إدارة تكلفة خطة البناء

ماذا يعني إدارة تكلفة خطة البناء؟

اليوم، أصبحت المشاريع ذات الميزانية الزائدة هي القاعدة للعديد من الشركات. في الواقع، وفقًا لـ (Harvard Business Review)، في المتوسط يواجه مشروع واحد من كل 6 مشاريع تجاوزًا للتكلفة بنسبة 200%، واقترح استطلاع آخر أجراه معهد إدارة المشاريع أن 57% فقط من المشاريع يتم الانتهاء منها في حدود ميزانياتها الأولية.

يمكن أن تحدث تجاوزات التكلفة لأسباب مختلفة مثل أوامر التغيير غير المتوقعة أو مشكلات سلسلة التوريد أو الظروف الجوية غير المواتية التي يمكن أن تخلق العديد من المواقف الصعبة. وهي لا تؤثر فقط على أداء المشروع ولكن أيضًا تعيق القدرة على تنفيذ مشاريع البناء المستقبلية.

ومن ثم، فإنّ الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح وتحقيق النجاح في أعماله يعتمد إلى حد كبير على القدرة على مراقبة وإدارة ومراقبة التكاليف بشكل مناسب، والمعروفة أيضًا باسم عملية إدارة التكلفة. حيث أن إدارة تكلفة الخطة هي نظام للتعامل مع تكاليف المشروع طوال دورة حياته.

بمساعدة خطة إدارة التكلفة، يمكن وضع الإجراءات والسياسات والوثائق القياسية. وهذا يجعل تخطيط تكاليف المشروع وإدارتها والتحكم فيها أكثر كفاءة. بالإضافة إلى العملية القياسية، تحدد إدارة تكلفة الخطة سلطة لإدارة التكاليف والموافقة على التغييرات في الميزانية. كما تتضمن الخطة أيضًا أشكالًا وطرقًا محددة لأداء التكلفة للالتزام بها أثناء تقديم التقارير إلى السلطة.

كيف تتم إدارة تكلفة الخطة؟

بشكل عام، تتضمن إدارة تكلفة الخطة ثلاث مراحل.

1. المدخلات:

خطة إدارة المشروع هي إطار عمل للمشروع. حيث يقدم هذا المستند التفصيلي طريقة متسقة كمدخل سيتم استخدامه لتطوير المزيد من الخطط. ويمكن أن يعمل النطاق الأساسي والجدول الزمني والتفاصيل الأخرى على تحسين خطة إدارة التكلفة. كما يوضح ميثاق المشروع النطاق والميزانية التقديرية والأهداف وأصحاب المصلحة في المشروع.

ستساعد الميزانية في تطوير سلسلة من أسفل إلى أعلى للميزانية. والعوامل البيئية للمؤسسة هي العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على نجاح المشروع. حيث تؤثر العوامل البيئية للمؤسس مثل توافر الموارد ونظام المعلومات لتتبع التكاليف وما إلى ذلك على خطة إدارة التكلفة.

تشكل المعلومات وأدوات المعرفة والوثائق التي تستخدمها منظمة معينة بمرور الوقت أصول تنظيم العملية. كما يتم استخدام العمليات المتبعة في المشاريع السابقة كمرجع للمشاريع القادمة الجديدة.

2. الأدوات والأساليب:

لِتطوير خطة إدارة التكلفة، يجب على الفريق الأساسي التخطيط والاجتماع مع الخبراء على متن الطائرة. حيث يقدم الخبراء وجهات نظرهم حول الأساليب التي يجب اعتمادها للتقدير وآثار التمويل، وما إلى ذلك على أساس خبراتهم. كما يقدم الخبراء أيضًا تقنيات تحليلية لتعزيز جدوى المشروع.

يجب إجراء عدد قليل من تقنيات التحليل المالي مثل العائد على الاستثمارات (ROI) وصافي القيمة الحالية ومعدل العائد الداخلي على أساس إلزامي. حيث أن هيكل تنظيم العمل هو أداة تقدم نظرة عامة على نطاق العمل. وبالتالي، يصبح التخطيط والتحكم أسهل. بينما  مخطط الحسابات وقوائم المراجعة سيسهل تخطيط الموارد. ويمكن للعديد من الأدوات تتبع تقدم المشروع يوميًا.

يجب تحديد وحدات القياس ومستويات الدقة (المنازل العشرية) لأنها جانب مهم لتقدير التكلفة. كما تعتبر تقنيات مثل إدارة القيمة المكتسبة وطريقة النسبة المئوية للإكمال ضرورية لقياس أداء التكلفة. ويجب تحديد ميزانية حدية تتحقق من الجدول الزمني. حيث يجب تحديد المصادر المطلوبة للحصول على أموال إضافية في الخطة لتجنب الفوضى في المستقبل.

3. الإخراج:

خطة إدارة التكلفة هي الناتج الرئيسي في نهاية جلسات العصف الذهني المتعددة. حيث يصبح دليلاً يضمن تحقيق نطاق المشروع ضمن الميزانية المحددة. ويجب أن تضع الخطة إجابة مفصلة على الأسئلة التالية:

• ما هي خطة ومنهج تكلفة المشروع؟

• كيف يمكن إدارة مشروع التكلفة الأساسية للمشروع؟

• لماذا نحتاج إلى خطة إدارة التكلفة؟

توفر الخطة توجيهات للتعامل مع تكاليف المشروع طوال دورة حياته. حيث يزيد استخدام الأدوات الاحترافية من مستوى دقة النتائج ويقلل من هامش الخطأ. وفي حالة وجود لبس واختلاف تضع الخطة القياسية حداً لكل المشاكل. كما يمكن لمدير المشروع مراقبة المشروع بكفاءة وتقدير التقلبات في التكلفة من وقت لآخر. ويمكن أن تساعد الخطة بشكل أكبر في تحديد المخاطر وإجراء التحليل الكمي للمخاطر.

أسئلة وأجوبة حول إدارة تكلفة خطة البناء:

1. ما هي خطة إدارة التكلفة؟

إدارة تكلفة الخطة هي عملية للتعامل مع تكاليف المشروع طوال دورة حياته.

2. ما سبب أهمية خطة إدارة التكلفة؟

توفر الخطة توجيهات للتعامل مع تكاليف المشروع طوال دورة حياته.