اقرأ في هذا المقال
- كيفية إعداد قائمة التوزيع في أوت لوك
- إضافة أعضاء إلى مجموعة جهات اتصال أوت لوك
- إنشاء جهة اتصال جديدة في قائمة التوزيع
- كيفية مشاركة مجموعة جهات اتصال في أوت لوك
يستخدم (Outlook) مجموعات جهات الاتصال لتخزين أعضاء قائمة التوزيع. وبعد إنشاء مجموعة جهات اتصال وإضافة جهات اتصال، يمكن إنشاء رسالة بريد إلكتروني واحدة وتوجيهها إلى مجموعة جهات الاتصال. وبهذه الطريقة، يتلقى كل شخص في قائمة التوزيع نفس الرسالة كما وتوفر الوقت.
كيفية إعداد قائمة التوزيع في أوت لوك:
لإنشاء مجموعة جهات اتصال في (Outlook)، يجب إنشاء القائمة واختيار مكان تخزينها، إليكم الخطوات:
1. فتح برنامج (Outlook).
2- الذهاب إلى علامة التبويب الصفحة الرئيسية ( Home) واختيار عناصر جديدة (New Items).
3. تحديد المزيد من العناصر (More Items)> مجموعة جهات الاتصال (Contact Group). أو الضغط على (Ctrl + Shift + L).
4. في نافذة مجموعة جهات الاتصال (Contact Group)، وضع المؤشر في مربع النص الاسم (Name) وكتابة اسمًا لقائمة التوزيع.
ملاحظة: يمكن إرسال بريد إلكتروني إلى قائمة التوزيع، وذلك بإدخال اسم القائمة في مربع النص ” إلى” في نافذة رسالة جديدة.
5. ترك نافذة مجموعة جهات الاتصال (Contact Group) مفتوحة.
إضافة أعضاء إلى مجموعة جهات اتصال أوت لوك:
بعد إنشاء المجموعة وحفظها، يأتي دور إضافة جهات اتصال إلى قائمة التوزيع.
لإضافة جهات اتصال إلى مجموعة جهات اتصال، يجب اتباع الخطوات التالية:
1. في نافذة مجموعة جهات الاتصال (Contact Group)، الانتقال إلى علامة التبويب مجموعة جهات الاتصال (Contact Group).
2. تحديد إضافة أعضاء (Add Members)> من جهات اتصال أوت لوك ( From Outlook Contacts).
3. في مربع حوار تحديد الأعضاء (Select Members)>جهات الاتصال (Contacts)، اختيار جهة اتصال وتحديد الأعضاء (Members) لإضافة جهة الاتصال هذه إلى قائمة التوزيع.
إذا لم يتم إدراج جهة اتصال، فيجب البحث عن جهة الاتصال بالاسم أو عنوان البريد الإلكتروني. إذا لم يتم العثور على جهة الاتصال، يمكن محاولة تحديد سهم القائمة المنسدلة “دفتر العناوين” واختيار قائمة مختلفة.
4. تكرار الخطوة (3) لكل جهة من جهات الاتصال المراد إضافتها إلى قائمة التوزيع.
5. تحديد موافق (OK).
6. في نافذة مجموعة جهات الاتصال (Save & Close)، تحديد حفظ وإغلاق (Contact Group).
إنشاء جهة اتصال جديدة في قائمة التوزيع:
لإضافة مستلمين ليسوا في دفتر عناوين (Outlook) إلى مجموعة جهات اتصال، يجب اتباع الخطوات التالية:
1.الانتقال إلى (People) والنقر نقرًا مزدوجًا على قائمة التوزيع.
2. في نافذة مجموعة جهات الاتصال (Contact Group)، الانتقال إلى علامة التبويب مجموعة جهات الاتصال وتحديد إضافة أعضاء (Add Members)> جهة اتصال بريد إلكتروني جديدة (New E-mail Contact).
3. في مربع النص اسم العرض (Display name)، كتابة اسمًا لجهة الاتصال.
ملاحظة: في حال عدم معرفة اسم جهة الاتصال، فيمكن إدخال عنوان بريده الإلكتروني أو كتابة اسمًا مستعارًا.
4. في مربع نص عنوان البريد الإلكتروني، يجب إدخال عنوان البريد الإلكتروني لجهة الاتصال الجديدة.
في حال عدم الرغبة في إضافة العضو الجديد إلى دفتر العناوين، فيمكن القيام بإلغاء تحديد خانة الاختيار إضافة إلى جهات الاتصال.
5 اختيار موافق (OK).
6. في نافذة مجموعة جهات الاتصال (Contact Group)، يجب تحديد حفظ وإغلاق (Save & Close) لحفظ التغييرات في قائمة التوزيع.
كيفية مشاركة مجموعة جهات اتصال في أوت لوك:
لمشاركة مجموعة جهات اتصال:
1. الذهاب إلى (Outlook People).
2. النقر نقرًا مزدوجًا فوق مجموعة التوزيع المراد مشاركتها.
3. في نافذة مجموعة جهات الاتصال، يجب الانتقال إلى علامة التبويب مجموعة جهات الاتصال (Contact Group) وتحديد مجموعة إعادة التوجيه (Forward Group) كجهة اتصال في أوت لوك (As an Outlook Contact).
ملاحظة: اختيار بتنسيق الإنترنت (vCard) لإرفاق ملف نصي يحتوي على أسماء وعناوين أعضاء المجموعة.
4 القيام بتوجيه الرسالة إلى الشخص المطلوب لاستلام قائمة التوزيع.
5. تحديد إرسال (Send).
استيراد مجموعة جهات اتصال أوت لوك التي تمت مشاركتها مع المستخدم عبر البريد الإلكتروني:
إذا أنشأ شخص ما قائمة توزيع في (Outlook) وأرسلها للشخص أخر عبر البريد الإلكتروني كملف جهات اتصال (Outlook)، فيمكن استيراد القائمة إلى دفتر العناوين الخاص بالمستلم واستخدامها كقائمة خاصة به.
1.فتح الرسالة التي تحتوي على ملف جهات اتصال (Outlook) المرفق للمجموعة.
2. تحديد سهم المرفق المنسدل.
3. تحديد فتح (Open).
4. في نافذة مجموعة جهات الاتصال (Contact Group)، الانتقال إلى ملف (File)> معلومات (Info).
5.تحديد نقل إلى مجلد (Move to Folder)> نسخ إلى مجلد (Copy to Folder).
6. في مربع الحوار نسخ عنصر إلى (Copy Item to)، تحديد مجلد جهات الاتصال (Contacts).
7 اختيار موافق (OK).
8- بعد أن تكون قائمة التوزيع الخاصة جاهزة، يمكن البدء في إرسال الرسائل إلى أعضائها.
ملاحظة: إذا كان المستخدم يريد المزيد من التحكم في قوائم التوزيع الخاصة به، فيمكن استخدام فئات جهات الاتصال لتشكيل قوائم بريدية أنيقة.
