اقرأ في هذا المقال
- إنشاء المجلدات في برنامج الأوت لوك
- استخدام اختصارات Outlook
- تنظيف صندوق البريد الوارد في برنامج الأوت لوك بنقرة واحدة
- كيفية وضع علامة على البريد العشوائي في مجلد البريد غير المهم
- إنشاء أو إضافة بريد إلكتروني للمرسل إلى قائمة المرسلين الموثوق بهم في Outlook
المسوّقون والمسؤولون التنفيذيون والمديرون التنفيذيون والمؤسسون وجميع الموظفين في كل مستوى من مستويات الهيكل التنظيمي على دراية ببرنامج (Microsoft Outlook)، الذي غالبًا ما تستخدمه الشركات كتطبيق بريد إلكتروني، حيث إنه بمثابة مدير معلومات شخصية بواسطة (Microsoft). إذا كان المستخدم يعرف كيفية إدارة البريد الإلكتروني في(Outlook) بشكل فعال، فيمكنه إدارة التقويم ومدير المهام ومدير الاتصال وتدوين الملاحظات في هذا العصر.
إنشاء المجلدات في برنامج الأوت لوك:
يوفّر الإصدار الجديد من (Outlook) ميزة إنشاء المجلدات وهو سهل الاستخدام للغاية. يُنشئ بعض الأشخاص مجلدات لأرشفة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم والبعض الآخر لتوزيع عملائهم. حيث يمكن للمستخدم إنشاء مجلدات وفقًا لمتطلبات المهمة وإلحاحها. سنقوم بإنشاء مجلد اسمه مثلاً “TO-DO” :
خطوات إنشاء مجلد من خلال صندوق بريد (Outlook) الإلكتروني:
- النقر بزر الماوس الأيمن فوق مجلد علبة الوارد (Inbox)> مجلد جديد (New Folder).
- إعطاء عنوان للمجلد وهنا سنسميه (To Do)> النقر فوق مجلد (TO-DO) لتمييزه والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه. سنرى “خيار إنشاء مجلد جديد” آخر.
بهذه الطريقة، سنتمكن من إنشاء مجلدات ومجلدات فرعية في (Outlook) دون أي متاعب.
استخدام اختصارات Outlook:
يمكن استخدام هذه الاختصارات لتبسيط المهمات:
- الانتقال إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية: (Alt+H).
- رسالة جديدة: (Ctrl+Shift+M).
- إرسال: (Alt+S).
- (Insert file) إنشاء ملف: (Alt+N, A, F).
- مهمة جديدة: (Ctrl+Shift+K).
- بحث: (Ctrl+E Alt+H, R, P).
- رد: (Alt+H, R, P).
- إعادة توجيه: (Alt+H, F, W).
- رد عالكل: (Alt+H, R, A).
- نسخ: (Ctrl+C) أو (Ctrl+Insert).
- إرسال واستقبال: (Alt+S, S).
- الذهاب للتقويم: (Ctrl+2).
- تحديد موعد: (Ctrl+Shift+A).
- الانتقال إلى مجلد: (Alt+H, M, V, select folder from the list).
- حفظ باسم: (Alt+JA, A, S).
تنظيف صندوق البريد الوارد في برنامج الأوت لوك بنقرة واحدة:
تأتي أداة إدارة البريد الإلكتروني في (Outlook) مع ميزة من شأنها أن تساعد على تنظيف صندوق الوارد أو على الأقل التخلص من جميع رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية بنقرة واحدة. هذا الخيار يحذف جميع التكرارات ورسائل البريد الإلكتروني المتكررة الموجودة في نفس الموضوع.
خطوات تنظيف صندوق البريد الوارد في Outlook:
1. النقر فوق علامة التبويب الصفحة الرئيسية (home)>> تنظيف (Clean Up)>> تنظيف المجلد (Clean Up Folder) سوف تظهر نافذة منبثقة.
2.النقر فوق تنظيف المجلد.
يتردد بعض الأشخاص في استخدام هذا الخيار في البداية، في التفكير في عواقب ما إذا كانت هذه الميزة تحذف أيًا من رسائل البريد الإلكتروني المهمة الخاصة بهم. لا داعي للقلق بشأن ذلك. يحتوي (Outlook) على خوارزمية ذكية ستحذف فقط رسائل البريد الإلكتروني التي تتكرر في سلسلة الرسائل وتتجاهل المرفقات المهمة أو الأساسية أو رسائل البريد الإلكتروني.
كيفية وضع علامة على البريد العشوائي في مجلد البريد غير المهم:
لمعرفة وضع علامة على البريد العشوائي في مجلد البريد غير المهم على أنه “ليس بريدًا عشوائيًا” في برنامج الأوت لوك، فإن أسرع طريقة لمنع (Outlook) من إرسال رسائل بريد إلكتروني إلى مجلد البريد غير الهام هي إخباره أن مرسل البريد الإلكتروني المحدد ليس مرسل بريد عشوائي. سيضيف بعد ذلك عنوان مرسل البريد الإلكتروني إلى قائمة المرسلين الموثوق بهم.
لفعل هذا، يجب:
1. الدخول إلى مجلد البريد الإلكتروني غير الهام.
2. تحديد البريد الإلكتروني المراد وضع علامة على أنه ليس بريدًا عشوائيًا.
3. الانتقال إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية، والنقر فوق بريد غير هام وحدد ليس بريدًا عشوائيًا من القائمة المنسدلة
أو بدلاً من ذلك، بعد التحديد، النقر بزر الماوس الأيمن على رسائل البريد الإلكتروني، والانتقال إلى البريد غير الهام ثم النقر فوق “ليس بريدًا عشوائيًا” بعد النقر فوق ليس بريدًا عشوائيًا.
4. سيظهر مربع حوار وضع علامة على أنه ليس بريدًا عشوائيًا، وتحديد مربع الثقة دائمًا (Always trust e-mail)في البريد الإلكتروني من “[email protected]” ثم النقر فوق موافق.
إنشاء أو إضافة بريد إلكتروني للمرسل إلى قائمة المرسلين الموثوق بهم في Outlook:
يمكن إضافة عنوان مرسل بريد إلكتروني إلى قائمة “المرسلين الموثوق بهم” لمنع البريد الإلكتروني من الانتقال إلى مجلد البريد غير الهام:
1. يجب تحديد بريدًا إلكترونيًا مُراد لإضافة المرسل إلى قائمة المرسلين الموثوق بهم من مجلد البريد العشوائي.
2. النقر بزر الماوس الأيمن فوقه، ثم تحديد مهملات (Junk) > عدم حجب المرسل (Never Block Sender) بالنقر بزر الماوس الأيمن.
3. ثم سيظهر مربع موجه للتذكير بإضافة المرسل إلى قائمة المرسلين الموثوق بهم.
4. يجب النقر فوق “موافق” ولن يتم تصفية عنوان البريد الإلكتروني هذا إلى مجلد البريد العشوائي من الآن فصاعدًا.
يمكن دائمًا تعيين مرسل موثوق / آمن يدويًا بالانتقال إلى خيارات البريد الإلكتروني غير الهام من خيار البريد العشوائي في علامة التبويب الصفحة الرئيسية.
