كيفية تشفير رسائل البريد الإلكتروني في برنامج Outlook

يُعد تشفير البريد الإلكتروني جانبًا واحدًا فقط من أمان (Outlook). ومع ذلك، يمكن أن يلعب دورًا في الحفاظ على أمان بيانات العميل، وهو جزء مهم من ممارسة الأنشطة التجارية في عالم اليوم.

ما هو تشفير البريد الإلكتروني ولماذا هو مهم؟

التشفير مهم لعدة أسباب. أولاً، يتم مشاركة الكثير من المعلومات الحساسة عبر البريد الإلكتروني. إذا تم اختراق بريد إلكتروني أثناء عملية الإرسال أو حتى أثناء وجوده في أرشيف البريد الإلكتروني، فمن المحتمل أن يتعلم المخترق ما يكفي لسرقة معلومات الحساب. في أسوأ السيناريوهات، قد يكتشف المتسلل أيضًا كلمة المرور لحساب بريد الإلكتروني للشخص؛ ممّا يعني أنه لا يمكنهم فقط الوصول إلى رسائله في أي وقت، بل يمكنهم أيضًا إرسال رسائل (ربما ضارة) باستخدام حساب بريده الإلكتروني.
قد لا تدرك جهات الاتصال الخاصة بهذا الشخص أن الرسائل لم تأت منه. التشفير هو طريقة لخلط المعلومات بحيث لا يمكن الوصول إليها من قبل أطراف ثالثة غير معروفة. إذا تم تشفير رسالة ما، فلن يتمكن سوى القارئ المقصود الذي لديه مفتاح لفتح التشفير من عرض محتوياتها.

كيفية تشفير البريد الإلكتروني في Outlook:

يحتوي (MS Outlook) على بعض حماية المعلومات المضمنة. ومع ذلك، في هذا المقال سنناقش على وجه التحديد كيفية إرسال بريد إلكتروني مشفر عبر (Outlook).
يدعم البريد الإلكتروني في (Outlook) تشفير البريد الإلكتروني للرسائل الصادرة والمستلمة. لتشفير البريد الإلكتروني في (MS Outlook)، نحتاج إلى اتباع ثلاث خطوات أساسية:
1 .الحصول على شهادة رقمية(digital certificate).
2. إرسال واستقبال رسالة مع الشهادة.
3. استخدام ميزة تشفير (Outlook).

1. الحصول على شهادة رقمية (معرّف رقمي):

تتمثل الخطوة الأولى في استخدام (MS Outlook) لتشفير البريد الإلكتروني في الحصول على معرف رقمي، يُعرف أيضًا باسم الشهادة الرقمية. الطريقة الأكثر أمانًا للقيام بذلك هي من خلال مرجع مصدق مستقل (CA). بعض المراجع المصدقة التي تعمل مع (Outlook) هي:

• كومودو
  
• DigiCert
  
• GlobalSign
  
• IdenTrust
  تتوفر مراجع مصدقة إضافية. يجب التأكد من التحقق من سمعة المرجع المصدّق بعناية قبل شراء شهادة رقمية. وتختلف تكلفة الحصول على الشهادة الرقمية حسب الجهة المصدرة. بمجرد الحصول على شهادة رقمية، ستحتاج إلى تثبيتها. يجب تتبع الإرشادات المقدمة من قبل المرجع المصدّق.
  

2. إرسال رسالة موقعة رقمياً:

قبل إرسال رسالة مشفرة إلى مستلم، يجب على كلا المرسل والمستلم تبادل الرسائل الموقعة رقمياً. بخلاف توقيع البريد الإلكتروني العادي، يرتبط التوقيع الرقمي بمعرف المرسل الرقمي ويتحقق من أن المرسل هو من أرسل الرسالة بالفعل.
1. لإرسال رسالة موقعة رقمياً، نقوم أولاً بإنشاء رسالة جديدة في (Outlook).
2. من داخل الرسالة، يجب النقر فوق علامة التبويب خيارات (Options).
3.النقر فوق أيقونة المزيد (More Options) من الخيارات على الشريط. يتم عرض مربع الخصائص (Properties).
4. النقر فوق الزر إعدادات الأمان (Security Settings) في مربع الحوار الخاصية (Property). يظهر مربع خصائص الأمان.
5. تحديد خانة الاختيار إضافة توقيع رقمي إلى هذه الرسالة.
6. القيام بإجراء أي تغييرات أخرى على مربع خصائص الأوراق المالية، حسب الحاجة.
7. عند الانتهاء، النقر فوق “موافق”. ثم النقر فوق إغلاق في مربع الحوار “خصائص”.
8. إرسال الرسالة بالتوقيع الرقمي إلى المستلم والطلب منه بإرسال رسالة بتوقيع رقمي للمرسل.

3. تشفير رسالة واحدة باستخدام MS Outlook:

بمجرد قيام المرسل والمستلم بتبادل التوقيعات الرقمية، يمكن إرسال رسائل مشفرة إلى ذلك المستلم.
كيفية القيام بذلك:
1. البدء بإنشاء الرسالة المراد تشفيرها في (Outlook). ثم من داخل الرسالة، النقر فوق علامة التبويب ملف.
2. انقر فوق رمز الخصائص. يظهر مربع الحوار “خصائص” فوق الرسالة.
3. النقر فوق الزر إعدادات الأمان. في مربع خصائص الأمان (Security Settings)، تحديد المربع بجوار تشفير محتويات الرسالة ومرفقاتها.
4. القيام بإجراء أي تغييرات أخرى في مربع خصائص الأمان (Security Settings)، حسب الحاجة.
5. النقر فوق موافق (OK)، ثم النقر فوق إغلاق (Close) في مربع الحوار خصائص (Properties).
6. إرسال الرسالة المشفرة.

استقبال رسالة مشفرة:

الرسائل التي تم تشفيرها باستخدام (Outlook.com) ستحتوي على زر قراءة الرسالة في الأسفل. وعند النقر على زر قراءة الرسالة، ستظهر شاشة بها خيار التحقق من الهوية من خلال قوقل (Google) أو برمز مرور يُستخدم مرة واحدة:
التحقق من الهوية باستخدام كلمة مرور:
1. للتحقق من الهويةباستخدام رمز مرور يستخدم لمرة واحدة، النقر فوق زر الحصول على رمز مرور.
2. سيتم إرسال كلمة مرور لمرة واحدة عبر البريد الإلكتروني. (ستكون كلمة المرور صالحة لمدة 15 دقيقة فقط.) ثم يجب إدخال رمز المرور عند المطالبة.