يمتاز التظلم الإداري بمجموعة من الشروط لكي يكون الاستئناف الإداري نافذ المفعول قانوناً فيجب استيفاء هذه الشروط القانونية وفيما يلي تبيان هذه الشروط:
شروط التظلم الإداري
- يجب أن يكون الطعن موجهاً إلى قرار محدد يستوجب الطعن فيه بعد صدوره وبالتالي لا يجوز الطعن في الإجراءات الأولية للقرار، على سبيل المثال إنذار مسبق بصدور القرار.
- يجب تقديم الشكوى من قبل صاحب العلاقة أي الشخص الاعتباري أو من ينوب عنه قانوناً والذي يؤثر على وضعها القانوني على سبيل المثال توكيل محامي. والقاعدة أن الشكوى لا يستفيد منها أحد غير المالك، فلا يجوز الاعتماد على الشكاوى التي يقدمها الآخرون، حتى لو تم التركيز على نفس الموضوع ودعوا إن الشكوى ناتجة عن مفعولها القانوني.
- يجب أن يهدف الطعن إلى الحصول على قرار إداري من المتضرر يمكن الطعن فيه بالإلغاء ومن ثم يجب أن يحدد القرار هدفه سواء سحب القرار أو إلغائه أو تعديله. وإذا كان الغرض من الشكوى هو الحصول على مقابلة مع المشتكي أو كان الغرض هو الحصول على رأي السلطة المختصة أو الاحتجاج فقط فإن الطلب إلى الوكالة الإدارية ليس له أثر قانوني.
- يجب تقديم الاستئناف إلى الجهة الإدارية التي أصدرت القرار أو جهة إدارته، فإذا تم تقديمه إلى جهة أخرى غير هذه الجهات، فلن يكون له أثر قانوني، ويجب أن يكون الاستئناف. والمقدمة للجهة التي أصدرت القرار أو هيئته الإدارية؛ لأن هاتين الوكالتين لهما اختصاص على القرار ويمكنهما بالتالي سحب القرار أو إلغائه.
أما بالنسبة للجهة غير المختصة، فلا يوجد علاقة بالقرار الذي لم تتخذه ومع ذلك فهذه ليست قاعدة مطلقة؛ لأن القضاء الإداري المصري قد اعترف بالفعل بالصحة القانونية للشكوى، حتى لو تم تقديم الشكوى إلى شخص ليس هو الجهة التي أصدرت الحكم، إذا علمت السلطة المختصة التي أصدرت القرار في البداية الموضوع، أي إذا وصلت الشكوى إلى السلطة غير المختصة وتقديمها إلى الإدارة المختصة خلال وقت التقديم القانوني.
في بعض البلدان، يتم تقديم الشكاوى ضد القرارات التي تتخذها السلطات الإدارية المختصة بناءً على توصيات السلطة الإشرافية. وفي هذه الحالة، بناءً على تقرير السلطة الإشرافية، يتم تقديم الشكوى إلى السلطة الإدارية التي قدمت التوصية وتبدأ السلطة الإدارية حوارًا مع السلطة الإشرافية حول موضوع الشكوى.
