أفضل الممارسات في التنبؤ بالمشروع

على الرغم من أن القدرة على التنبؤ هي مفهوم بديهي، إلا أن تنفيذها على أرض الواقع يمكن أن يكون مهمة ضخمة عندما تدير المنظمات مئات أو آلاف المشاريع في وقت واحد. بالإضافة إلى ذلك، هناك عوامل متعددة، مثل تبعيات الموارد والتزام العملاء والمتطلبات والميزانية، تلعب هنا. يمكن أن يتغير أي من هذه العوامل، مما يجعل عملية التنبؤ بأكملها أكثر تعقيدًا.

إنشاء الركائز الخمس للتنبؤ:

يتمثل جزء كبير من هذه العملية في جعل الركائز الخمس: إدارة المحفظة، إدارة المشاريع والعقود، ضوابط المشروع والعقود، إدارة الأداء وقياس القدرة على التنبؤ، تعمل بشكل فعال. نظرًا لأن هذه هي الكتل الأساسية التي تتيح إمكانية التنبؤ، فمن المهم الحصول عليها بشكل صحيح ودمج البيانات من هذه الركائز مع دورة حياة المشروع الكاملة.

تعزيز ثقافة الشفافية:

تحقيق القدرة على التنبؤ مرتبط ارتباطًا وثيقًا بالعامل البشري، والذي لا يشمل فقط الأشخاص في المشروع، ولكن أيضًا الثقافة التنظيمية وهيكل الحوافز المبني حول المشاريع. على سبيل المثال، مكافأة معظم المشاريع هي إنهاء المهام في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لذلك، إذا حدد أحد أعضاء الفريق مشكلة في مرحلة 20٪ من المشروع، فلن يكون لديه حافز للإبلاغ عنها في تلك المرحلة. بدأ تحيز التفاؤل، وهو يعتقد أنه يستطيع بطريقة ما إنهاء المشروع في الوقت المحدد.

في الواقع، يزداد الوضع سوءًا، ويتم الإبلاغ عن المشكلة عندما تصل نسبة المشروع إلى 70٪، عندما يكون الوقت قد فات لاتخاذ إجراءات تصحيحية. التقارير المتأخرة لها أيضًا تداعيات سلبية محتملة، مثل اللوم، الإدارة الدقيقة وربما حتى في نهاية المطاف ثقافة الفريق السامة.

لذلك من المهم التأكد من توافق الحوافز مع نهجك في إمكانية التنبؤ بالمشروع. إذا كان الهدف هو إظهار المشكلات المحتملة في وقت مبكر، فقم بتحفيز الإفصاحات المبكرة وتعزيز هذا التوقع في الاجتماعات والمحادثات الفردية طوال عمر المشروع

الاستفادة من مؤشرات القدرة على التنبؤ:

تحليل تباين النتائج وحده لا يكفي لتحسين إمكانية التنبؤ بالمشروع. كبديل، قدمت (CII) مؤشر إمكانية التنبؤ. يقيس هذا المؤشر قدرة فريق المشروع على التنبؤ بالتكلفة وجدولة الأداء من خلال تقييم ثلاث كفاءات أساسية:

• توقيت التنبؤات.

• دقة التوقعات.

• الانحرافات عند الانتهاء.

تساعد حوسبة هذه المقاييس المؤسسات على التعرف على مدى جودة أداء مشاريعها على مقياس إمكانية التنبؤ، والذي يخبر بشكل غير مباشر مدى جودة تنفيذ المشاريع دون تجاوزات.

استخدام التكنولوجيا كعامل تمكين:

يمكن أن تعمل التكنولوجيا كوسيلة تحويلية للتنبؤ بالمشروع. ومع ذلك، يجب أن تمتزج مع عوامل أخرى، مثل الأشخاص والعمليات. وفقًا لشركة (KPMG)، فإن الحلقة المفقودة في تحويل أداء المنظمات التي يقودها المشروع هي دمج الأشخاص والحوكمة والتكنولوجيا. يمكن أن يحدث هذا التكامل فرقًا كبيرًا في نجاح المشاريع.

يمكن أن يساعد استخدام النظام الأساسي لأداء مشروع المؤسسة في دعم إمكانية التنبؤ عبر محافظ المشروع والمؤسسة بشكل عام. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك نظامًا أساسيًا يحتوي على جميع البيانات من الركائز الخمس ويمكنه تلقائيًا حساب مؤشرات القدرة على التنبؤ من وراء الكواليس، وتطبيق طرق توقع متعددة، ووضع علامة على مناطق المشكلات التي تحتاج إلى مزيد من التحقيق.

يمكن للمؤسسات أن تستفيد بشكل كبير من الحل الذي يعمل كمركز بيانات مركزي للمشروع، ويجمع البيانات من آلاف المشاريع الداخلية وعلى مستوى الصناعة على مدار سنوات، ويستخدم هذه البيانات لتحسين إمكانية التنبؤ بالمشروع.

بيانات القدرة على التنبؤ المعيارية:

تعتبر مقارنة معلومات المشروع مقابل مجموعة أوسع من البيانات مهمة للغاية للتعرف على المشكلات وإطلاق أجراس الإنذار في وقت أقرب. إنها أيضًا طريقة مفيدة للقياس والمقارنة مع المشاريع والمناطق ووحدات الأعمال الأخرى وما إلى ذلك.

