أصحاب المصلحة:
صاحب المصلحة (المشروع): هو أي شخص لديه مصلحة في عملية أو نتيجة المشروع. في مشروع بناء نموذجي، قد يكون أي من أو كل مما يلي من أصحاب المصلحة:
- الزبون.
- المقاول الرئيسي.
- المصممين.
- مقاولي الباطن.
- الأشخاص العاملين بأي صفة في المشروع.
- السلطات المحلية.
- المستخدمين النهائيين.
- الهيئات المهنية.
- السكان المحليين.
- أصحاب الأعمال المحلية.
- السياسيون.
قد لا يكون لجميع أصحاب المصلحة نفس الأهداف. لذلك من المهم تحديد مجالات التقارب ومجالات الاختلاف بينها وإدارة الأفراد الذين من غير المرجح أن تتحقق توقعاتهم. تسمح خريطة أصحاب المصلحة بوضع خطة لكيفية إدارة مشاركة مجموعات أصحاب المصلحة المختلفة.
من الواضح أن صاحب المصلحة الذي سيؤثر عليه المشروع بشكل كبير، والذي لديه قدرة قوية على التأثير في التنمية ومن المحتمل أن يكون ضده، سوف يتطلب قدرًا كبيرًا من الاهتمام. قد يؤدي ذلك إلى إعداد خطة إدارة أصحاب المصلحة تحدد استراتيجيات التواصل والتشاور مع أصحاب المصلحة.
عندما تكون النية هي إشراك أصحاب المصلحة في تطوير المشروع، يجب إشراكهم في وقت مبكر للسماح لهم بالتأثير على المراحل الرئيسية مثل التطوير الموجز، بدلاً من مجرد السماح لهم بالتعليق على التصميمات بعد اكتمالها. يمكن لأصحاب المصلحة تقديم ملاحظات مفيدة (وإشارة إلى الاستجابة المحتملة لتطبيق التخطيط اللاحق)، ومع ذلك، نظرًا لأنهم قد لا يكونون من ذوي الخبرة في بناء المشاريع، وقد تكون أعمالهم خارجة عن سيطرة العميل، فإن مشاركتهم تتطلب تنظيمًا دقيقًا، وولاية مفهومة بوضوح.
قد تستفيد المشاريع الكبيرة أو المعقدة من ميسر طرف ثالث محترف لضمان إدارة مشاركة أصحاب المصلحة بشكل صحيح.
تصنيف أصحاب المصلحة:
أصحاب المصلحة المباشرون:
أصحاب المصلحة المباشرون هم أولئك المرتبطين أو المشاركين مباشرة في المشروع. ويشمل ذلك العميل، راعي المشروع، مدير المشروع، أعضاء فريق المشروع، مقدمي الخدمات الفنية والمالية، الاستشاريين الداخليين أو الخارجيين، موردي المواد والمعدات، موظفي الموقع، المقاولين والمقاولين من الباطن وكذلك المستخدمين النهائيين. يُعرفون أيضًا باسم أصحاب المصلحة الداخليين.
أصحاب المصلحة غير المباشرين:
أصحاب المصلحة غير المباشرين هم أولئك المرتبطون بشكل غير مباشر بالمشروع، مثل؛ موظفو الدعم غير المنخرطين بشكل مباشر في المشروع، الحكومة الوطنية والمحلية، المرافق العامة، منظمات الترخيص والتفتيش، المؤسسات الفنية، الهيئات المهنية، مجموعات المصالح الشخصية مثل المساهمين، النقابات العمالية ومجموعات الضغط. يُعرفون أيضًا باسم أصحاب المصلحة الخارجيين.
أصحاب المصلحة الإيجابيين:
أصحاب المصلحة الإيجابيون هم أولئك الذين من المحتمل أن يكون لهم تأثير إيجابي على المشروع. يميل هؤلاء الأشخاص أو المنظمات أيضًا إلى أن يكونوا أصحاب مصلحة مباشرين، ويستفيدون من نجاح المشروع. ومن الأمثلة على ذلك المنظمات المشاركة في العمل نفسه والتي ستستفيد مالياً.
أصحاب المصلحة السلبيون:
أصحاب المصلحة السلبيون هم أولئك الذين من المحتمل أن يكون لهم تأثير ضار على المشروع. يميلون إلى أن يكونوا أشخاصًا أو منظمات لا يشاركون بشكل مباشر في مشروع ما، لكنهم ما زالوا يتأثرون به بطريقة ما. من الأمثلة على ذلك السكان المحليون الذين لديهم مخاوف بشأن فقدان الأماكن العامة لمشروع جديد.
الشرعية والسلطة:
يتم التمييز بشكل أكبر بين أصحاب المصلحة بين أصحاب الشرعية والسلطة، والذين ليس لديهم، لأن ذلك سيؤثر على الدرجة التي يمكنهم بها التأثير على المشروع، سواء إيجابًا أو سلبيًا:
- الشرعية: هي الصلاحية المتصورة لمطالبة أصحاب المصلحة بالأهمية في المشروع.
- السلطة: هي قدرة أصحاب المصلحة على التأثير على المشروع والأطراف المعنية بطريقة ما، سواء مالياً أو قانونياً أو بأي شكل آخر من أشكال الضغط.
