تكون الكتابة في العقود الإدارية للقسم القانوني بصدد الانتهاء من العقد بتنفيذ المشروع المتعلق بأعمال الإدارة، ومن وثائق العقد ووثيقة الشروط والأحكام الخاصة بتنفيذ المشروع.
مدى أهمية شرط الكتابة في العقود الإدارية
يعد التوثيق ركيزة مهمة في ضمان تنفيذ العقد الإداري وفقًا للاتفاقية التي تم التوصل إليها من قبل الأطراف المتعاقدة في وقت التوقيع. الركيزتان الأساسيتان للشهادة هما:
- أن يكون مكتوب وموثق، أي عقد مكتوب، يتم التصديق عليه بعد ذلك من قبل أطراف أخرى غير أطراف العقد. ومن خلال كتابة العقد، يسجل كاتب العقد رغبة كلا الطرفين في إبرام العقد.
- موضوع العقد، أي موضوع العقد وتاريخه بالإضافة إلى شروط العقد لأي من الطرفين (إن وجدت) ببيان ثمن البضائع المباعة ومكان التسليم وغير ذلك من الأمور التي يتفق عليها طرفا العقد. ويقلل العقد المكتوب من احتمالية النزاعات التعاقدية المستقبلية بين الطرفين. ويعد تقليل احتمالية الصراع بين الأطراف المتعاقدة أحد الأغراض المهمة لكتابة العقد.
في حين أن الشهادة هي عقد غير مكتوب بين الطرفين، إلا أنها في الغالب شهادة تحتوي على جلسة استماع (مثل عقد شراء ممتد لسلعة غير معروضة)، وقد يكون الحدث مزيجًا من جلسة استماع ورؤية (مثل توريد سلعة) عقد الشراء المؤجل)، يمكن لكلا طرفي العقد إبرام اتفاقية بشأن العقد وموقع التسليم ومواصفات السلع وما إلى ذلك.
ومن المفترض أن يشهد الشاهد في عقد غير مكتوب شخصيًا عن جميع تفاصيل ومتطلبات العقد المبرم بين الطرفين وهو أمر صعب؛ لأن أحد التفاصيل التي قد لا يكون لدى الشاهد في ذاكرته قد يكون موضوعًا نزاع بين طرفي نفس العقد.
علاوة على ذلك، إن العقد لغرض التوثيق أمر مهم يؤدي هذا التناقض إلى نزاعات؛ لأن الشخص قد ينسى جزءًا أو وصفًا من العقد الذي أبرمه ثم يختلف مع الطرف الآخر في هذا الصدد. وفيما يلي أهم الالتزامات بما يخص الكتابة في العقود الإدارية:
- الالتزامات القضائية: للعقود المكتوبة نتيجة مهمة، أي أن الطرف المتضرر في العلاقة التعاقدية يمكن أن يلجأ إلى العدالة لأداء الالتزامات التعاقدية بسبب تأخر الطرف الآخر في أداء الالتزامات التعاقدية. والطرف الذي يؤدي هذه الالتزامات. تضمن معظم الأنظمة القانونية في مختلف البلدان هذا الحق لأطراف العقد على أساس حق السيطرة الذي تحدده هذه الأنظمة القانونية، كما لو أن العقد لم ينتهك النظام القانوني العام للبلد الذي تم فيه العقد.
- الالتزامات الأخلاقية: من المرجح أن تسبق الالتزامات القضائية الالتزامات الأخلاقية. هذا لأننا عندما نوقع عقدًا مكتوبًا نقبله، وكوننا على دراية بشروطه والتزاماته، لا توجد شروط غير عادلة وغير عادلة لذلك العقد ولسنا في حالة إكراه أو إذعان هذا يتطلب ظهور الالتزامات الأخلاقية، يدفعنا الضمير إلى الوفاء بالتزاماتنا التعاقدية.
ومهمة كتابة العقد هي تنظيم العقد، ويعني اشتراط العلاقة التعاقدية بين طرفي العقد، حيث ينشئ كل عقد ناتج علاقة تعاقدية بين أطرافه، وهذه العلاقة لها بداية ونهاية، تبدأ بإبرام العقد (توقيع عقد مكتوب) وتنتهي بجميع الالتزامات التعاقدية المحددة في العقد. وتم الوفاء بالعقد مثل معظم العلاقات، فإن ادعاءاتها المنظمة جيدًا للنجاح والوفاء بمتطلبات أعضائها، وكذلك في العلاقات التعاقدية.
التنظيم الجيد للعلاقة التعاقدية هو من خلال توضيح من هم طرفي العلاقة، والغرض الأساسي الذي أقاموا العلاقة من أجله، والافتراضات الرئيسية التي يقرر الطرفان في العلاقة إبرام عقد بينهما، وحقوق كل طرف قبل الآخر والالتزامات والمسؤوليات تجاه الطرف الآخر.
ولتوضيح كيفية أداء الالتزامات الموكلة إلى كل طرف والشروط التي قد يفرضها أحد الطرفين على الآخر، وآليات التعامل مع المواقف المتوقعة أو غير المتوقعة التي قد تواجهها العلاقة وآليات إنهاء العلاقة وإدارتها و حل النزاعات التي قد تنشأ عنها.
يختلف تطبيق قوانين العقد وقابليتها للتطبيق على العقود حسب طبيعة العقد المطلوب تنظيمه من أجله. وعلى سبيل المثال تختلف الأحكام التي تنطبق على اتفاقيات سرية المعلومات عن تلك التي تنطبق على اتفاقيات تسجيل الشركة أو اتفاقيات توريد المواد الخام.
ومع ذلك على الرغم من الاختلافات في هذه الترتيبات التعاقدية، هناك أيضًا عناصر أساسية أو مكونات مشتركة مفقودة من أي منظمة تعاقدية تقريبًا، كما هو الحال في أي منظمة تعاقدية.
وفي الخاتمة نظرًا لوجود قوانين أكثر ملاءمة لطبيعة العقود المختلفة عن غيرها، فقد اعتاد واضعو العقود على تبني قوانين خاصة بكل نوع من العقود المستخدمة في بيئة تجارية أو شخصية.
وهناك قواعد حول اتفاقيات عدم الإفصاح وقواعد حول اكتساب حصص الملكية في الشركات وقواعد حول شراء البضائع وما إلى ذلك.
ولا يعني وجود المنظمات المخصصة أنها متماثلة على مستوى الأعضاء، أي على مستوى عقد واحد على سبيل المثال، ليست كل اتفاقيات عدم الإفشاء متماثلة، على الرغم من وجود العديد من أوجه التشابه.
