كيفية تمييز التكرارات وإزالتها في جداول بيانات جوجل

تؤدي البيانات المكررة إلى المساس بجودة ودقة مقاييس الأداء ولوحات معلومات المبيعات واتخاذ القرار والجهود الأخرى ذات الأهمية الحاسمة للمهام؛ لهذا السبب تحتاج إلى طريقة فعالة لتمييز التكرارات وإزالتها في جداول بيانات جوجل (Google Sheets)، في هذا المقال سنقدم إرشادات خطوة بخطوة وأمثلة لجميع الطرق المختلفة التي يمكنك من خلالها تمييز التكرارات في جداول بيانات جوجل.

المتطلبات الأساسية لإبراز التكرارات في جداول بيانات جوجل

قبل محاولة تمييز التكرارات في جداول بيانات جوجل (Google Sheets)، حاول التأكد من كل ممّا يلي:

• استبعد قواعد التنسيق الشرطي الأخرى المطبقة حاليًا على نطاق الخلايا الذي تستهدفه.

• تأكد من عدم وجود مسافات مفقودة في عمليات البحث.

• لا تحدد العناوين عند تمييز التكرارات باستخدام صيغ المصفوفة.

• تجنب تمييز القيم المكررة المحددة إذا لزم الأمر حدد الخلايا بقاعدة التنسيق الشرطي، ثم انقر فوق أيقونة سلة المهملات ضمن التنسيق (Format) > التنسيق الشرطي (Conditional formatting).

• يمكن أن تفشل جداول بيانات جوجل  في تمييز التكرارات بسبب أحرف المسافات الزائدة، حيث يحدث هذا عندما تكون هناك مسافات زائدة “مسافات زائدة أو بادئة” حول النص في خلية ولكن ليس في أخرى، يمكن أن تؤدي هذه المسافات الإضافية داخل الخلايا إلى فقدان التكرارات نظرًا لأن جداول البيانات تبحث عن تطابق تام.

طرق إبراز التكرارات في جداول بيانات جوجل

في جداول بيانات جوجل (Google Sheets) يُمكنك استخدام الصيغ المُخصصة المقترنة بالتنسيق الشرطي لتمييز التكرارات، في ما يلي بعض الطرق التي تُمكّنك من إظهار التكرار الموجود في جداول بيانات جوجل:

1. تمييز التكرارات في جداول بيانات جوجل في عمود واحد

افترض أن لديك مجموعة بيانات كما هو موضح أدناه وتريد تمييز جميع القيم المكررة في العمود (A).

لتتمكن من تمييز الخلايا المكررة في هذه القائمة باستخدام التنسيق الشرطي، قم باتباع الخطوات التالية:

• قم بتحديد النطاق الذي تريده، في حالة المثال نريد استخدام النطاق (A2:A15).

• قم بفتح نافذة التنسيق الشرطي عن طريق النقر على علامة التبويب تنسيق (Format) ثم النقر على خيار تنسيق شرطي (Conditional formatting) من القائمة المنسدلة، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• انقر فوق الخيار إضافة قاعدة أخرى (+ Add another rule) في جزء التنسيق الشرطي الذي يفتح، في حالة تفعيل التنسيق الشرطي بالفعل سيكون هذا الخيار في الأسفل، كما هو موضح لك في الصورة التالية:

• قم بتعيين خيار الصيغة المخصصة (Custom formula is) في قسم “تنسيق الخلايا إذا …” (Format cells if…).

• قم بإدخال صيغة التحقق المكررة (=countif(Range,Criteria)>1) واضغط على زر تم (Done) لإرجاع استجابة صح أو خطأ (true/false)، في حالة المثال نستخدم الصيغة (=countif ($A$2:$A$15,A2)>1) للتحقق من التكرار، كما هو موضح لك في الصورة التالية:

• ستُبرز جداول بيانات جوجل الآن التكرارات في القائمة الخاصة بك من خلال تضليلها، كما يظهر لك في الصورة التالية:

لاحظ أن استخدام هذه الطريقة يبرز جميع مثيلات الخلية المكررة، لذلك إذا تكرر العنصر مرتين أو ثلاث مرات فسيتم تمييز جميع الخلايا التي تحتوي على هذا العنصر، كما تحسب الدالة (COUNTIF) المستخدمة في التنسيق الشرطي عدد المرات التي تظهر فيها سلسلة نصية للخلية في القائمة، إذا كانت أكثر من (1) فتُرجع الصيغة (TRUE) ويتم تمييز تلك الخلايا.

