السجلات الطبية الورقية والسجلات الطبية الإلكترونية

ما هو الفرق بين السجلات الطبية الإلكترونية والورقية؟

تتطلب السجلات الطبية الورقية العديد من موظفين للتعامل مع الملفات الطبية وتنظيمها؛ وذلك لكثرة عدد الملفات الطبية التي لا تحصى وبعكس السجلات الطبية الإلكترونية التي تتطلب عدد أقل من الموظفين ووقت أقل ومساحة قليلة والتكاليف الباهظة التي تترتب على ذلك. وتخزن السجلات الطبية الورقية في مستودعات كبيرة في قسم خاص بها، حيث تشغل تلك الملفات مساحات كبيرة وبالتالي تكون أقل صداقة للبيئة، واستخدام موارد أكثر، كما أن السجلات الطبية الورقية تكون عرضة للتدهور أكثر من السجلات الطبية الإلكترونية.
يحتفظ مقدمي الرعاية الطبية عادة بنسخة واحدة من السجلات الطبية على الورق، أي يعني فقدان سجل طبي واحد أن السجل تم فقدانه للأبد، وغيرذلك عن أن السجلات الطبية الورقية عرضة للاختراق، وأيضاً قد تكون عرضة لفقدانها من أحد الموظفين، أو عرضة لأي كارثة مثل الحرائق أو الفيضانات. ويتم طلب السجلات الطبية الورقية من أحد مقدمي الرعاية كالطبيب عن طريق الفاكس أو البريد الإلكتروني أو المسح الضوئي، وقد تستغرق وقت أطول.
وبعكس السجلات الطبية الإلكترونية حيث يمكن للمهنيين الوصول إلى البيانات بسرعة وعلى الفور. ويعتبر الوقت مهم وحاسم في العملية المهنية. كل شخص لديه كتابة يدويه مختلفة عن الآخر، وقد تكون السجلات الطبية الورقية غير مفهومة أو غير مقروءة، كما أن مساحة الورق تكون قليلة ومحدودة؛ ولذلك قد لا يجد بعض المهنيين مساحة كافية لتدوين وكتابة جميع البيانات.
فالسجلات الطبية الورقية تمنحك الحرية الكافية لتوثيق ما هو مطلوب لعلاج المريض. فإذا كانت المؤسسة الطبية تقف على الحياد والحيرة في اختيار نظام السجلات الورقية أو السجلات الصحية الإلكترونية والتبديل بينهم، فقد تعتقد أن السجلات الورقية تقوم بتوفير الأمان بشكل أفضل للمرضى. ففي الواقع، استخدام السجل الصحي الإلكتروني أو نظام السجلات الصحية الإلكترونية يوفر لنا تحكمًا أفضل بكثير في قضية أمن المعلومات.

أهم الأسباب التي تجعل السجلات الطبية أكثر أمان:

منح حق الوصول إلى السجلات الطبية للمصرح لهم فقط بالدخول:

أي عندما نستخدم نظام السجلات الطبية الورقية والرقمي قد يتمكن أي شخص من الوصول إلى تلك المعلومات بدون علم أو إذن الموظف السجل أو ترك الملف الطبي في الخارج بدلاً من إعادته إلى خزانة الملفات، أو اذا كنت تقوم في أي وقت بعمل نسخة ضوئية من المستندات المهمة ثم تشتت انتباهك بمكالمة هاتفية أو أي تحويل آخر لاهتمامك، فأنت تعلم مدى سهولة ترك مستند خلفك ليراه شخص آخر. باستخدام نظام السجلات الطبية الإلكترونية، بحيث يمكن التحكم بدقة في من يمكنه الوصول إلى معلومات المريض.

يحافظ التشفير على أمان المعلومات السجل الطبي الورقي مفتوح:

يحافظ التشفير على أمان المعلومات السجل الطبي الورقي مفتوح؛ ممّا يستطيع أي شخص أن يراه، أو أن يقوم بنسخ التفاصيل، أو عمل نسخة، أو حتى مسح المعلومات ضوئيًا أو أن يقوم بإرسالها عبر الفاكس إلى طرف آخر. يمكن حماية السجلات الإلكترونية بأساليب تشفير قوية للحفاظ على أمان معلومات المريض المهمة من المتطفلين، بحيث يجب أن تقوم المؤسسة الطبية بكل ما هو ممكن لاتباع قانون ( HIPAA) ولوائح الخصوصية الأخرى، كما أن السجلات الصحية الإلكترونية تسهل عملية الحفاظ على سرية السجلات الورقية.

في السجلات الورقية المعرضة للعبث يمكن تغيير السجلات الورقية بطريقة يصعب اكتشافها:

بحيث يمكن لأي شخص أن يقوم بإزالة الأوراق من تقرير، على سبيل المثال، أو إنتاج نسخة معدلة لتحل محل المعلومات الحقيقية. وتتم حماية السجلات الصحية الإلكترونية عن طريق التشفير وأنظمة تسجيل الدخول وكلمة المرور القوية؛ ممّا يجعل من الصعب على أي شخص ما إجراء تعديلات غير مصرح بها على وثائق المريض وأية بيانات أخرى.

مسارات المراجعة تمنح السجلات الصحية الإلكترونية وأنظمة السجلات الصحية الإلكترونية المؤسسات الطبية أمانًا فعال:

حيث تتيح القيام بعمليات التدقيق. وعادةً، لا توجد طريقة مضمونة للقيام بمسارات التدقيق على السجلات الورقية. وباستخدام نظام السجلات الصحية الإلكترونية، يمكن تحديد الأشخاص الذين تمكنوا من الوصول إلى سجلات المريض بشكل سريع والوقت التي قاموا بها بالوصول، وما إذا كان الوصول مسموحًا به أم لا. وفي حالة وصول شخص ما إلى المعلومات التي لا يجب أن يراها، ستسلط عملية التدقيق الضوء على الموقف، على عكس السجلات الورقية، والتي قد تكون مشكلة في التحكم.

النسخ الاحتياطي للبيانات بعد الكوارث:

إن مهمة الحفاظ على خصوصية وأمن سجلات المرضى أهم بكثير من مجرد التحكم في الوصول إلى المعلومات السرية. حيث تحتاج إلى التأكد من أن البيانات ستكون متاحة في ظل سيناريوهات أسوأ الحالات. على سبيل المثال، في حالة حدوث تجاوز إجرامي أو تخريب أو كارثة طبيعية مثل حريق أو أرضية أو زلزال، حيث تستسهل عملية استرداد بيانات المريض السرية الخاصة بك من نسخة احتياطية خارج الموقع والنسخ الاحتياطي والتشغيل بشكل أسرع ممّا لو كان لديك كانت المنظمة تعتمد على نظام قائم على الورق.
كما ترى، فإن التحول إلى السجلات الصحية الإلكترونية ستقوم بتوفير للمؤسسة المزيد من الأمان والأمان لبيانات المرضى السرية، حيث يوفر نظام السجلات الصحية الإلكترونية أيضًا العديد من المزايا الأخرى، بما في ذلك زيادة كفاءة الموظفين وتقليل الأخطاء مع مساعدتك في أن تصبح أكثر ربحية.