محرر مستندات جوجل (Google Docs) هو مكون معالج النصوص لمجموعة مكتب جوجل عبر الإنترنت (Internet)، إنه بديل مجاني لبرنامج مايكروسوفت وورد (Microsoft Word)، كما أن لديها ميزات أكثر ممّا قد تدركه، في هذه المقالة سنجيب عن الأسئلة الأكثر شيوعًا حول مُحرر مستندات جوجل.
ما هو محرر مستندات جوجل
محرر مستندات جوجل (Google Docs) هو معالج كلمات يستند إلى متصفح جوجل (Google)، يُمكنك إنشاء المستندات وتحريرها ومشاركتها عبر الإنترنت والوصول إليها من أي جهاز كمبيوتر متصل بالإنترنت، يوجد أيضًا تطبيق جوال لنظامي أندرويد (Android) وآيفون (iOS).
ما يميز محرر مستندات جوجل عن منافسه الرئيسي على سطح المكتب، مايكروسوفت وورد (Microsoft Word) هو ميزاته التعاونية، كان مُحرر مستندات جوجل من أوائل معالجات النصوص التي تقدم تحرير المستندات المشترك عبر الإنترنت.
جعلت جوجل ميزة مشاركة المستندات والعمل عليها معًا في الوقت الفعلي من نافذة المتصفح أمرًا في غاية السهولة، لا يحتاج المتعاونون معك حتى إلى حساب جوجل لعرض أو تعديل مستندات جوجل التي تشاركها معهم. علاوة على ذلك، تتيح لك الوظائف الإضافية لمحرّر مستندات جوجل توسيع الوظائف وإضافة الميزات المفقودة.
كيفية استخدام محرر مستندات جوجل
يمكنك استخدام محرر مستندات جوجل (Google Docs) تمامًا مثلما تستخدم مستندات مايكروسوفت وورد (Microsoft Word)، أنشئ مستندات جديدة واستخدم قوالب مستندات جوجل وشارك المستندات مع فريقك وتعاون في الوقت الفعلي، سنوضح لك الأساسيات هنا.
كيفية إنشاء مستند جوجل
لتتمكن من إنشاء مستند جوجل (Google Docs) جديد، قم باتباع الخطوات التالية:
- توجّه أولاً إلى الرابط التالي (docs.google.com) وقم بتسجيل الدخول إلى مستندات جوجل باستخدام حساب جوجل الخاص بك، بمُجرّد دخولك إلى صفحة بدء محرر مستندات جوجل، يمكنك إنشاء مستند جديد فارغ أو اختيار قالب.
- يمكنك أيضًا الانتقال إلى قائمة ملف (File) لتظهر لك قائمة من الإعدادات.
- انقر على خيار جديد (New).
- حدد مستند (Document) أو ملف (File).
- انقر على جديد (New).
- انقر على من نموذج (From template) للقيام بنفس الشيء من داخل مستند جوجل موجود.
- من قائمة ملف (File)، يمكنك أيضًا تغيير العديد من جوانب المستند، بما في ذلك اتجاه الصفحة.
كيفية حفظ مستندات جوجل
كجزء من مجموعة مكتب جوجل (Google) عبر الإنترنت، لن تحتاج أبدًا إلى تذكر حفظ مستند نظرًا لأن جوجل (Google) تحفظه تلقائيًا في جوجل درايف (Google Drive)، وبالتالي لن تجد زر حفظ.
ومع ذلك، من قائمة ملف (File)، يمكنك عمل نسخة أو بريد إلكتروني أو تنزيل مستند جوجل الخاص بك.
كيفية تنزيل مستندات جوجل
يخزن جوجل (Google) مستنداتك على جوجل درايف (Google Drive)، ولكن إذا أردت تنزيل مستند جوجل على جهاز الكمبيوتر الخاص بك بدلاً من ذلك، اتبع الخطوات التالية:
- انتقل إلى قائمة ملف (File) في مستند جوجل الذي تريد تنزيله لتظهر لك قائمة من الإعدادات.
