مستخدمو (Microsoft Office) العاديون ليسوا على دراية بـ (Microsoft Access) كما هو الحال مع (Microsoft Word) أو (Excel) أو (PowerPoint). ونظرًا لأن (Microsoft Access) هو تطبيق قاعدة بيانات علائقية مضمن في (Microsoft Office Suite) والذي يسمح للمستخدمين بإدخال التقارير وإدارتها وتشغيلها على نطاق أوسع، فهو الأنسب لأولئك الذين يحتاجون إلى تنظيم كمية كبيرة من البيانات بسرعة.
أهم مميزات مايكروسوفت أكسس – Microsoft Access:
مثالي للمستخدمين الفرديين والفرق الصغيرة:
مايكروسوفت أكسس هو تطبيق سطح مكتب بسيط لا يتطلب أي جهاز أو ترخيص معين للعمل. وبالتالي، فهو مثالي للمستخدمين الفرديين والفرق الصغيرة الذين لا يحتاجون إلى قواعد بيانات أكبر ومعقدة مقابل سعر إضافي، كما يوفر (Microsoft Access) العديد من المزايا مقارنة بحلول قواعد البيانات على(SQL Server) و (Oracle) حيث لا داعي للحاجة إلى قاعدة البيانات أُخرى.
يمكن للعديد من الفرق الصغيرة الآن تجنب شراء موارد ضخمة لاحتياجاتهم الأساسية والبسيطة بمساعدة (Microsoft Access). علاوة على ذلك، لا يحتاجون إلى أي شخص لإدارة (Access) أو مراقبته والتي قد تكون مطلوبة بواسطة قواعد بيانات خادم العميل العادية.
أسهل من قاعدة البيانات الخاصة بالخادم والعميل (client-server) من حيث الفهم والاستخدام:
استحوذت (Microsoft Access) على العديد من التطبيقات التي تم نقلها سابقًا إلى قاعدة بيانات خادم العميل، لا يحتاج مستخدمو (Access) إلى أي تدريب خاص لاكتساب المهارات اللازمة لاستخدام التطبيق. حيث قام العديد من المستخدمين بتدريس أنفسهم بأنفسهم لاستخدام (Microsoft Access) لتلبية احتياجاتهم الفردية. يُعدّ إنشاء قاعدة البيانات وإدارتها أمرًا بسيطًا وسهلاً للغاية بمساعدة مجموعة من القوالب الجاهزة والمنظمة جيدًا والتي ستتم مناقشتها بشكل أكبر في هذه المقالة.
سيجد مستخدمو (Microsoft Excel) سهولة في إتقان الوصول لأنه مشابه لبرنامج (Excel) على الرغم من اختلاف المفاهيم الأساسية لقواعد البيانات عن (Excel). ويمكن تعلم وإدارة هذا التطبيق القوي باستخدام أكثر التقنيات والأدوات فعالية المتاحة حتى للمستخدمين الجدد الذين لديهم معرفة قليلة أو معدومة بإدارة قواعد البيانات.
يقوم (Microsoft Access) بتخزين مجموعات البيانات المختلفة المعروفة باسم الجداول التي يحتمل أن تكون مرتبطة والتي عند دمجها معًا تزيد من مرونة البيانات. من خلال ربط الجداول معًا، يوفر (Access) نظام إدارة قواعد البيانات العلائقية (RDBMS) بشكل عام تقارير ووظائف أكثر مرونة داخل هذا التطبيق للمستخدمين مما يجعل مهمتهم بسيطة وسهلة.
خدمة الاستيراد والتصدير إلى تطبيقات Microsoft Office والتطبيقات الأخرى:
من أكثر الميزات المفيدة في (Microsoft Access) قدرته على التفاعل مع البيانات من العديد من البرامج الأخرى. من الأسهل أيضًا دمج البيانات التي تم إنشاؤها في برامج أخرى، أو نقل البيانات بين برنامجين آخرين، أو تجميع البيانات وتخزينها على المدى الطويل وتصدير البيانات أحيانًا إلى برامج أخرى مثل (Excel) للتحليل.
باستخدام (Microsoft Access)، هناك عدد من الطرق لنسخ كائن مثل جدول أو نموذج من قاعدة بيانات إلى أخرى بسهولة. إلى جانب نسخ كائن ولصقه، يسمح (Microsoft Access) أيضًا بتصدير كائن يأتي مع المزيد من الخيارات. باستخدام (Access)، من الملائم تصدير تعريف الجدول والبيانات الموجودة في الجدول أو تصدير تعريف الجدول فقط الذي يحتوي على نسخة فارغة من الجدول كما هو مطلوب.
