ما هي الفهرسة؟
الفهرسة هي العملية التي بموجبها يتم إنشاء دليل أو بيان يضّم أسماء وأرقام كافة الموضوعات والمواد الفعلية التي تتعامل بها المؤسسة أو الشركة لمساعدة الموظف المعنّي وإرشاده إلى رقم الملف المطلوب واسمه ومكانه مما يسّهل عملية استعادة الملف أو فهارس السجلات الطبية (Medical Records Indexes)؛ للرجوع إلى الأوراق والمعاملات بسرعة.
الهدف من الفهرسة:
ما هو الهدف النهائي الفهرسة؟
فالهدف النهائي والأساسي لعملية الفهرسة هو تسهيل عملية البحث عن المعلومات الطبية والاجتماعية والإدارية. وتحتفظ المستشفيات بشكل دائم بعدّة فهارس تمكنّها من الوصول إلى السجلات الطبية والمعلومات اللازمة لأغراض الرعاية الطبية وإجراء الدراسات والأبحاث ومراجعة نوعية الخدمات المقدمة وللاستعمالات الإدارية المختلفة.
وأهم الفهارس التي يحتفظ بها اسم السجلات الطبية لهذه الغاية هي فهرس المريض وفهرس الأمراض وفهرس العمليات وفهرس الطبيب. وفيما يلي أهم الفهارس.
فهرس المريض:
فهرس المريض (Patient Index): يشتمل هذا الفهرس على أسماء جميع المرضى الذين أدخلوا إلى المستشفى أو راجعوا العيادات الخارجية أو قسم الطوارئ. وفهرس المريض هو مفتاح الوصول إلى السجل الطبي للمريض، فيكفي معرفة اسم المريض لتحديد رقمه والوصول إلى سجله الطبي، حيث إن الاحتفاظ بفهرس المريض تعتبر من أهم الوظائف التي يقوم بها قسم السجلات الطبية. ولأهمية هذا الفهرس فإنه يسمى احياناً بالفهرس السيد (Master Index).
كيفية الاحتفاظ بفهرس المريض:
ويحتفظ بفهرس المريض عادة على شكل بطاقات، فعندما يراجع المريض المستشفى لأول مرة يخصص له رقم طبي جديد وتفتح له بطاقة فهرس (5 سم *١٠سم). وتحفظ هذه البطاقات في خزائن خاصة ذات أدراج يشتمل كل درج منها على عدد من البطاقات. وتقوم بعض المستشفيات الكبيرة بحفظ هذه البطاقات في خزائن آلية تعمل على الكهرباء وتتسع لعشرات الآلاف من هذه البطاقات.
وأهم البيانات التي تشتمل عليها بطاقة فهرس المريض ما يلي:
- اسم المريض من أربعة مقاطع (الاسم الأول، اسم الأب، اسم الجد، واسم العائلة).
- الرقم الطبي أو رقم المستشفى.
- التأمين الصحي.
- تاريخ الميلاد.
- تاريخ الدخول وتاريخ الخروج.
- الجنس.
- اسم الطبيب المشرف.
- التشخيص سواء أولي أو ثانوي.
- العنوان ورقم الهاتف.