إدارة أصحاب المصلحة:
من أجل تشغيل مشروع ناجح، من المهم تلبية احتياجات أصحاب المصلحة في المشروع، والتنبؤ بفعالية بكيفية تأثير المشروع عليهم وكيف يمكنهم التأثير على المشروع. يمكن أن تؤدي الإدارة غير الفعالة لأصحاب المصلحة إلى عدم الرضا عن المنتج النهائي والتأثيرات السلبية على ميزانية المشروع والجدول الزمني.
استراتيجيات إدارة أصحاب المصلحة:
خلال مراحل تطوير المشروع، يجب تطوير استراتيجية إدارة أصحاب المصلحة. يجب على المنظمة مراعاة العوامل التالية عند تطوير خطة إدارة أصحاب المصلحة:
- من هم أصحاب المصلحة؟
- ما هي حصصهم؟
- ما هي الفرص التي يقدمونها؟
- ما هي التحديات أو التهديدات التي يمثلونها؟
- ما هي المسؤوليات هناك تجاه أصحاب المصلحة؟
- ما هي الاستراتيجيات أو الإجراءات التي ينبغي استخدامها لإشراك أصحاب المصلحة؟
ستسمح هذه العملية بتحديد أصحاب المصلحة في المشروع بشكل فعال. تتمثل الخطوة التالية في تقييم خصائصها الرئيسية وتقديم هذه المعلومات بطريقة تساعد فريق المشروع على تنفيذ مبادرات إدارة أصحاب المصلحة الفعالة. في حين أنه قد لا يكون من الممكن إرضاء جميع أصحاب المصلحة في كل مشروع، يجب أن تهدف الإدارة الفعالة لأصحاب المصلحة إلى إرضاء أكبر عدد ممكن، والذي غالبًا ما يتضمن تحديد الأولويات الاستراتيجية لاحتياجات أصحاب المصلحة المختلفة.
الأسلوب الشائع هو مصفوفة أصحاب المصلحة أو خريطة أصحاب المصلحة التي تسمح بتقييم مستوى الأولوية لأصحاب المصلحة باستخدام معايير السلطة والشرعية الموصوفة سابقًا. نتيجة هذه العمليات هي تسلسل هرمي من 4 مستويات لمستويات أهمية أصحاب المصلحة، والذي سيحدد كيفية إدارة أصحاب المصلحة:
الإبلاغ:
تحتوي هذه الفئة على أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى الحد الأدنى من الجهد. أصحاب المصلحة ذوي السلطة الأقل ولكن الشرعية الأعلى يحتاجون إلى أن يظلوا على علم بالقرارات المتخذة التي قد تؤثر عليهم بشكل مباشر.
الاستشارة:
هؤلاء هم أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى أكثر من مجرد إعلامهم بالمشروع. نظرًا لأن أصحاب المصلحة الثانويين الذين يتمتعون بسلطة أعلى ولكن بشرعية أقل يجب أن يظلوا على رأس العمل، فيجب استشارتهم من أجل الحصول على آرائهم ومدخلاتهم للقرارات الرئيسية التي تؤثر عليهم بشكل مباشر أو غير مباشر.
من غير المحتمل أن يتم تغيير الإستراتيجية نتيجة لمثل هذه المشاورات، ولكن يمكن تعديل التكتيكات للحفاظ على مستويات أعلى من الالتزام.
تتضمن:
أصحاب المصلحة من ذوي المستويات العالية من السلطة، حتى أولئك الذين لديهم شرعية منخفضة، يحتاجون إلى المشاركة في جميع الأنشطة في المشروع وفقًا لمصالحهم لأن لديهم القدرة على اتخاذ القرارات التي تؤثر على المشروع. يجب أن تعمل الإدارة بشكل مباشر مع أصحاب المصلحة هؤلاء لضمان فهم مخاوفهم ومراعاتها وانعكاسها في تطوير المشروع.
شريك/تعاون:
أصحاب المصلحة الأساسيون لديهم مستويات عالية بما يكفي من الشرعية والقوة للتأثير على نجاح المشروع وعلى هذا النحو، يجب معاملتهم كشركاء لزيادة مشاركتهم والتزامهم. يمكن تحقيق ذلك من خلال مراجعة وتصميم استراتيجيات وأهداف ونتائج المشروع إذا لزم الأمر لكسب دعمهم.
يمكن استخدام مجموعة متنوعة من طرق الاتصال لمساعدة أصحاب المصلحة على فهم المشروع بشكل صحيح (مثل التصورات ثلاثية الأبعاد)، ويمكن اعتماد مجموعة متنوعة من طرق التشاور:
- مشاورات فردية.
- الاجتماعات.
- مجموعات التركيز.
- استبيانات.
- المعارض والأيام المفتوحة.
- ورش عمل.
- مواقع الويب.
- مواد مطبوعة.
- استخدام مجموعات الأدوات والألعاب المتخصصة.
يجب أن تكون إدارة أصحاب المصلحة عملية مستمرة وليست حدثًا لمرة واحدة، وقد تحتاج خريطة أصحاب المصلحة وخطة الإدارة إلى التحديث طوال فترة حياة المشروع.
