (الأعمدة): وهي عبارة عن فئة محدّدة من المعلومات الموجودة في داخل القائمة، مثل الاسم ورقم الهاتف والعنوان.
   

ويمكن أن تحتوي قاعدة البيانات على أكثر من جدول لتخزين معلومات معيّنة عن موضوع معيّن. ويحتوي الجدول على العديد من الحقول والسجلات.

طريقة إنشاء الجداول:

بعض قواعد البيانات البسيطة مثل قائمة جهات اتصال قد تحتاج جدول واحد فقط. وأيضًا عدد كبير من قواعد البيانات تستخدم عدّة جداول. وعندما تقوم بإنشاء قاعدة بيانات جديدة، سوف يتم إنشاء ملف جديد على جهاز الكمبيوتر يعمل كحاوية لجميع الكائنات في قاعدة البيانات الخاصة بك، بما في ذلك الجداول.

يُمكنك إنشاء جدول من خلال طرق متعددة، منها:

• إنشاء قاعدة بيانات جديدة.
  
• إدراج جدول في قاعدة بيانات موجودة.
  
• استيراد جدول أو ربطه من مصدر بيانات آخر، مثلاً: مصنف من برنامج (Microsoft Excel)، أو مستند من برنامج (Microsoft Word)، أو ملف نصّي أو قاعدة بيانات أخرى.
  وعند إنشاء قاعدة بيانات جديدة فارغة، يتم إدراج جدول جديد فارغ تلقائياً. ويُمكنك بعد ذلك إدخال بيانات في الجدول لبدء تعريف الحقول.
  

1. إنشاء جدول جديد في قاعدة بيانات جديدة:

1. انقر فوق قائمة ملف (File) ثمّ اختر الأمر جديد (New)، ثمّ اختر قاعدة بيانات سطح مكتب فارغة (Blank Desktop Database).
   
2. في مربع اسم الملف، اختر اسم ملف قاعدة البيانات الجديدة.
   
3. اختر المكان الذي تريد حفظ قاعدة البيانات فيه.
   
4. انقر فوق إنشاء (Create) ليتم فتح قاعدة البيانات الجديدة. ويتم إنشاء جدول جديد باسم الجدول1 (Table1) وفتحه في ورقة البيانات.
   

2. إنشاء جدول جديد في قاعدة بيانات موجودة:

1. انقر فوق قائمة ملف (File) ثمّ اختر الأمر فتح (Open)، ثمّ انقر فوق قاعدة البيانات التي تريدها إذا كانت مُدرجة ضمن العناصر الأخيرة (Recent). وإذا لم تكن موجودة، قُم باختيار أحد خيارات المستعرض لتحديد موقع قاعدة البيانات المواد فتحها.
   
2. من نافذة فتح (Open)، قُم بتحديد قاعدة البيانات المطلوبه، ثمّ انقر فوق زر الفتح (Open).
   
3. من شريط الأدوات من قائمة إنشاء (Create)، من المجموعة جداول (Tables)، انقر فوق جدول (Table) سيتم إدراج جدول جديد في قاعدة البيانات. ويمكن فتحه في طريقة عرض ورقة البيانات مباشرةً.
   

3. الاستيراد أو إنشاء ارتباط لإنشاء جدول:

يُمكن أيضًا إنشاء جدول من خلال استيراد بيانات مخزّنة في مكان آخر أو إنشاء ارتباط لها. مثلاً يمكن استيراد بيانات موجودة في ورقة عمل برنامج (Excel) أو ملف (XML)، أو قائمة (SharePoint)، أو من قاعدة بيانات (Access) أخرى، أو حتّى من مجلّد (Microsoft Outlook) وغيرها ويمكن إنشاء ارتباط لها.
وعند استيراد البيانات، سيتمّ إنشاء نسخة من هذه البيانات منها في جدولٍ جديد في قاعدة البيانات الحاليّة. وإجراء أيّ تغييرات لاحقة على البيانات المصدر لن تؤثّر أيّ تأثير على البيانات المستوردة، بالمقابل أيضًا إجراء أيّ تغييرعلى البيانات المستوردة لن تُحدِث أيّ تأثير في البيانات المصدر. بالإضافة إلى أنّه بعد الاتصال بمصدر بيانات واستيراد البيانات الموجودة فيه، تستطيع استخدام البيانات المستوردة دون اتصال بهذا المصدر أبدًا. ويمكن أيضًا تغيير تصميم أيّ جدول قمت باستيراده.
وعند القيام بإنشاء ارتباط ببيانات، يتمّ مباشرةً إنشاء جدول مرتبط بها في قاعدة البيانات الحالية يُمثّل ارتباط مُباشر بالمعلومات الموجودة والمخزّنة في مكانٍ آخر. فعندما تقوم بتغيير البيانات الموجودة في جدول مرتبط، فإنك تغيّرها في المصدر أيضًا. وكلّ تغيير على البيانات في المصدر، سيظهر أيضاً في الجدول المرتبط. ويجب أن تستطيع من الاتصال بمصدر البيانات كلّما قمت باستخدام جدولاً مرتبطاً. ولا يمكنك تغيير تصميم أيّ جدول مرتبط.

4. إنشاء جدول جديد باستيراد بيانات خارجية أو إنشاء ارتباط بها:

• انقر فوق قائمة ملف (File) ثمّ اختر الأمر فتح (Open).
  
• من نافذة فتح (Open)، قُم بتحديد قاعدة البيانات المطلوبه، ثمّ انقر فوق زر الفتح (Open) ليتم فتحها.
  
• من قائمة البيانات الخارجية (External Data)، من المجموعة استيراد وربط (Import & Link)، انقر على أحد مصادر البيانات المتوفّرة التي تريدها. كما في الشكل:
  

4. قم بتتبّع الإرشادات الموجودة في نوافذ الحوار التي ستظهر لك في كلّ خطوة، سيقوم برنامج (Microsoft Access) بإنشاء الجدول الجديد وعرضه في جزء التّنقّل.