قواعد بيانات برنامج (Microsoft Access)

ما هي قاعدة البيانات (Database)؟

قواعد البيانات (Database) هي مجموعة من عناصر بيانات منطقيّة مرتبطة مع بعضها بعلاقة رياضيّة، حيثُ تتكوّن من جدول واحد أو أكثر، مثال عليها السّجل الخاصّ بالموظف إذ يتكوّن من عدّة حقول، مثل: رقم الموظف، درجته، تاريخ تعيينه، الراتب وغيرها. وتكون جميع بيانات الموظف مخزّنة بشكل منظّم، حيث يسهل لنا التّعامل معها والبحث ضمن هذه البيانات، والتّمكن من الإضافة والتّعديل عليها.

أمثلة على استخدام قواعد البيانات:

يتم استخدام قواعد البيانات من قِبَل المنظّمات من أجل تخزين المعلومات، استرجاعها وإدارتها. لنرى بعض الأمثلة على ذلك:

1. تسجيل أسماء أشخاص و مؤسسات وأرقام هواتفهم وعناوينهم .
   
2. تسجيل مبيعات ومشتريات واستخراج فواتير متنوّعة.
   
3. تسجيل بيانات عن الطلّاب مثل درجاتهم واستخراج نتائجهم.
   
4. تسجيل بيانات عن المرضى وإجراء إحصاءات مختلفة لهم.
   
5. تسجيل بيانات عن عاملين في مؤسسة معيّنة وتقارير بالمستحقات الخاصّة بهم وإجازاتهم.
   
6. مكاتب سفر وحجوزات.
   
7. تسجيل تبرّعات ومصاريف وأنشطة خيريّة.
   
8. تسجيل فهارس مكتبات صوتيّة.
   

مميّزات قواعد البيانات في برنامج (Microsoft Access):

1. جمع كلّ كائنات قاعدة البيانات في ملف واحد امتداده (MDB). ولاشك من أنّ هذا أسهل في التّعامل مع البيانات حتّى وإن كان قد يمثّل خطورة عليها؛ لأنّه في حال تلف هذا الملف سيؤدي كذلك إلى تلف جميع كائنات قاعدة البيانات.
   
2. إمكانيّة استيراد وتصدير أنواع مختلفة من البيانات إلى برامج (Microsoft Office)، أو حتّى إلى قواعد وبرامج أخرى.
   
3. تعدّد درجات الأمان لقاعدة البيانات وتعدّد المستخدمين.
   
4. إمكانيّة وضع قاعدة البيانات على شبكة اتصالات داخليّة وتشغيلها من عدّة مستخدمين نفس الوقت.
   
5. وجود طرق تمكّن المستخدم من التحكّم في قاعدة البيانات ومنع التغيير عليها.
   

العناصر الأساسيّة في قواعد بيانات برنامج (Access):

وضعت شركة (Microsoft) العديد من كائنات في برنامج (Access)، تساعد المستخدم في إدخال البيانات واستخراجها وطباعتها، هذه الكائنات هي:

1. الجداول : وهي التي يتم من خلالها جمع كافّة البيانات المتعلّقة بموضوع معيّن؛ أي تعتبر الجداول أو القوائم أماكن تخزين للبيانات في قاعدة البيانات، وتتكوّن من:
   – الحقول (الأعمدة): وهي عبارة عن فئة محدّدة من المعلومات الموجودة في داخل القائمة.
   – التسجيلات (الصفوف): وهي عبارة عن سلسلة من المعلومات المتعلّقة بمدخل معيّن (شخص، كتاب، سلعة، الخ..)
   
2. الاستعلامات: ومن اسمها هي عبارة عن عمليّة الاستعلام عن بيانات معيّنة في قاعدة البيانات تنطبق عليها معايير محدّدة، أو الكائنات التي تنفذ عمليّات على البيانات في الجداول، مثل حذف سجلات أو التعديل عليها أو إنشاء جداول وغيرها. وعن طريقها يتم استخلاص المعلومات التي يحتاج إليها المستخدم مع تحديد المعايير والمقاييس الخاصّة بالاستفسار ليتم تعيين المعلومات المراد البحث عنها.
   
3. النّماذج: وهي عبارة عن وسيلة سريعة للإطلاع والتسجيل والتعديل على البيانات الخاصّة بقاعدة البيانات.
   
4. التّقارير: وهي عبارة عن كائنات عرض وطباعة البيانات بأشكال وطرق وتنسيق متنوعة. ويمكن من خلالها أخذ ملخّصات عن البيانات التي تتضمّنها قاعدة البيانات، كما يمكن عمل العديد من العمالياّت الحسابيّة والمعالجات من أجل تحليل البيانات.
   
5. الصّفحات: وهي عبارة عن صفحات لعرض البيانات في ملفّات من نوع (HTML)، تكون منفصلة عن ملف القاعدة الرئيسي؛ وذلك ليتم عرضها على شبكة الإنترنت.
   
6. الماكرو: ببساطة هو عبارة عن كائن يمكننا أن نضع فيه أمر أو عدّة أوامر أو إجراءات حتّى يتم تنفيذها.
   
7. الوحدات النمطيّة: هي عبارة عن مكان لتخزين الأوامر والإجراءات ليتم تنفيذها، أو استدعائها بأكثر من طريقة. وتختلف هذه الوحدات عن الماكرو بأنّه يمكن التّحكم في هذه الأوامر بشكل أكبر وأنّها ذات إمكانيّات أكبر وأوسع وأدق.