يمكن أيضًا حفظ تفاصيل العملية كمواصفات تصدير لاستخدامها في المستقبل. تعرض مجموعة ارتباط الاستيراد والتصدير أيقونات لجميع تنسيقات البيانات التي يمكن لـ(Microsoft Access) استيراد البيانات أو تصديرها إليها. عند النقر فوق المزيد، سيتمكن المستخدمون من رؤية المزيد من التنسيقات التي يمكن لـ(Microsoft Access) العمل معها.
قوالب جاهزة للمستخدمين العاديين لإنشاء البيانات ونشرها:
يساعد (Microsoft Access) المستخدمين في إنشاء قواعد البيانات وإدارتها حتى إذا كان لديهم الحد الأدنى من الخبرة في هذا المجال. أصبح هذا ممكنًا بمساعدة العديد من قوالب (Microsoft Access) التي تحتوي على كل شيء جاهز للاستخدام. عند فتح ملف قالب معين، يجد المستخدم قاعدة بيانات جديدة بها جداول ونماذج ووحدات ماكرو وتقارير وحقول ضرورية أخرى تم إنشاؤها بالفعل، ممّا يوفر الوقت والجهد. يتألف معرض القوالب بشكل ملائم من قوالب سطح المكتب والقوالب المستندة إلى الويب ليختار منها المستخدم.
لإنشاء قاعدة بيانات (Access) للاستخدام الشخصي، سيكون الخيار الأفضل هو استخدام قالب سطح المكتب، لإنشاء قواعد بيانات للنشر على خادم (SharePoint) يوصى بأن يختار المستخدم القوالب المستندة إلى الويب، على سبيل المثال، يساعد نموذج خدمة عملاء سطح المكتب من (Microsoft Access 2013) المستخدمين على إنشاء قاعدة بيانات لخدمة العملاء لإدارة عدة مشكلات لتتبع التعيينات والأولوية والحالة والحل بسهولة. تساعد نماذج (Microsoft Access) للموظف والمورد لتسويق المشروع المستخدمين على إنشاء قاعدة بيانات شاملة لمشروع التسويق لتتبع التسليمات الحساسة للوقت وأدوار الموظفين والموردين المسعرين.
يسمح ببناء ونشر قواعد بيانات الويب دون عناء:
يمكن لمستخدمي (Microsoft Access) إما تصميم قاعدة البيانات الخاصة بهم أو إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب متاح بسهولة وفقًا لمتطلباتهم. أولئك الذين يتمتعون بالذكاء التكنولوجي ولديهم دراية بقواعد بيانات الويب سيصممون بشكل مثالي قاعدة بياناتهم الخاصة عن طريق إنشاء قاعدة بيانات فارغة يمكنهم من خلالها إنشاء الجداول التي ستحتاجها قاعدة بياناتهم في (Access).
بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى المساعدة أو ليسوا على دراية بالجداول التي يتطلبها مشروعهم، يمكنهم الاستفادة من القوالب المتاحة لهم. تحتوي قوالب (Microsoft Access) على تجميع ضخم لبعض قواعد البيانات الشائعة الاستخدام والتي قد يحتاجها المستخدمون.
حتى المستخدمين الجدد يمكنهم إنشاء قاعدة بيانات باستخدام قالب من خلال الخطوات التالية:
1.فتح (Access) وفتح عرض الكواليس بالنقر فوق (FILE).
2.البحث عن النموذج المطلوب بين القوالب.
3.اللمس أو النقر فوق القالب المناسب للغرض والتأكد من أن القالب المحدد محدد إما لقاعدة بيانات سطح المكتب أو للنشر على الويب.
4.إدخال اسم ملف وتحديد موقعًا لتخزين قاعدة البيانات التي تم إنشاؤها.
5.الضغط أو النقر فوق الزر إنشاء؛ لإنشاء قاعدة البيانات.
توفر ميزة جديدة سهلة الاستخدام (Tell Me):
تعمل الميزة الجديدة (Tell Me) التي تم تقديمها في (Microsoft Access 2016) كمساعد يساعد المستخدمين على إكمال المهام، تتوفر الميزة كمربع نص على الشريط في (Microsoft Access 2016) الذي يقو ل(Tell Me) . يمكن للمستخدمين إدخال كلمات وعبارات في حقل النص المتعلق بما يريدون القيام به بعد ذلك والوصول بسرعة إلى الميزات التي يريدون استخدامها أو الإجراءات التي يريدون القيام بها. كما أنه يوفر المساعدة المتعلقة بما يتم البحث عنه.