ومع ذلك، ليس من السهل تنفيذ المقارنة المعيارية لأنها ليست دائمًا مقارنة عندما يتعلق الأمر بمشاريع مختلفة. لا تمتلك معظم المؤسسات بيانات أو خبرة كافية للقيام بذلك، وغالبًا ما تحجم الفرق عن مشاركة البيانات. هذا هو المكان الذي يمكن أن تكون فيه منصات أداء مشروع المؤسسة مفيدة. من خلال تقديم طريقة مبسطة لجمع المقاييس المستندة إلى القدرة على التنبؤ عبر المؤسسات، فإنهم قادرون على دمج وتحليل كميات ضخمة من البيانات.

لديهم أيضًا وظيفة لتطبيع بيانات المقاييس للعوامل الخارجية، مثل التغييرات التنظيمية وأحداث المخاطر غير المتوقعة.

التحديات المشتركة لتوقع المشروع:

هناك عدة أسباب وراء انخفاض القدرة على التنبؤ بالمشاريع. للبدء، يمكننا تجميعها في مجموعتين: السلوك البشري والتصميم المنهجي.

السلوك البشري:

في تقريرها عن تحسين نتائج المشروع والقدرة على التنبؤ، حدد معهد التأمين القانوني السلوك البشري باعتباره العامل الأكبر الذي يساهم في تجاوزات المشروع، متجاوزًا المشتبه بهم المعتادين: التخطيط وتطوير النطاق وقضايا إدارة المشروع.

يعد تحيز التفاؤل، وهو عقلية الناس الذين يعتقدون أنه يمكن استرداد تجاوزات المشروع بطريقة ما في الوقت المناسب، مثالاً على كيفية تأثير السلوك البشري سلبًا على المشروعات. البعد الآخر للسلوك البشري هو عدم كفاية الاهتمام بالتفاصيل. يمكن أن يترجم هذا في شكل عدم تخصيص موارد كافية، أو ضعف التغيير وإدارة المخاطر، أو التركيز على ضوابط العملية والمشروع. مع نمو المشاريع في الحجم، قد يصبح من المستحيل إصلاح مثل هذه الأخطاء أو إدارتها.

التصميم المنهجي:

يرتبط عدم الرغبة في توصيل الأخبار السيئة بانخفاض الشفافية والمساءلة في المنظمات. إنه يثير السؤال حول ما إذا كانت أنظمة الإبلاغ الأساسية موجودة، وكذلك ما إذا كانت المنظمات لديها العمليات والأنظمة الصحيحة لالتقاط نسخة واحدة من الحقيقة وسط الفوضى.

التحدي المشترك الآخر هو النضج التنظيمي المنخفض. يمكن أن يكون النضج المنخفض هو استخدام نهج أساسي ومباشر لتخطيط المشروع وتقديره وإدارة المخاطر، دون مراعاة تعقيدات البيئة. أو أن استخدام الأنظمة والعمليات المنعزلة في مختلف المشاريع يجعل من الصعب جدًا على الأشخاص مقارنة المقاييس في جميع المجالات، مما يؤدي بعد ذلك إلى عدم كفاية البيانات لاتخاذ قرارات معقولة.

يمكن أن تُعزى العديد من المشكلات النظامية إلى عدم وجود نظام أساسي لأداء مشروعات المؤسسة مزود بأدوات لدمج البيانات والاستفادة من الأداء السابق. يمكن أن يوفر اعتماد مثل هذه المنصة البرمجية آلية لضبط السلوك البشري من خلال دفع الفرق إلى الكشف عن المشكلات في وقت مبكر، وتسليط الضوء على مجالات المخاطر قبل المنحنى ومقاييس المشروع الملزمة بنظام المكافآت.

كيفية تحقيق القدرة على التنبؤ بمشروع من الطراز العالمي:

تمتلك معظم المنظمات بعض الأنظمة المعمول بها لالتقاط الأخبار السيئة في وقت مبكر. يفيد معهد التأمين القانوني (CII) أنه، في المتوسط، لا يبدأ الإبلاغ عن التباين إلا عند 65٪ من اكتمال المشروع. تعطي هذه الإحصائية المؤسفة فكرة عن سبب تجاوز المشاريع لجدولها الزمني وتكلفتها باستمرار. من أجل دفع حدود القدرة على التنبؤ وتعيين محافظ مشروعك للنجاح، إليك بعض النصائح حول كيفية البدء:

• اعتماد جميع ركائز القدرة على التنبؤ.

• القيام بتمكين هذه الركائز باستخدام نظام أساسي لتكنولوجيا المؤسسات.

• تنفيذ أفضل الممارسات التي نوقشت أعلاه.

• الجمع بين أفضل الممارسات الجاهزة مع البيانات والعمليات التجارية لمؤسستك.

• أتمتة التكامل، إعداد التقارير وتحليلات القدرة على التنبؤ.

• تشجيع السلوكيات الشفافة والاستباقية.

• القيام بإعداد خطط التحفيز التي تشجع الفرق على الكشف عن الأخبار السيئة مبكرًا.

القدرة على التنبؤ كمقياس تقدمي:

لكل التركيز على إمكانية التنبؤ، ينبغي الاعتراف بأنه يعمل حاليًا كمقياس “الإدراك المتأخر”. يكمن المستقبل في تحدي الوضع الراهن وفي تحويل هذه المقاييس إلى مؤشرات تنبؤية. من الممكن بالتأكيد تحقيق ذلك عندما تستخدم الشركات منصات أداء المشروع بأقصى قدراتها. من خلال تجميع البيانات (على سبيل المثال، معلومات الحالة غير المنظمة، المعلومات المتعلقة بالمخاطر والقضايا وتقييمات كفاءة الفريق) عبر مئات المشاريع وتطبيق مزيج من التعلم الآلي وتحليل البيانات الضخمة، يمكن أن تكون مقاييس القدرة على التنبؤ السابقة هذه بمثابة أدوات تحليلية تنبؤية.