- انقر على خيار تنزيل (Download) من القائمة المنسدلة.
- اختر تنسيق الملف الذي تريده.
كيفية إرسال بريد إلكتروني إلى مستند جوجل
إذا كنت تريد تنزيل المستند لأنك تريد إرساله بالبريد الإلكتروني، فيمكنك القيام بذلك مباشرة من المستند، اتبع الخطوات التالية:
- انتقل إلى قائمة ملف (File) في مستند جوجل الذي تريد إرساله لتظهر لك قائمة من الإعدادات.
- انقر على خيار بريد إلكتروني (Email) من القائمة المنسدلة.
- حدد إرسال هذا الملف بالبريد الإلكتروني (Email this file)/ إرسال بريد إلكتروني إلى المتعاونين (Email collaborators).
- اختر تنسيق الملف الذي تريد إرفاقه.
- املأ تفاصيل البريد الإلكتروني القياسية.
كيفية مشاركة مستند جوجل
بدلاً من إرسال مستند بالبريد الإلكتروني، نوصي بمشاركته؛ ذلك لأن المشاركة تتيح للجميع رؤية الإصدار نفسه من المستند والعمل عليه، بهذه الطريقة تتجنب إنشاء نسخ متضاربة أو تكرار عملك، كما ذكرنا سابقًا لا يحتاج المستلم إلى حساب جوجل (Google) لعرض المستند أو تحريره.
ولتتمكن من مشاركة مستند جوجل من داخل المستند،قم باتباع الخطوات التالية:
1. انقر فوق الزر مشاركة (Share) الموجود في أعلى اليمين، الآن سيكون لديك عدة خيارات:
- يمكنك إدخال الأسماء أو عنوان/ عناوين البريد الإلكتروني للمستلم/ المستلمين المطلوبين، لاحظ أن مستوى الوصول الافتراضي مع هذه الطريقة هو المحرر، انقر فوق رمز القلم الموجود على اليمين لتغيير هذا إلى (Viewer) أو (Commenter).
- بدلاً من مشاركة المستند مع الأفراد، يمكنك مشاركته مع المجموعات من خلال رابط عبر قائمة (Get link)، بشكل افتراضي ستتم مشاركة مستندات جوجل الخاصة بك مع أي شخص.
2. إذا كان حساب جوجل الخاص بك ينتمي إلى مؤسسة، فستتم مشاركته داخل تلك المؤسسة، انقر فوق تغيير (Change) أو مشاركة مع (Share with) لضبط هذه الإعدادات وتزويد مستخدمي الارتباط بوصول العارض أو المعلق أو المحرر.
3. عند الانتهاء، انقر فوق نسخ الارتباط (Copy link) في أسفل اليسار، سيتم نسخ الارتباط إلى الحافظة الخاصة بك.
إذا كنت ترغب في مشاركة نسخة من مستند جوجل الخاص بك مع العديد من المتعاونين لأنك لا تريد منهم إجراء تعديلات على المستند الأصلي، فيمكنك أيضًا استخدام خدعة إنشاء نسخة (make a copy trick) لتوفير بعض الأعمال.
كيفية تتبع التغييرات في مستندات جوجل
عندما تقوم بإجراء تغييرات متكررة على محرر مستندات جوجل (Google Docs) الخاص بك أو بمُجرّد مشاركتها مع الآخرين، سترغب في تتبع التغييرات، يقوم محرر مستندات جوجل (Google Docs) بذلك تلقائيًا عن طريق تتبع محفوظات إصدار المستند.
اتبع الخطوات التالية لتتمكن من تتبع التغييرات في مستندات جوجل (Google Docs):
- على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، قم بفتح محرر مستندات جوجل (Google Docs).
- انتقل إلى قائمة ملف (File) لتظهر لك قائمة من الإعدادات.
