عندما نقوم بعمل أو مشروع شخصي يتضمن معلومات إلكترونية، فمن المفيد دائمًا أن يكون لدينا كل ما نحتاجه في مكان واحد، مثل مجلد واحد على محرك الأقراص الثابتة أو في السحابه. وقد يكون ذلك صعبًا عندما تكون المستندات بتنسيقات مختلفة. قد يكون لدينا ملفات (Word) وجداول بيانات (Excel) في ملف، وملفات (HTML) تم وضع إشارة مرجعية لها على الإنترنت ورسائل مخزنة على خادم البريد الإلكتروني.
كيفية حفظ بريد أوت لوك في جميع إصداراته كملف PDF:
في معظم الأحيان، من الممكن تحويل الملفات إلى تنسيق يسهل التعامل معه. هذا هو الحال مع البريد الإلكتروني (Outlook)، والذي يمكن تحويله إلى ملف بتنسيق مستند محمول (PDF). يمكن تخزين ملف (PDF) بجانب (Word) و (Exce) وأنواع أخرى من المستندات في مجلد مستند عادي، ويمكن مشاركتها مع الآخرين وعرضها بغض النظر عن نوع المعدات أو البرامج التي لديهم. يمكن أيضًا حماية ملفات (PDF) بالأذونات وكلمات المرور.
تحويل البريد الإلكتروني إلى PDF باستخدام Outlook 2016 أو أعلى:
نتبع هذه الخطوات إذا كان يُستخدم (Windows 2010):
1.في (Outlook)، فتح الرسالة المراد تحويلها إلى (PDF).
2.النقر فوق علامة التبويب ملف (File) وتحديد طباعة (Print).
3.ضمن الطابعة، النقر فوق القائمة المنسدلة وتحديد (Microsoft Print to PDF).
4. النقر فوق طباعة (Printer).
5. في مربع الحوار (Save Print Output As)، الانتقال إلى المجلد المراد حفظ ملف( PDF) فيه.
6. إذا كان من المراد تغيير اسم الملف، فنقوم بذلك في حقل اسم الملف ثم النقر فوق حفظ (Save).
7. يتم حفظ الملف في المجلد الذي تم اختياره.
الإصدارات السابقة من أوت لوك – Outlook:
بالنسبة لإصدارات (Windows) الأقدم من (2010)، نحتاج إلى حفظ رسالة البريد الإلكتروني كملف (HTML)، ثم التحويل إلى (PDF).
1. في (Outlook)، نقوم بفتح الرسالة المراد تحويلها.
2. النقر فوق علامة التبويب ملف وتحديد حفظ باسم (Save as).
3. في مربع الحوار حفظ باسم، نقوم الانتقال إلى المجلد المراد حفظ الملف فيه.
4. إذا كان من المراد تغيير اسم الملف، فنقوم بذلك في حقل اسم الملف.
5. النقر فوق القائمة المنسدلة حفظ كنوع وتحديد (HTML). النقر فوق حفظ (Save).
6.فتح (Word). والنقر فوق علامة التبويب ملف (FILE) واختيار فتح (OPEN). ثم تحديد ملف (HTML) المحفوظ.
7. النقر فوق علامة التبويب ملف (FILE) وتحديد حفظ باسم (SAVE AS).
8- تصفُّح الموقع المراد حفظ الملف فيه. ثم في مربع الحوار (Save As)، النقر فوق القائمة المنسدلة (Save as Type) واختيار (PDF).
9. النقر فوق حفظ (SAVE).
10. يتم حفظ ملف (PDF) في المجلد الذي تم تحديده.
تحويل البريد الإلكتروني في أوت لوك – outlook 2007 إلى PDF:
إذا كنت المستخدم يستخدم (Outlook 2007)، فلا توجد طريقة سهلة لتحويل رسالة بريد إلكتروني مباشرة إلى ملف (PDF). ولكن يمكن الحصول على المعلومات في ملف (PDF) باستخدامبضع خطوات إضافية:
1.في (Outlook)، فتح الرسالة المراد حفظها.
2.وضع المؤشر في الرسالة والضغط على (Ctrl + A) في لوحة المفاتيح لتحديد نص الرسالة بالكامل.
3.الضغط على (Ctrl + C) لنسخ النص.
4.فتح مستند (Word) فارغًا.
5.الضغط على (Ctrl + V) للصق النص في المستند.
6. الضغط على زر (Microsoft Office) والنقر فوق حفظ (save).
ملاحظة: لن تتضمن هذه العملية رأس الرسالة. إذا كان من المراد تضمين هذه المعلومات، فيمكن كتابتها في مستند (Word) يدويًا، أو النقر فوق استجابة (Respond)> إعادة توجيه (Forward)، ونسخ المحتوى ولصقه في المستند.
7- في مستند (Word)، الضغط على زر (Microsoft Office)، وتمرير مؤشر الماوس فوق حفظ باسم (save as) وتحديد (PDF) أو (XPS).
8. في حقل اسم الملف (file name)، كتابة اسمًا للمستند.
9. في القائمة (Save as Type)، تحديد (PDF).
10. ضمن ( Optimize For)، اختيار جودة الطباعة المفضلة.
11. النقر فوق خيارات (Options) لتحديد إعدادات إضافية ثم النقر فوق موافق (OK).
12. النقر فوق نشر (Publish).
13 يتم حفظ ملف (PDF) في المجلد الذي تم تحديده.
تحويل البريد الإلكتروني إلى PDF على جهاز Mac:
هذه الخطوات إذا كان المستخدم يستخدم (Outlook) على جهاز( Mac):
1. في (Outlook)، فتح الرسالة التي تريد تحويلها إلى( PDF).
2. النقر فوق ملف (file) في شريط القائمة وتحديد طباعة (print) من القائمة المنسدلة.
3. النقر فوق القائمة المنسدلة (PDF) وتحديد حفظ بتنسيق (PDF).
4. كتابة اسمًا للملف.
5. النقر فوق السهم الموجود بجوار الحقل حفظ باسم والانتقال إلى المجلد المراد تخزين الملف فيه.
6. النقر فوق حفظ (save).
7. سيتم حفظ ملف (PDF) في المجلد الذي تحديده.
