كيفية عمل قواعد للبريد الإلكتروني في Outlook.com

تتيح لنا قواعد البريد الإلكتروني معالجة رسائل البريد الإلكتروني الواردة تلقائيًا حتى نتمكن من إعادة توجيه (Outlook.com) وتنظيم رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال، ربما يرغب المستخدم في أن تنتقل جميع الرسائل الواردة من مرسل معين على الفور إلى مجلد “العناصر المحذوفة” عند الاستلام. حيث يمكن لقاعدة البريد الإلكتروني تشغيل هذا النوع من الأتمتة. يمكن للقواعد أيضًا نقل بريد إلكتروني إلى مجلد معين، وإعادة توجيه بريد إلكتروني، ووضع علامة على الرسالة كبريد إلكتروني والمزيد.

قواعد البريد الوارد في Outlook.com:

لإعداد قواعد البريد الوارد التلقائي في (Outlook.com)، نتبع هذه الخطوات:
1.تسجيل الدخول إلى حساب (Outlook.com) على (Outlook.Live.com).
2.فتح قائمة إعدادات البريد (Mail settings) بالنقر فوق (gear icon) في أعلى الصفحة. ثم بالتمرير لأسفل والنقر فوق عرض كافة إعدادات أوت لوك (View all Outlook settings).
3. في نافذة الإعدادات، الانتقال إلى البريد (Mail) في شريط التنقل، والنقر على القواعد (Rules) ثم إضافة قاعدة جديدة (Add new rule).
4. في نافذة القواعد، كتابة اسمًا للقاعدة.
5. اختيار شرطًا من قائمة إضافة شرط (Add a condition).
6. يمكن تضمين المزيد من الشروط بالنقر فوق إضافة شرط آخر (Add another condition). تتضمن الشروط كلمات أو عبارات في موضوع أو نص البريد الإلكتروني، ومن هو البريد الإلكتروني أو إليه، وما إذا كان يحتوي على مرفق.
7. بعد ذلك، تحديد الإجراء الذي يجب أن يحدث عند استيفاء الشرط أو الشروط من القائمة المنسدلة إضافة إجراء (Add an Action). يمكن إضافة المزيد بالنقر فوق إضافة إجراء آخر (Add another action).
8. إذا كان المستخدم يريد عدم تشغيل القاعدة في ظل ظروف معينة، فيمكن النقر فوق إضافة استثناء (Add exception). قائمة الاستثناءات لها نفس خيارات قائمة الشروط.
9. تحديد المربع بجوار إيقاف معالجة المزيد من القواعد (Stop processing more rules) في حال الرغبة في التأكد من عدم تطبيق أي قواعد أخرى بعد هذه القاعدة. تعمل القواعد بالترتيب الذي تم سردها به (يمكن تغيير الترتيب بمجرد حفظ القاعدة). ثم النقر فوق موافق (OK) لحفظ القاعدة.
10. سيقوم (Outlook) الآن بفحص رسائل البريد الإلكتروني الواردة مقابل الشرط (الشروط) التي تم تحديدها وتطبيق القاعدة (القواعد) التي تم إنشاءها.

الشروط المتوفرة في Outlook.com:

توجد قائمة طويلة من الشروط التي يمكن تطبيقها عند إنشاء قاعدة جديدة. يمكن إعداد واحدة أو أكثر من هذه القواعد لتشغيل رسائل البريد الإلكتروني التي تتم إدارتها تلقائيًا.

• من أو إلى (From or To): يتم إرسال البريد الإلكتروني من أو إلى أشخاص محددين.
  
• أنت مستلم (You’re a Recipient): تحديد مكان بريد المستخدم في سطر إلى (TO) أو سطر المستلم ( Cc)، أو ليس في سطر إلى (TO) أو سطر المستلم ( Cc).
  
• الموضوع أو الجسم (Subject or Body): توجد كلمات أو عبارات معينة في الموضوع أو الجسم.
  
• الكلمات الرئيسية (Keywords): يحتوي البريد الإلكتروني الأساسي أو المرسل أو المستلم أو حتى العنوان على كلمات رئيسية محددة.
  
• مميزة بـ (Marked with): تم تمييز الرسالة بأنها مهمة أو حساسة.
  
• حجم الرسالة (Message Size): البريد الإلكتروني أكبر أو أقل من حجم معين.
  
• تم الاستلام (Received): اذا تلقى المستخدم البريد الإلكتروني قبل أو بعد تاريخ محدد.
  
• كل الرسائل (All messages): سيتم تطبيق القاعدة على كل رسالة واردة.
  

الإجراءات المتوفرة في Outlook.com:

يمكن إعداد أي عدد من الإجراءات لتحدث عندما يفي البريد الإلكتروني بأي من الشروط التي يتم تحديدها.
تشمل الإجراءات التي يمكن تشغيلها ما يلي:

• نقل إلى (Move to): نقل الرسالة إلى مجلد معين.
  
• نسخ إلى (Copy to): القيام بإنشاء نسخة وضعها في مجلد.
  
• حذف(Delete): حذف البريد الإلكتروني تلقائيًا.
  
• تثبيت في الأعلى (Pin to top): الاحتفاظ بالبريد الإلكتروني أعلى رسائل بريد الوارد.
  
• وضع علامة كمقروء (Mark as read): سيؤدي هذا إلى ظهور الرسالة الإلكترونية كمقروءة كما لو كانت غير مقروءة بالفعل.
  
• وضع علامة كغير هام (Mark as junk): لنقل البريد الإلكتروني إلى مجلد البريد العشوائي (غير الهام).
  
• وضع علامة بالأهمية (Mark with importance): سيتم وضع علامة على البريد الإلكتروني كمهم.
  
• التصنيف (Categorize): القيام بتطبيق أي فئة على البريد الإلكتروني.
  
• إعادة التوجيه إلى (Forward to): إعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى أي عنوان بريد إلكتروني يريده المرسل.
  
• إعادة التوجيه كمرفق (Forward as attachment): لإعادة توجيه البريد الإلكتروني إلى عنوان آخر كمرفق.
  
• إعادة التوجيه إلى (Redirect to): إرسال البريد الإلكتروني إلى عنوان آخر، والقيام بإزالته من صندوق الوارد الخاص بالمستخدم.
  يمكن تكوين إجراءات متعددة بحيث يفي البريد الإلكتروني بالشروط التي تم تعيينها.