مُلاحظة: يمكنك استخدام قسم نمط التنسيق (Formatting style) لتغيير لون التظليل ونمط الخط، هذا مفيد جدًا إذا كنت بحاجة إلى تمييز أكثر من لون واحد في كل مرة.

2. تمييز التكرارات في أعمدة جداول بيانات جوجل المتعددة

عند العمل بجداول بيانات أكبر تحتوي على العديد من الأعمدة من المُحتمل أن ترغب في تمييز العمود بأكمله عند وجود نسخة مُكرّرة بدلاً من الخلية فقط، هذا يجعل من السهل العثور على التكرارات عندما لا تكون الخلية المكررة على الشاشة، تختلف هذه العملية بطريقتين:

• يجب أن يتضمن النطاق جميع الصفوف (أي أنه سيصبح A2:A15 الآن A2:F15).

• يحتاج قسم المعايير إلى استخدام قيمة مطلقة للعمود (أصبح A2 الآن $A2).

دعنا نستخدم القائمة السابقة الخاصة بنا وهي قائمة مشتريات البقالة، ولكن الآن سنضيف المكان الذي تجد فيه كل منتج في المتجر كعمود جديد (كما هو موضح أدناه).

اتبع هذه الخطوات لتمييز الصف بأكمله للخلايا المكررة في عمود واحد:

• قم بتحديد نطاق جميع الأعمدة والصفوف التي تريد تمييزها بدلاً من العمود الذي تبحث عنه فقط التطابقات، في المثال حدد (A2: B15) بدلاً من (A2: A15).

• قم بفتح ميزة التنسيق الشرطي (Conditional formatting) وحدد النطاق الجديد، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• في علامة التبويب التنسيق الشرطي (Conditional formatting) قم بضبط قواعد التنسيق (Format rules) على الصيغة المخصصة … (Custom formula is…) وأدخل صيغة البحث عن التكرارات مع تعديل المعايير لعمود مطلق، هذا يعني إضافة إشارة ($) قبل (A2) في مثالنا، لذا فإن (countif($A$2:$A$15,A2)>1=) أصبح الآن (countif($A$2:$A$15,$A2)>1=).

• اضغط على زر تم (Done) لتطبيق التنسيق الجديد، وبذلك نكون قمنا بتمييز نطاق الصف بأكمله للأعمدة ذات التكرارات، كما هو موضح في الصورة أدناه:

3. تمييز الصف بأكمله إذا كانت التكرارات في عمود واحد

لنفترض أننا أردنا تمييز صف بأكمله إذا كان هناك تكرارات في العمود (B)، فمثلاً لو كان النطاق (B2:B7) يمكننا تطبيق الصيغة التالية على قائمة التنسيق الشرطي لتحقيق ذلك:

COUNTIF($B$2:$B$7,$B2)>1=

يشير هذا إلى أن التنسيق الشرطي يجب أن يبرز الصف بأكمله إذا كانت جداول بيانات جوجل (Google Sheets) تعرض تكرارات في النطاق ($B$2:$B$7).

كيفية إزالة جميع التكرارات

تحتوي جداول بيانات جوجل (Google Sheets) على أداة مفيدة لإزالة التكرارات بدلاً من تمييزها، سنستخدم قائمة البقالة السابقة الخاصة بنا مع بيانات موقع المنتج لتوضيح كيفية عملها، إليك كيفية العثور على التكرارات في جداول بيانات جوجل باستخدام هذه الأداة:

• قم بتحديد نطاق الخلايا الذي تريد تحليله.

• قم بالنقر على علامة تبويب البيانات (Data) الموجودة في أعلى الشاشة لتظهر لك قائمة من الخيارات.

• قم بالنقر على خيار إزالة التكرارات (Remove Duplicates) من القائمة المنسدلة.

• من النافذة المنبثقة إزالة التكرارات (Remove Duplicates)، قم بالنقر على مربع الاختيار الموجود جانب خيار تحتوي البيانات على صف رأس (Data has header row) إذا كانت البيانات تحتوي على هذه الميزة في تحديدك ثم اختر الأعمدة التي تريد التحقق من وجود قيم مكررة من قائمة التحقق، في مثالنا نريد فقط مقارنة قيم العمود (A).

• انقر على خيار إزالة التكرارات (Remove duplicates) لتطبيق التغيير.

• سيظهر جدول البيانات الآن يحتوي على صفوف فقط بدون خلايا مكررة.