- انقر على خيار محفوظات الإصدارات (Version History) من القائمة المنسدلة.
- حدد راجع محفوظات الإصدار (See version history) لتوسيع قائمة تسرد جميع التغييرات التي تتبعها جوجل للمستند الخاص بك، سترى متى تم إجراء التغييرات ومن قام بها، وكلها مظللة في المستند.
كيفية تسمية الإصدار الحالي في مستندات جوجل
يمكنك حتى تسمية الإصدار الحالي لعكس التغييرات التي تم إجراؤها بعد ذلك بسهولة، من خلال أحد الخطوات التالية:
- إما أن تذهب إلى قائمة ملف (File)> ثم محفوظات الإصدارات (Version History)> ثم اسم الإصدار الحالي (Name current version)، أدخل اسمًا وانقر فوق زر حفظ (Save).
- أو بدلاً من ذلك، انتقل إلى قائمة محفوظات الإصدار وانقر على تاريخ (date) أو اسم (name) الإصدار لإعادة تسميته، في قائمة محفوظات الإصدارات، يمكنك بعد ذلك تمكين إعداد لإظهار الإصدارات المسماة فقط (only show named versions).
محفوظات الإصدارات هي الشكل الأساسي لتعقب التغييرات، يمكنك استعادة إصدارات المستند عن طريق تحديدها والنقر فوق الزر استعادة هذا الإصدار (Restore This Version)، ما لا يمكنك فعله هو قبول التغييرات الفردية داخل كل إصدار أو تجاهلها، إذا كانت هذه هي الوظيفة التي تريدها، فيجب عليك استخدام ميزة مختلفة، وهي الأوضاع (modes).
وضع الاقتراح في مستندات جوجل
يدعم محرر مستندات جوجل (Google Docs) ثلاثة أوضاع مختلفة، وهي: التحرير (Editing) والاقتراح (Suggesting) والعرض (Viewing).
- التحرير هو الوضع الافتراضي للتبديل إلى وضع مختلف، انتقل إلى عرض (View)> الوضع (mode) أو انقر فوق رمز القلم الموجود في أقصى يمين قائمة الأدوات.
- للتحكم في التغييرات الفردية استخدم الاقتراح، عند إجراء تغييرات في وضع الاقتراح سترى تعليقًا على الجانب الأيمن من المستند، مع خيار قبول الاقتراح أو رفضه، يمكنك أيضًا كتابة رد لمناقشة كل تغيير.
- يتم تعقب جميع التغييرات التي تم إجراؤها في هذا الوضع بشكل فردي ضمن إصدار المستند المعني في محفوظات الإصدار، بهذه الطريقة لديك خيار مراجعة واستعادة التغييرات المرفوضة، على الرغم من أنه سيتعين عليك استعادة هذا الإصدار من المستند، ممّا يعني أنك ستفقد جميع التغييرات التالية.
مُلاحظة: لإجبار المتعاونين لديك على استخدام وضع الاقتراح، عيّن وصولهم إلى يمكنه التعليق عند مشاركة المستند.
كيفية الطباعة من مستندات جوجل
تعمل الطباعة من محرر مستندات جوجل (Google Docs) تمامًا مثل طباعة أي مستند آخر على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. لطباعة مستند جوجل (Google)، اتبع الخطوات التالية:
- على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، قم بفتح مستندات جوجل.
- قم بفتح المستند الذي تريد طباعته.
- انتقل إلى قائمة ملف (File) لتظهر لك قائمة من الخيارت.
- انقر على خيار طباعة (Print) من القائمة المنسدلة أو اضغط على اختصار لوحة المفاتيح (Ctrl + P) أو انقر فوق رمز الطباعة في قائمة الأدوات.
- كل من هذه الإجراءات ستفتح قائمة الطباعة الخاصة بك، من هنا اختر طابعتك وإعداداتك واطبع كما تفعل عادةً.
