مسح الكميات:
عادة ما يكون حساب واتفاق تكلفة البناء النهائية والحساب الختامية ذات أهمية قصوى لكل من المقاول الرئيسي وصاحب العمل، لذلك يتعين على أطراف العقد التأكد من أن الحساب الختامي يتضمن تقييمًا عادلًا ودقيقًا للأعمال المنفذة.
حيث إنه وضمن ترتيبات العقد ذات المبلغ المقطوع، فإن السعر المبدئي المتفق عليه من قبل العميل عند البدء سيتطلب عادةً تعديل لعدة أمور بما في ذلك:
- الاختلافات؛ أي التغييرات.
- القياسات المؤقتة.
- مبلغ احتياطي.
- التقلبات في معدلات العمالة وأسعار المواد.
- مطالبات الخسارة والمصروفات الناتجة عن اضطراب سير الأعمال المنتظم.
متطلبات ووثائق الحسابات النهائية:
- ملخص واضح يوضح مجموع العقد متبوعًا بقيم الإغفالات والإضافات من وإلى هذا المبلغ المتعلق بالعناصر المختلفة للحسابات.
- نسخ من جميع التعليمات الصادرة.
- حساب تباين مفصل يحدد جميع التعديلات اللازمة مع القياسات عند الاقتضاء والمرجع إلى المستندات الداعمة.
- المستندات المتعلقة بتسويات الكمبيوتر الشخصي أو المبالغ المؤقتة والكميات المؤقتة.
- أوراق العمل النهاري.
- المستندات المستخدمة في حساب التعويض عن الخسارة والمصروفات.
- جميع المراسلات المتنوعة والتي تكون ذات صلة اقتباسات.
- نُسخ من أي شهادات تمديد للوقت وطلبات المقاول المكتوبة.
- نسخة من الشهادة أو الانتهاء العملي.
- نسخة من نموذج العطاء الأصلي.
حيث إنه ووفقًا لشروط معظم عقود البناء يكون مساح الكميات الخاص بالعميل مسؤولاً عن إعداد الحساب الختامي للمشروع، ولكن في الواقع فإن النهج الأنسب هو أن يعمل كل من المقاول والمساح للعملاء معًا؛ وذلك بهدف إنتاج حساب نهائي متفق عليه، كما يجب أن يكون مساح كمية المقاولين الرئيسيين في حالة تأهب عند تحديد الاختلافات والعمل الذي يجب سداده على معدلات العمل النهاري.
إلى جانب ذلك فإنه يمكن أن يكون إعداد الحساب الختامي والاتفاق عليه عملية تستغرق وقتًا طويلاً للغاية في بعض عقود البناء، كما يجب على مساح كميات المقاولين أن يحاول قدر الإمكان التخفيف من أي تأخير محتمل في الموافقة على الحساب الختامي.
تعديلات الاختلافات:
يجب أن يُظهر حساب التباين قيم تعديل منفصلة لكل تعليمات، كما يجب أن تكون جميع التعديلات في الحساب للتغييرات مدعومة بتعليمات مكتوبة ومناسبة وصادرة بموجب شروط العقد، حيث إنه لا توجد استثناءات لهذه القاعدة، كما يجب توخي الحذر الكافي للتأكد من أنه حيثما يتم تسعير الاختلافات المناسبة بنفس الأسعار أو أسعار مماثلة لتلك المدرجة في مستندات العقد، وأنه عندما لا يكون العمل مرتبطًا بالعمل الوارد في المستندات الأصلية فإنه يتم تطبيق معدلات عادلة ومعقولة.
تعديل المبالغ المؤقتة والأصناف والكميات:
يجب حذف جميع المبالغ المؤقتة والأصناف والكميات في تسوية الحساب الختامي، حيث إنه وفي معظم الحالات ستكون هناك بالطبع تكاليف تضاف إلى الحساب لتغطية الأعمال المنفذة مقابل المبالغ أو الأصناف أو الكميات، كما يجب أن تكون هذه التكاليف مدعومة بالقياسات أو الجداول الزمنية أو عروض الأسعار أو الفواتير أو المستندات الأخرى حسب الاقتضاء.
تنفيذ العمل على أساس العمل النهاري:
حيث يجب أن تكون المبالغ المدرجة في الحساب الختامي للعمل على أساس العمل اليومي مدعومة بتعليمات رسمية مكتوبة، كما أنها تأمر بالعمل وتسمح بالدفع على هذا الأساس، كما يجب توفير أوراق العمل اليومية التي تم فحصها بعناية لدعم أي مبالغ مدرجة في الحساب النهائي.
متطلبات الخسارة والمصروفات:
عندما ينص العقد على تعويض الخسارة والمصاريف التي تكبدها المقاول، فسوف يحتاج ذلك إلى تقييم دقيق وفي معظم الحالات سيتطلب خدمات مساح كميات محترف؛ وذلك إما لتقديم المشورة بشأن المسؤولية أو إجراء التقييم والتأكد أن المطالبة موثقة بشكل صحيح.
اتفاق الحساب الختامي مع المقاول:
وفقًا للممارسات الجيدة فإنه يجب الحصول على تأكيد موافقة المقاول على رقم الحساب النهائي كتابيًا، مع ضرورة تقديم نسخة مع الوثائق اللازمة للتدقيق.
التقييم النهائي (الشهادة):
عندما يتم إصدار شهادة ولا توجد مسائل أخرى متعلقة تتطلب السداد، فإنه يجب إصدار التقييم النهائي الشهادة مع نسخة من شهادة.
إعداد الحسابات النهائية وتقديمها:
ستحدد العقود عادةً فترة ثابتة بعد الانتهاء العملي للعمل، والتي يجب خلالها إعداد الحساب الختامي وتقديمه، عادة ما يطلب من المقاول تزويد مساح الكمية للعملاء بجميع الوثائق، كما هو مذكور أعلاه لغرض تعديل مبلغ العقد، وعندما يتلقى مساح الكميات هذه المستندات والمعلومات من المقاول، فإنه يجب على مساح الكمية للعملاء إعداد الحساب الختامي ثم تقديمه إلى المقاول للاتفاق عليه من خلال المهندس المعماري.
